정리 잘하는 사람이 일도 잘한다

정리를 잘하는 사람이 일도 잘한다
하야시 하루히코
  
    제1장 정리정돈, 지금 당장 도전해 보자
  1.정리정돈, 왜 필요한가? 현대는 정보화 사회이다. 다양한 정보가 흘러 넘치고 각종 정보
지가 범람하고 있다. 구독하고 있는 컴퓨터 잡지도 다 읽어내지 못하고 있는데, 컴퓨터와 관
련된 업계지는 계속 쌓인다. 개발용 소프트웨어를 사면 그 몇 배가 되는 매뉴얼이 따라온다. 
가게에서 '배달을 해주는' 이유가 바로 매뉴얼의 무게가 너무 무거워  손으로 들고 갈 수가 
없기 때문이라는 우스갯소리도 있다. 과연 '그 정보들을 전부 읽는 사람이 있을까' 하는 의
문이 들 정도다. 또한 윈도우같은 최근에 나온 소프트웨어에는  막대한 양의 온라인 도움말 
기능이 내장되어 있다. 이도움말 기능 속에서 필요한 정보를 꺼내는 일도 그리 만만한 작업
이 아니다. 이들 인쇄물 이외에도 이루 헤아릴  수 없을 정도로 많은 자료와 물건들로 넘쳐
나고 있다. 쌓여가는 서류들, 각종 일정표, 보고서, 기획서, 회의록, 계약서, 그때그때 떠오르
는 아이디어를 적어 놓은 메모지들, 우편물, 상품 안내서, 관공서에서 날아 온 고지서, 명함, 
주소록, 책, 잡지, 신문스크랩, 사진 필름, 비디오  취급설명서, 종이 광고물, 작년에 받은 연
하장 묶음, 모양이 일정하지않은 카드, 앨범, 또 일과  전혀 관계없는 가족이나 취미에 관한
자료, 기타 자질구레한 물건등등... 이많은 자료들과 물건들을 책상 위에 무작정 올려 놓은다
는 것은 말이 안 된다. 그래서 우리는 이것을  '정리정돈' 하려는 것이다. 그러면 도대체 정
리정돈' 이란 물엇을 말하는 걸까? 교과서적으로  말하면 다음과 같다. 정리-재이용하기 위
해 절서정연하게 하는 것 정돈-필요없는 물건을 정리하는 것 더구체적으로 다음과 같이 얘
기할 수 있다. -필요없는 것은 버리는 것 -1997년까지의 서류는 전부 버리는 것 정리문제는 
늘어나는 물건들에 비해 공간이 턱없이 모자라기 때문에 생긴다.  따라서 한정된 공간에 제
데로 정리하기 위해서는 '필요한것과 불필요한것'을 분류하고,  '불필요한  것'은 과감히 앨 
줄 알아야 한다. 그리고 '필요한 것' 은 물론 깨끗하게  정리정돈 되어야 한다. 깔끔하게 리
되어 있는 쪽이 기분좋은 것은 당연한 일이다. 그러나 사실  그렇게 하지 않는다고 별 문제
가 생기는 것은 아니기 때문에 언제나 그어수선한 상태가  계속된다. 그러다가 급기야 어느
날 찾는 물건이 어딩에 있는지 몰라 헤매게 되는 것이다.  그렇게 되면 결정적인 실수를 저
지르게 될 수 도 있고, 곤경에 처할 수도 있다.  이제 정리가 필요한 이유는 분명해졌다. 찾
고자 하는 물건을 손쉽게 찾기 위해서이다. 사실은 이것이  가정이나 사무실에서 가장 필요
한 것이다. 찾는 물건이 30초 이내에 별견되지 않았다면 일의 효율성은 몹시 떨어질 것이다. 
제대로 정리가 되어 있으면 바로 찾아볼 수 있다. 즉  잘 정리된 공간에서는 산만하게 흩어
져 있던 자료들이 유용한 정보로 바뀐다. 시간을 절약해주고, 업무의 효율성을 높여준다. 요
컨대 '제대로 정리하기' 는 충분히 투자해서 실행할 가치가 있는 일이다. 당신이라면 어떻게 
하겠는가? 이제까지 어수선했던 주변을 체계적으로 정리하고 생산적인 본업무에 몰두할  것
인가. 아니면 계속 방치해 둔 채 떨쳐지지 않는 부담을 안고 늘 허둥댈 것인가?
  
  2.정리정돈에 실패하는 이유는?  "대체 어디까지가 정리정돈이냐?"  이대로 더 이상은 안 
되겠다는 생각으로 본격적인 정리계획을 세우고 실해해 본 사람들이 한결같이 투덜대는  말
이다. 내 방이든 사무실 책상이든 나름대로는 하느라고 정리해도 그때뿐이고, 그다지 능률이 
오르지도 않는다. 어디를 봐도 가지고 있을 필요가 없는 물거이 반드시 튀어나온다.  대수롭
지 않게 여기며 책상 틈새같은 곳에 끼워 두었던 서류나 통지서 등은 늘 필요할때는 안  나
타나다가 뒤늦게 우연히 발견된다. 또 갑자기 손님이 찾아오게  되면 지저분한 물건은 일단 
방 안 장롱속으로 들어갔다가 손님이 돌아가면 다시 본래의  자리로 되돌아온다. 짧은 시간
이지만 정리된 듯 보였던 거실은 어느새 어수선한 상태로 되돌아오고 마는 것이다. 사실 일
부러 어질러 놓는 것도 아닌데 집 안이며, 사무실 책상은 늘 정리되지 않은 채로 놓여 있고, 
맘먹고 정리해 보려던 이들은 결국 지쳐떨어지기 일쑤이다. 나도 더 이상은 안 되겠다 싶어 
처음 정리정돈 계획을 세운 이래로 한동안 실패에 실패를  거듭했다. 맘먹고 하는데도 뜻대
로 되질 않았다. 그러다보니 자연히 이런 의문이 생기기 시작했다. 도대체 왜 정리정돈이 실
패하는 것일까? 고민 끝에 마침내 중요한 문제들을 발견하게 되었다. 실패하는 데는 이유가 
있다. 한마디로 정리에 실패한 이유는 다음과 같다. 처으부터 완벽하게 하려 하면 실패한다. 
많은 비용을 들여 그럴듯하게 보이도록 치장하려 하면 실패한다. 수고,비용,도구등이 대규모
이면 실패한다. 보기 좋은 것만 생각하면 실패한다. 예를 들어 문구류 제조업체의  광고처럼 
너무 이상적인 면만을 추구하다 보면 반드시 실패하게 된다는 말이다. 문구회사의 광고들은 
대개 벽 한 면을 바인더파일이나 박스파일로 깨끗하게 장식한  광고사진을 보여 주면서, 다
음과 같이 말한다. -구입이 편리하고 유지관리도 쉬운 오픈 파일링 시스템  -누구라도 간단
하게 구입해 쉽게 사용하고 쉽게 찾을 수 있는 박스 파일링 그것을 보고 있으면 누구나  깔
끔하다는 생각을 하게 된다. 하지만 보기에 좋다고 해서 그것을 우리 집이나 사무실로 옮겨 
놓을 수는 없는 일이다. 책장을 한 줄로 쭉 진열한다거나, 바인더파일을 일렬로 꽂는다거나, 
또는 파일박스를 가지런하게 늘어놓는 시스템을 꿈꿔서는 안된다. 그건 단지 특정한 사무실
의 서류를 특별한 것으로 만드는 하나의 시스템에 지나지 않는다. 잡다한 물건들이 놓여 있
는 보통가정이나 일반 사무실에는 적합하지  않은 것이다. 그런 시스템은  사용하기 쉽지도 
않을뿐더러 찾는 것도 쉽지 않다. 물론 유지관리도 어렵고 검색하기도 만만치 않다. 내 경험
으로 비추어 볼 때 그런 시스템은 개인이 실해하는 정리방법과는 거리가 먼 것이다. 요컨대 
정리는 수고와 비용과 도구 등이  자신에게 맞는 방법을 택했을 때  실패하지 않는 것이다.  
  
  3.정리정돈의 원칙은? 정리정돈에 있어서 '몇 초  내에 찾을 수 있는가' 는 중요한  문제
이다. 그런데 여기에도 단계가 있다. 예를 들어 지우개, 자  그리고 볼펜같은 것은 3초 내에 
찾을 수 없으면 작업의 리듬이 깨지게 된다. 그러나 1년에 한 번밖에 사용하지 않는 것,  이
를테면 아이들이 어렸을 때 사용하던  연이나 장군인현등을 꺼내는 데 5분정도가  걸리다고 
해서 불평을 늘어놓을 사람은 아무도 없다. 1년에 한 번 사용하는 것을 찾는데 그정도를 소
비하는 것이 대단한 시간낭비는 아닌 것이다. 오히려 연을 3초 내에   찾을 수 있는 장소에 
넣어두는 것이 공간의 효율적인 활용면에서 손실을 가져올 수  있다. 모든 물건에는 그것을 
찾는 데 소요되는 이상적인 시간이 있다. 빨리 찾아야 하는  물건은 꺼내기 쉬운 장소에 천
천히 찾아도 되는 물건은 먼 곳에 두는  것이 최선의  방법이다. 극단적으로 말하면 정리정
돈 그 자체가 중요한 것이 아니다. 필요한 물건을 이상적인 시간  내에  꺼낼 수 있도록 해
두면 된다는 것이다. 이것만 확실하다면 어느 장소에 물건을 놓아둔다고  해도 아무런 문제
가 생기지 않는다. 언뜻 보기에 좀 어수선해 보여도 자신만의 독특한  법칙에 의해 찾는 데 
드는 시간을 적절하게 맞출 수  있다면 그 나름대로 제대로 정리된  것이다. 나는 이런점을 
고려해서 여기에 '접근시간 연구' 라는 이름을 붙였다. 이 연구를 실천해 나가면서 재미있는 
사실을 발견하게 되었다. 찾는 데 드는 시간, 즉  접근시간이 보증되는 방법을 선댁하면, 특
별하게 정리해야겠다는 생각이 없어도 자연스럽게 정리된다. 분명 이것은 사무용 가구 카달
로그에나 나올 법한 이상적인 정리를  의미하는 것이 아니다. 읽다 만  책이 던져져 있기도  
하고,연필이나 지우개도 있으며, 어떤때는 손톱깍이가 나동그라져 있기도 한다. 그러나 책상 
위나 실내가 일정 수준 이상으로 혼잡해지지는 않은다. 지나칠 필요는 없다는 말이다.  자기
가  찾는 데 드는 시간이 가장 합리적으로 배치하는 것,  이것이 바로 정리정도의 기본적인 
원칙이다
  
  4.정리, 어떻게 시작해야 하나? 정리정도을 실천하는 데  있어서 가장 중요한 점은, -이정
도라면 괜찮아 라는 목적의식이다. 결코 '이것으로 완벽하다'를 목적으로 해서는 안 된다는 
얘기다. 보통 가정이나 사무실에 있는 자료들을 -완벽하게 분류해 보자 라고 생각하는 사람
은 반드시 실패한다. 이렇게 단정지어 말할 수 있는 이유는, 나 자신이 완벽한 정리  시스템
을 추구하다가 굉장히 고생했던 경험이  있기 때문이다. 정리를 시작할때는  완벽이 아니라 
분류가 충실히 실행가능한 일 이라는 점을 염두에 두는 것이 참 중요하다. 수차례의 시행착
오 끝에 나는 스스로에게 알맞은 정리방법을 찾았고 그 이후부터 해마다 되풀이되는 물건찾
기와의 싸움은 줄어들었다. 나는 현재 자료를 찾는 데 10분 이상을 낭비하는 일이 없다.  그
리고 찾고자 하는 자료가 없을 때는 -이 자료는  찾아도 절대 나타나지 않는다 는 것도 곧
바로 알 수 있게 되었다. 왜냐하면 주변에 있는 물건들이 모두 정리되어 있기 때문에,  여기
에 없으면 절대로 없다 라는  단언이 가능해진 것이다. 현실적으로 이  표현은 결코 지나친 
말이 아니다. 그래도 아직 1년에 한 번 정도는 30분 가량  물건을 찾아 돌아 다니는 경우가 
있다. 그러나 그것은 정해진 허용범위 내에서 이루어진다. 이런정동라면 한번쯤 시간을 투자
해 제대로 정리하기 에 도전해 볼 가치가 있다. 이렇게  까지 말한다면 독자들은 내가 굉장
한 정리방법을 택하고 있을 것이라고 생각할지도 모른다. 하지만 꼭 그렇지만은 않다.  단지 
합리적인 방법을 추구하고 있을 뿐이다. 예를 들면 -그 계약서를 어디에 두었지? 라고 컴퓨
터로 조회해 보면 -그것은 B파일 12페이지에들어잇다고 알려주도록 만들어 놓으면 되는 것
이다. 실천하는 방법은 아주 간단하다. 그다지  많은 노력을 요구하지도 않는다. 단,  완벽한 
정리를 기대하며 시작해서는  안된다. 분류는 충분히  실행가능하다는 생각으로  이 정도라  
는 목적의식을 갖고, 자신에게 맞게 시작하면 되는 것이다. 
  
  5.효과적인 정리방법의 요건은? 막상 정리를 해놓고도 필요한 것이  원할 때는 곧바로 눈
에 뛰지 않는다면 그보다 더 난감할  때가 없다. 어쩔 수 없이 야단법석을  떨며 온 집안을 
휘젓고 다니게 된다. 이것은 사람을 매우 피곤하게 만드는 일이다. 이 피곤함에는 다음과 같
은 두가지가 있다. -분명히 주변에 있다. -있는지 없는지 확실히 모른다.  첫 번째처럼 확신
을 갖고 있을 때는 시간이 걸려도 열심히 찾게 된다. 하지만 두 번째 같이 애매한 경우에는 
'어쩌면 이 탐색작업은 헛수고로 끝날지도 모른다' 는 막연한 불안감에 사로잡힌 채 포기도 
못한다. 그러다가 결국 그 탐색작업이 허사로 끝나 버리면 그 피로감은 극에 달하고 그때마
다 우리는 후회하며 맹세한다. -이제부터라도  잘 정리해두고야 말겠어 이렇듯 굳게 마음먹
은 일도 실해에만 옮긴다면야 아무 문제도 없겠지만 애석하게도 이렇나 맹세는  작심삼일에 
그치고 결국 맹세하는 일 자체가 무의미해지고 만다. 나 역시도 예외가 아니었다. 뭔가 쉽고 
체계적인 정리방법이 필요했다. 골머리를 앓으며  좋은 방법이 없을까 고민하던  중 복잡한 
정리 컴퓨터다! 라는 생각을 하게 되엇다. 매일 사용하는 컴퓨터를 이용해 좋은 정리방법을 
찾아낼 수 있으리라는 확신이 섰다. 그때부터 시행착오의 연속이었다. 처음 그럴듯한 방법을 
발견했을 때는 '이것은 완전한 것이고, 반드시 성공할 것' 이라고 생각했다. 그러나 얼마 지
나지 않아 그 시스템은 잠을 자고 있었다. 실패였다. 왜 이러한 결과가 생겼을까를 되물으며 
몇 차례의 실패를 거듭하고  같은 과정을 반복한 끝에  가까스로 -이정도라면 괜찮아 라고 
말할 수 있는 시스템을 발견하게 되었던  것이다. 우리는 데이터베이스 회사처럼 '정리하는 
것 자체가 목적' 일 필요는 없다. 갖자 다른 일을  가지고 있으면서 그 작업을 보다 빠르고 
손쉽게 처리하기 위해 정리를 하려는 것에 불과한 것이다.  따라서 정리방법은 비용이 들지
않고 바로 시작할 수 있으며 유지가  간단하면서도 효과가 높은방법이 아니면 오래  지속될 
수 없다. 물론 이런 훌륭한 조건을 갖춘 정리방법이 그리 간단할 수는 없다. 많은 노력이 요
구되는 힘든 작업도 해야 한다. 이때 일일이 손으로 할 필요는 없다. 일목요연한 관리는  컴
퓨터 맡기는 것이 효과적이다. 하나하나 들춰보지 않고도 일목요연하게 정리된 것을 바로바
로 쉽게 이용할 수 있는 컴퓨터를 활용해 효과적인 정리방법을 실행해 보자.
  
  6.컴퓨터, 어떻게 활용하나? 효과적인 자료정리를 위해서는 컴퓨터를 최대한 활용할  필요
가 있다. 현재 컴퓨터는 이미 일반화되어  사무실을 물론 각 가정마다 널리 보급되어  있다. 
그러나 모처럼 장만한 컴퓨터이니만큼 가치있게 이용해 보려는 사람들에게 컴퓨터의 활용은 
그다지 간단하지 않다. 사용한 지 반 년이 채 안되는 사람들에게도 애로사항이 생기기는 마
찬가지다. 자료정리를 계획하면서도 모처럼 컴퓨터를 사용하는  것이니 -집이건 사무실이건 
컴퓨터로 무장하자 - 집이건 사무실이건 깨끗하고  산뜻하게 만들자 라고 생각하는 사람이 
많다. 그러나 그것이 마음먹은 대로 쉽지만은 않다. 몇 차례의 시행착오를 거치면서  스스로 
익히지 않으면 컴퓨터는 곧 무용지물이 되고 마는 것이다. 이런 현상이 발생하는 데는 여러 
가지 원인이 있다. 능숙하게 컴퓨터를 사용하지 못하기 때문이기도 하고, 컴퓨터 이용방법이 
너무나도 획일적인 탓이기도 하다. 대부분의 사람들은 처음 컴퓨터를  활용할 때 흔히 명함 
관리나 스케줄 관리부터 시작한다. 그 다음으로는 문서작성이나 표 작성, 그리고 연초에  쓰
는 연하장 작성 정도를 하게 되며 대게 컴퓨터를 활용하는 수준은 이정동에서 끝나고 만다. 
인터넷도 주로 홈페이지를 들여다보며 재미를 느끼는  정도이다. 특별한 사람들을 제외하면 
이 정도의 활용으로 생산성을 높일수는 없다. 사실 컴퓨터는  우리가 생각하고 있는 것보다 
훨씬 더 자유로운 데이터처리 기께이다.  컴퓨터의 기능은 크게 생산과 관리  두 가지로 볼 
수 있는데 각종 수치를 계산하는 소프트웨어는 숫자를 계산해서 뭐든 성과물을 생산해 내는 
기능을 맡고 있고, 관리 기능의 대표적인 예로는 데이터베이스가 있다. 흔히 개인이  컴퓨터
를 활용할 때 우선 응용하려고 하는 것은 바로 이 관리기능 이다. 이때 반드시 이해하고 넘
어갔으면 하는 점은 컴퓨터의 관리기능이란 단지 명함등을 관리하는 것만이 아니라는  사실
이다. 명함만을 생각하면 명함 이외의 다른 가능성들은 사라지고 만다. 컴퓨터의 기능은  명
함관리가 아니라 정보를 관리하는 것이다. 정보란 사무실이나 서재에  흩어져 있는 모든 자
료들, 즉 각종 물건이나 숫자를 포함하는 자료이며, 이는 모두 컴퓨터의 처리대상이된다. 한
편 이와 같은 컴퓨터의 기능에 관해 어느정도는 이해하고 있는 사람도 막상 컴퓨터 앞에두
고 정리하려고 하면 무엇을 어떻게 해야 할지 모르는 상태가  되기 쉽다. 그건 정리라는 개
념을 제대로 이해하지 못하고 있는 데서 원인을 찾을 수가  있다. 따라서 컴퓨터 활용에 있
어서도 내가 무엇을 필요로하는가가 우선이다. 구체적으로  어떤 문제를 해결하고 싶은지가 
정해지면 구체적인 방법이 생기게 마련이다. 그리고 나서 일목요연한 정리와 관리는 컴퓨터
에 맡기면 되는 것이다.
  
  7.컴퓨터 자료정리이 장점은? 컴퓨터로 정리정돈을 하는 것은 인간이 자신의 손발로 물건
을 정리하는 것과는 전혀 다른  원리이다. 이것을 이해하지 못하면  컴퓨터정리는 실패하고 
만다. 이제까지 몇 차례 컴퓨터  정리를 시도해 보았으나 마음먹은 대로  잘 되지 않았다고 
느끼는 사람은 아마도 인간이 하는 정리정돈의 원리를 그대로 컴퓨터에 적용시켰기  때문일 
것이다. 무엇보다도 먼저 그 차이점을 이해하고 나아가야 한다. 인간이 정리정돈을 할  때는 
눈으로 깨끗하게 배치된 것을 찾는다. 이에 반해 컴퓨터가  하는 정리정돈은 실물이 아무리 
어수선하더라도 개의치 않는다. 자신이 원하는 자료를 검색하기만 하면 바로 반응하기 때문
이다. 요컨대 일일이 손으로 하지 않고 컴퓨터를 이용해 자료정리를 할 때의 장점은 다음과 
같다. 첫때, 사무실이나 집 안에 흩어져 있는 모든 자료들, 즉 각종 물건과 숫자를 포함하는 
자료들을 정리할 수 있다. 둘째 실물은 어수선하더라도 자신이 원하는 자료를 빠른 시간 내
에 검색할 수 있다.
  
  8.컴퓨터 자료정리에 필요한 시스템은? 이 컴퓨터 정리법을 위해  필요한 것은 컴퓨터 본
체와 특별히 제작된 WakFind검색소프트웨어이다. 데이터의 정리이므로  데이터베이스 소프
트웨어를 사용하자는 것이 아니라 좀더 간단한 방법을 제안하기 위해서이다. 이책에서는 앞
으로 설명하게 될 다양한 이론을 실천하기 위한 WakFind검색소프트웨어가 CD로 첨부되어 
있고 사용매뉴얼을 부록으로 두었다. WakFind검색소프트웨어는 자료정리에 맞춰 특별히 구
성되었기 때문에 기억하기도 쉽고 사용하기도 매우 편리하다. 또한 일바적인 윈도우 응용프
로그램이 복잡한 메뉴와 수많은 아이콘 단추를 갖고 있어 초보자가 사용하기에 다소 혼란스
러운 면이 있는 것에 비해 WakFind는 아이콘의  사용을 최소화하고 메뉴나 단추에 설명적
인 문자 표시를 함으로써 누구나  쉽게 사용할 수 있다. 데이터는  문자로만 구성된 텍스트 
파일로 작성하며 한 화면 내에 모든 것이 나타나는 간결한 구성이 특징이다. 따라서 윈도우
의 초급사용자도 얼마든지 간단하게 사용할수 있다.
  
  9.복잡한 실내를 정리하는 방법은? 컴퓨터를 이용한  자료정리를 한다고 해서 그것만으로 
실내가 깨끗하게 정리되는 것은 아니다. 물론 자료를 바로 발견할 수 있다는 의미에서는 잘 
정리된 상태라고 말할 수 있겠지만 외관상 실내가 완전히  깨끗해진 것은 아니다. 지금부터 
우리가 하려고 하는 정리정돈에는 또 다른 복병이 놓여 있다.  그것이 바로 -방안이 순식간
에 쓰레기장으로 변해 버리는 경우이다. 우리는 아무 생각없이 책상 위에다 잠깐 읽고 있던 
책을 내팽개쳐 놓거나 방금 전에 도착한 팩스 우편물 외출하고 돌아와 벗어 놓은 스웨터 투
명테이프 프로피 디스크 각종 매뉴얼 가위 등등을 올려 놓게  된다. 그러다 보면 어느새 책
상 위는 온갖 잡다한 물건들로 가득차게 된다. 막 작업이라도  해야 할 경우에는 작업 시간
보다 작업공간을 마련하기 위해 그 주변을 깨끗하게 청소하는 일에 오히려 더 많은 시간을 
뺏기기도 한다. 방바닥도 마찬가지이아.ㄷ 읽다 만 주간지가 놓여 있거나 가방 카세트  타월 
게다가 오래전에 사용했던 걸레까지 바싹 마른 상태로 방치되어 있다. 이와 같은 상황이 벌
어지는 거은 나쁜습관 탓도 있겠지만 일상에  지치다 보면 어느정도 불가피한 일로  보아야 
한다. 나 역시도 그러했다.  그러던 어느날 -자료정리를  기분좋게 끝냈으니 이제는 실내를 
정리할 만한 좋은 방법은 찾아볼까? 라는 생각을 하게 되었다.  가능한 한 간단하고 부담도 
적으며 효과가 놓은 방법은 없을까? 청소를  한다는 등의 육체적인 노도을 하지 않아도  될 
만한 방법 아무일도 하지 않았는데도 불구하고 방 안이 깨끗하게 유지된다면 그것은 얼마나 
이상적인 방법일까? 연구해보면 반드시 좋은 방법이 있다. 라는 것이 나의 신념이다. 마침내 
획기적인 방법 하나를 고안해 냈다. 지금까지 정리방법에 관한 책들이 출판되었지만 이것은 
어떤 책에도 나와 있지 않은 방법이다. 한 번에 하나씩  미분정리법 나는 이것을 이렇게 부
르기로 했다. 명칭에서도 알 수 있듯이 이 방법은 과학적인  이론에 기초를 두고 있기 때문
에 확실한 효과를 기대해도 좋다. 효과는 이미 실증이 끝난상태이다. 힘들이지 않고  실내를 
깨끗이 정리하고 싶은 사람은 이 미분정리법을 꼭 활용해보기  바란다. -아무것도 하지않으
것 같은데 어느새 방 안이 깨끗하게 정리 되어 있다. 라는 사실을 실감하게 될 것이다.
  
  10.한 번에 하나씩 미분정리법이란? 치워도 치워도 소용없이  실내가 잡다한 물건들로 가
득 쌓이는 이유는 무엇일까? 어떤 물건도 어느 날 갑자기  산더미처럼 쌓이는 것은 아니다. 
그저 잠깐만 놓아 두려고 생각했던 물건들이 하루하루 쌓인  결과물이다. 즉 그러한 물건들
에는 -잠깐만 놓아 둘 물건 의 적분치=산더미처럼 쌓인 물건들이라는 등식이 성립된다. -이
러한 상황을 수학적으로 해결할 방법은 없을까? 문제는 정확히 파악하게 되면 그 다음엔 등
식을 풀면 되는 것이다. 산더미처럼 쌓인 물건들 이라는 적분치가 산출되는 것은 -어제보다 
오늘이 조금 더 더러워졌다. 그러면 당연히 그 미분치를 0이하로 떨어뜨리기만 하면된다. 이 
말을 좀더 구체적으로 표현하면 -어제보다 오늘이 조금 더 깨끗한  상태이다. 라는 것을 증
명해 보이면 되는 것이다. 그렇게 하면 방 안이 더러워질 리가 없다. 이 이론에 충실히 따르
다 보면 다음과 같은 대책을 마련할 수 있다. 책상에 앉을 때마다 책상 위에 있는 물건들을 
하나씩 정리한다. 방 안에 들어갈 때마다 하나씩 정리한다. 그리고는 이 생각을  실천하기만 
하면 되는 것이다. 아무리 작은 물건이라고 상관없다. 어쨌든 어제보다 깨끗해지면 되는  것
이다. 실례를 들면 다음과 같다. -종이를 한 장 정리한다. -책을 한 권 정리한다. -방치되어 
있는 볼펜을 한 자루 정리한다. -메모판 주변에 붙어 있는 메모비를 한 장 정리한다. -주변
에 놓여 있는 물건의 가로와 세로 위치를 가지런히 한다. 단지 조금만 깨끗해져도 충분하므
로 자 이제 정리해볼까?라며 의지를 불태울 필요도 없다. 물건을 한꺼번에 정리하려고 들면, 
너무 많은 부담감을 느낀 나머지 아무 것도 할 수 없는 지경에 이르게 될지도 모른다. 그러
나 이 방법에 따라 일주일  정도 계속 진행하면 어느새 실내가  깨끗하게 정리된다. 그것도 
아주 자연스럽게 이루어진다. 실제 작업을 하다 보면 자연히 여러 가지 물건들이 주위에 흩
어지게 되는데 이러한 경우에 나는 완벽하게 정리하지 않는다. 대강 정리해놓을 뿐이다.  미
분정리법을 명심하고 있으면 어느새 방안은 깨끗한  상태로 회복되어 있다는 걸 알고  있기 
때문이다. 효율만점 한 번에 하나씩 미분정리법을 바로 화용해 보자.
  
  요약정리 효과적인 정리정돈법 1.정리정돈의  목적 1)찾고자 하는 물건을  손쉽게 찾는다. 
2)시간을 절약하고, 업무의 효율성을 높인다. 3)산만하게 흩어져 있던 자료들이 유용한 정보
로 바뀐다. 4)다양한 정보를 필요할 때  바로 이용한다. 2.정리정돈의 원칙 1)필요한  물거을 
적절한 시간 내에 찾을 수 있게 한다. 2)자신만의 도특한 법칙에 의해 물건을 찾는 데 드는 
시간이 적절하도록 배치한다. 3.정리정돈에  실패하는 이유 1)처음부터 완벽하게  하려 하기 
때문이다. 2)많은 돈을 들여 그럴듯하게 보이는 치장을 하려 하기  때문이다. 3)수고   비용 
도구 등이 지나치게 대규모이기 때문이다. 4) 보기  좋은 것만 생각하기 때문이다. 4.효과적
인 정리정돈 방법 1)비용이 들지 않고 바로 시작할 수 있어야 한다. 2)유지가 간단하면서도 
효과가 높아야 한다. 3)많은 노력이 요구되는 힘든  작업은 컴퓨터에 맡긴다. 6.컴퓨터를 이
용한 자료정리의 장점 1) 사무실이나 집안에 흩어져 있는 모든 자료들 즉 각종 물건과 숫자
를 포함하는 자료들을 정리할 수 있다. 2)실물은  어수선하더라도 자신이 원하는 자료를 빠
른 시간 내에 검색할 수 있다. 7.복잡한 실내를  정리하는 방법 - 한 번에 하나씩 미분정리
법의 장점 -책상에 앉을 때마다 한 가지씩 정리하므로 간단하다. -큰 수고 없이도 자연스럽
게 실내가 깨끗하게 정리된다. -지속성을 갖고 정리해 나갈 수 있다. 
  
    제2장 봉투파일 관리방법
  11.정리에 이용되는 도구들은? 정리를 위해 이 세상에서 가장 처음으로 등장한 도구는 끈
과 막대기이다. 정확하게 말하면 끈 모양을 한 것과 막대기 모양을 한 것이다. 이것의  용도
는 간단하다. 즉 끈은 먼 거리에 있는 것을 묶어서  잡아당기는 데에 막대기는 가까운 곳의 
사물을 치우는 데 사용했다. 그 다음으로 등장한 것이 보자기이다. 이것은 물건을 싸기 위해 
이용되었다. 허리에 동물의 가죽을 휘감는 것도 정확하게 말하면  일종의 물건을 감싸는 것
이다. 끈 보자기... 이런 것들은 굉장히 기본적인 것이며 그자체로도 활용범위가 넓은 도구이
다. 끈이나 보자기는 물건을 정리할 때 기본이 되는 도구이다. 그러므로 누구든지  본능적으
로 정리하는 일에 이용하고 있다. 물론 이것은 넓은 의미에서의 끈과 보자기를 말하는 것이
다. 흔히 쓰는 바인더는 끈에 포함되고 서류철이나 봉투는 일종의 보자기이다. 이렇듯  무엇
가를 정리할 때 사용되는 기본 도구 중 보자기는 그 유연성 때문에 다른 어떤 것들보다  중
요하다. 이 보자기의 성격을 그대로 갖고 있으면서 오늘날 실생활  속에서 흔히 볼 수 있는 
도구로는 봉투를 들 수 있다. 이 장에서는 봉투를 이용하여 각종 서류나 자료들을 관리하는 
방법에 대해서 이야기하고자 한다. 
  
  12.봉투를 이용한 자료정리는 어떻게 하나? 잡지를 정기구독하다보면 봉투가 많이 쌓인다. 
나의 경우 2개의 컴퓨터 관련 잡지를 오랫동안 구독하고  있다. 이들 잡지를 담았던 봉투들
은 대단히 튼튼한 종이로 만들어져 있다. (지금은 비닐 봉투를 사용하고 있다) 크기는 세로
가 A4 크기와 같고 가로는 A4크기보다 15mm정도 폭이 넓은 변형봉투이다. 휴지통에 버리
기에 아까울 정도로 크고 튼튼하다. 이 잡지봉투를 버리지 않고 모아 두었더니 매달 산더미
처럼 쌓여갔다. 그래서 이것을 사용할 수 있는 용도를 찾아보았다. 또한 매월 공급되는 것이
어서 양이 줄어들 리도 없었다. 처음에는 우선 글을 쓰는 데 필요한 자료 중에서 구멍을 뚫
을 수 없어 바인더에 끼워둘 수 없는 것만을 넣어 두었다. 예를  들면 구멍을 뚫을 만한 공
백이 없는 것이라든지 작은 책자같은  것이었다. 그러나 펀치로 구멍을  뚫어 바인더파일에 
끼워 두었다. 봉투가 늘어나면 잡지봉투를 넣어두기에 크기가 적합한 사과상자에 담았다. 그
리고 내용을 표시하기 위해 잡지봉투의  오른쪽 상단에 다음과 같이  서류명을 적어두었다. 
컴퓨터 관련 자격증 PC조립방법 시스템관련자료 이방법은 내가  특별히 고안해서 사용하고 
있는 것은 아니다. 이미 회사 동료와 친구들이 널리 사용하고 있는 방법이다. 봉투는 자료를 
정리할 경우 누구라도 쉽게 생각해 낼 수 있는 도구이다. 예를 들어 우리회사는 프로젝트가 
하나 끝나면 A은행 ㅇㅇ시스템 99년3월20일납입이라고 쓴 봉투에 잡다한 관련 자료들을 넣
은 다음 커다란 이동로커에 보관했다. 그때 주로 사용했던 것은 잡지봉투가 아니라 A4용지
를 충분히 넣을 수 있는 회사전용 서류봉투였다. 시중에서  판매되고 있는 서류봉투는 가로
240mm 세로 332mm의 A4크기이다. 
  
  13.봉투관리의 문제점은?봉투의 관리는 기대한 것 이상으로  효과적이었지만 봉투가 금방 
늘어나 삽시간에 사과상자 두 개에 가득 쌓이게 되었다. 그렇게 봉투의 양이 지나치게 많이 
증가하다 보니 -원하는 자료를 쉽게 찾을 수 없다 라는 문제가 생겼다. 게다가 자료들이 봉
투 안에 관리되고 있는 건지 아닌지 혼동되는 항목이 늘어났다.  -봉투 숫자가 늘어나는 데 
따른 효과적인 대책이 필요하다. 관리란 언제나 숫자와의 전쟁이다. 단지 10개의 자료를  관
리한다면 어떤 방법을 택해도 상관없다. 임시방편으로 해도 좋고 자료전체를  바닥에서부터 
쌓아올려도 별 문제가 없다. 그런데  자료의 수가 100개를 넘는다면  그때부터는 머리를 좀 
써야한다. 그리고 이것이 1000개가 된다면 상당한 계획이 요구된다. 그렇지 않으면 실패하게 
된다. 관리하려고 하는 자료가 하나하나의 개별적인 항목이어서 200개의 봉투를 만들면 200
종류의 자료가 되어 최소200번의 검색이 필요해지는 것이다. 
  
  14.일반적인 봉투관리  방법은? 봉투의 숫자가 급격히 늘어나  검색이 어렵다는 문제점을 
극복하기 위한 방법으로 다음과 같은 두가지 방법을 생각해 볼  수 있다. 검색용 색인을 붙
여 분야별로 분류한다. 색인을 가나다순으로  관리한다. 이 방법은 서류봉투에 자료를  넣은 
뒤 그 내용을 봉투의 겉면에 표기하는 것이다. 냉용은 우서  세 글자로 정해 한글로 기입한 
후 이것들을 모아 가나다순의 색인으로 만든다. 여기에서 문제가 되는 것이 색인  작업이다. 
색인은 언제라도 바로 바로 찾을 수 있게끔 독창적이면서 정확하게 만들어야 한다. 예를 들
어 봉투에 들어 있는 내용물이 서라벌 중학교 졸업앨범과 주소록 및 동창회 자료 일 경우에
는 어떻게 색인을 만들어야 할까? 서라벌 중학교 졸업앨범 주소록 동창회라는 식의 문자들 
중에서 무리하게 어느 것 하나를 결정해 버린다고 해서 검색할 때 무리하게 결정했던 색인 
이라며 정확하게 기억해 낼 수 있을까? 본업 이외의 시간에는 가능한 한 즐기고 싶다는 생
각을 갖고 있는 사람에게는 색인까지 머리를 싸매고 생각해 내야 하는 이  방법이 결코 효
과적일 수 없다. 크기의 한계와 색인의 표현력에 한계가 있기 때문이다. 1000개의 항목을 관
리하기란 결코 만만한 작업이 아니지 않은가.
  
  15.일반적인 봉투관리법의 한계1. 앞에서 언급했던 일반적인 봉투관리법은 보존성은  좋았
지만 검색성에서 한계가 있었다. 자료를  보존만 해야 한다면 창고만으로 충분하다.  그러나 
신속한 검색이 이루어지지 않는다면 그것은 효과적인 방법이라고 말할  수 없다. 이와 같은 
검색문제를 해결해 줄 수 있는 것이 컴퓨터이다. 컴퓨터는 이제 일상생활 속에서 손쉽게 활
용할 수 있게 되었다. 서류를 관리하는 데는 번거로운 작업이 따라다니게 마련인데 이 번거
로운 작업을  컴퓨터에게 맡겨 버리면 효율적일 것이다. 그 다음 검색방법의 효율성에 대해 
점검해 보아야 한다. 먼저 도서관에서 사용하고 있는 십진분류법과 같은 분야별 분류방법을 
개인용으로 응용한다면 취미/일/가족/교제/사회식의 분류가 될 것이다.  그러나 여기에는 취
미와 일 중 어느쪽에 저장해야 할지 파악이 안되는 어려운  항목이 발생할 수 있다. 개인에 
따라서는 본인의 활동영역에 맞는 자세한 분류가 필요할지도 모른다.  예를 들면 컴퓨터 업
계에 관심이 많거나 그와 관련된 직종에 있는 사람의 경우 메이커/애플리케이션/언어/OS/주
변기기/신제품/업계동향/최신기술과 같은 분류가 필요할 것이다. 그러나  이처럼 세분화시켜
도 관리할 수 없는  항목이 있다. 바로 경계정보(어느 한  쪽으로 확실하게 구분할 수 없는 
다의성을 띠는 정보)이다. 예를 들면 -A사와B사가  UNIX라는 새로운 단체를 만들었다 라
는 것과 관련된 자료는 어디에 넣어  두어야 할까? 검색의 완전성을 보증하려면 이  자료는 
복사해서 메이커 OS 업계동향의 모든 파일에 넣어야 한다. 그러나 이것은 번거로운 작업이
다. 게다가 이 방법을 제대로  실행하려면-시작하기전에 주도면밀한 계획이 필요하다. 미리 
앞을 내다보며 오랫동안 사용할 수 있는 분류계획이 필요한  것이다. 이런 문제가 발생하면 
초기 작업량이 증가해 수정작업 또한 간단하지 않다. 그러므로  굳게 결심화지 않으면 좀처
럼 사용하기 힘든 방법이다. 사용이 간단하지 않고 쉽게 시작할  수 없다는 건 정리에 있어 
중대한 결점이 아닐 수 없다.
  
  16.일반적인 봉투관리법의 한계2. 다음으로는 가나다순의 관리가 있다. 분야별로 분류하지 
않고 단순하게 색인을 가나다순으로 나열하는  것이다. 이 방법은 매우  간결하면서도 초기 
비용이 들지 않는다는 장점을 지니고 있다. 그러나 여기에는 여러 가지 한계가 있다. -경계
정보를 해결해 주지는 못한다. -건수가 많이 증가하면 유사 색인이나 애매한 색인이 등장해 
검색성을 떨어뜨릴 수도 있다. -크기를 고려하지  못해 효율적인 보관이 어렵다. 원래 도서
관에서 이용하고 있는 분류법은 컴퓨터 없이도 실행할 수 있는 방법을 전제로 한다. 그래서 
도서관에서는 도서목록 카드를 서랍에 넣어 관리하고 있다. 그  카드를 똑같이 컴퓨터에 옮
겨 놓는다고 해도 큰 효과를 기대하기는 어렵다. 오히려 컴퓨터 작업에 따르는 노동력만 증
가하기 때문에 불편함만 가중될 뿐이다. 그래서 점차  컴퓨터에 대한 기대감은 사라지고 만
다. 요컨대 컴퓨터에 그에 어울리는 적합한 방법이 있게 마련이다. 컴퓨터를 도입한 이상 작
업과정도 편해져야 한다. 그렇지 않으면 컴퓨터의 효용가치는 떨어질 수밖에 없다.
  
  17.효과적인 봉투관리 방법은? 앞에서 언급했던 주먹구구식의  분류나 가나다순 관리방법
은 대표적으로 검색성이 떨어진다는 한계가  있었다. 그래서 분류나 가나다순  관리를 하지 
않아도 되는 좀더 좋은 방법을 찾으려고 많은 생각을 했다. 그것이 바로 -봉투를 단지 나열
해 놓는 방법이다. 이것은 베타관리(데이터를  손쉽게 찾아볼 수 있도록  가능한 한 다양한 
정보를 그 데이터에 담는 방식)방법이라  부른다. 필요한 서류는 봉투에  담아 단지 나열만 
해놓고 봉투를 파일형태로 관리하면 되는  것이다. 이렇게 자료를 분류하기  위해 골머리를 
앓을 필요도 가나다순의 색인을 만드는 작업을 할 필요도  없다. 단순하면서도 매우 합리적
인 방법이다. 그러나 이렇게 말하면  많은 독자들은 이런 의문을  갖게 될 것이다. -검색은 
어떻게 하는가? 이에 대한 답은 간단하다. -끝에서부터  하나하나 찾으면 된다. 즉 한쪽 끝
에서부터  찾아가기 시작하는 것이다. 이것이 가장 간단하며 단순한 방법이다. 그러나 이렇
게 말하면 당연히 -그거 찾는데 시간이 너무  많이 들지 않을까? 라는 의심의 목소리가 터
져나올 것이다. 그러나 그 문제를 해결하기 위한 방법은 따로 있다. 검색은 컴퓨터에 맡기는 
것이다. 사람이 직접 끝에서부터 하나하나 찾아 들어가면 우려하는  바대로 많은 시간이 소
요되겠지만 컴퓨터는 아주 짧은 시간 내에 신속하게 처리할  수 있다. 이것이야말로 컴퓨터
의 존재 의의인 것이다. 앞에서 누누히 강조했듯이 우리가 분류를 하는 목적은 인간의 눈에 
의한 검색을 신속하게 하기 위한 것이다. 따라서 복잡하고 어려운 일 시간이 걸려 효율성이 
떨어지는 일은 고속처리 능력을 지닌 컴퓨터에 떠맡기면 된다. 분류 그 자체가 중요한 것이 
아니기 때문이다. 
  
  18.이상적인 봉투관리 조건으? 이상적인 봉투관리의  방법에는 몇 가지 필요조건이  있다. 
첫째 비용이 저렴해야 한다. 자료관리를 하는 데 많은 비용이 들어서는 안 된다. 유지  비용
도 마찬가지이다.  이 책의 목적은 관리비용을 줄이며 합리적인 방법을  찾고자 하는 데 있
는 것이다. 둘째 원리가 간단해야 한다. 정리 원리가 간단해야 오래 지속될 수 있다. 아무리 
훌륭한 정리 시스템이라 하더라도 원리가 복잡하면 효용가치가 떨어진다. 셋째 당장 사용할 
수 있어야 한다. 결심한 바로 그날부터 실행할 수 있어야 한다. 실천을 하기 위해서  지금까
지 모은 데이터를 모두 다시 고쳐야 하는 방식은 위험하다.  넷째 결과가 바로 나타나야 한
다. 새로운 관리방법을 채용한 후 테이터를 조금만 넣어도 바로 효과가 나타나지 않으면 쉽
게 시작할 마음을 갖지 못하게 마련이다. 다섯째 검색이 빨라야 한다. 인간에게는  기다림의 
한계시간이라는 것이 있다. 신호가 고작30초 동안만 바뀌지 않아도 초조해지는데 물건을 저
장해 놓은 장소를 빨리 발견하지 못한다면 효율적으로 일할 수가 없다. 여섯째 부작용이 없
어야 한다. 평소에 일을 하면서 자연스럽게 자료가 정리되는 것이 가장 효과적인 방법일 것
이다. 하루에  정리하는 시간으로 30분씩 투자하는 건 바람직하지 않다. 적어도 정리를 위한 
정리는 없어야 한다. 일곱째 시간을  최소화해야 한다. 검색이외에도 서류정리와 유지  조작 
등 모든 작업에 시간이 투자 되어야 한다면 결코 이상적인  정리방법이라고 할 수 없다. 작
업상황이 쾌적하지 않으면 오랫동안 유지할 수가 없기 때문이다. 여덟째 접근시간이 균등해
야 한다. 100건이 채 안되는 자료는 순식간에 찾을  수 있는 정리방법일지라도 1000건의 항
목을 관리하는 데에는 엄청난 시간이  든다면 그건 그리 효과적인 방법이라고  할 수 없다. 
항목 수가 많아져도 같은 시간내에 찾을 수 있는 것이 바람직하다. 요컨대 이상적인 봉투관
리의 조건은 다음과 같다.  빠르다! 저렴하다! 쉽다!  빠르다-검색이 빠르다. 저렴하다-적은 
비용으로 실행가능한 시스템이다. 쉽다-효율성이 높다. 
  
  요약정리 효과적인 봉투관리법 1.정리에 이용되는 도구들 -끈 막대기 보자기 바인더 서류
철 봉투... 2.봉투를 이용한 자료정리 -정기구독중인 잡지봉투 회사전용 사무용 봉투 서류봉
투면 어떤 것이든 무방하다. -봉투가 늘어나면 사과상자에 담아  보관한다. 3.봉투관리의 문
제점 -봉투 숫자가 늘어나면 검색성이 떨어진다. 즉,  원하는 자료를 쉽게 찾을 수 없게 된
다. 4.일반적인 봉투관리 방법 1)검색용 색인을 붙여 분야별 분류를 한다. 2) 색인을  가나다
순으로 관리한다. 5.일반적인 봉투관리법의 한계 1)분야별 분류는 경계정보 발생시 효과적이
지 않다. 2)가나다순의 색인관리 역시 유사 색인이나  애매한 색인이 등장하면 검색성이 떨
어진다. 6.효과적인 봉투관리  방법 -컴퓨터를 이용한 베타관리 방법 -베타관리:봉투를 나열
만 해놓고 검색은 컴퓨터에 맡기는 방법 7.이상적인 봉투관리 조건 1)비용이 저렴해야 한다. 
2)원리가 간단해야 한다. 3)당장 사용할 수 있어야 한다. 4)결과가 바로 나타나야 한다. 5)검
색이 빨라야 한다. 6)부작용이 없어야 한다. 7)시간을 최소화해야 한다. 8)접근시간이 균등해
야 한다. *이상적인 봉투관리  조건 =빠르다 저렴하다 쉽다  검색이 빠르다. 적은 비용으로 
실행가능한 시스템이다. 효율성이 높다.
  
    제3장 봉투파일 검색법의 원리
  19.봉투파일 어떻게 만들까? 우리가 쉽고 간단하게 시작하려고  하는 컴퓨터에 의한 자료
정리방법은 봉투를 파일 형태로 관리하는  방법이다. 이제부터 그 구체적인  방법을 소개할 
것이다. 우선 간단한 원리부터 살펴보자. 가장 먼저 해야 할 일은 자료를 넣어 둘 봉투를 만
드는 것이다. 봉투는 이미 설명했듯이 A4크기의 서류가  들어갈 수 있는 일반 사무용 서류
봉투면 된다. 흔히 각대봉투라고도  부르는데 여기서는 통칭해서 서류봉투라고 부르겠다. 봉
투는 문구점에서 구입할 수도 있고 회사의 서류봉투나 잡지봉투 등 규격화된 것이라면 어떤 
형태든 이용할 수 있다. 서류봉투의 종류는 다음과 같이 규격화되어 판매되고 있다. 대형B4
크기 중형A4크기 소형B5크기 이외에도 폭이  좁고 긴 봉투나 일반적으로 사용하는  우편용 
봉투가 있지만 우리가 관리하고자 하는 서류들은 A4크기가 대부분이므로 우리는 A4크기의 
중형 서류봉투를 사용하도록 한다. 봉투가 준비되면 앞면 오른쪽 상단에 일련번호를 기입한
다. 사인펜으로 1부터 시작하여 적어 넣으면 된다. 그리고 이 봉투에 적합한 자료를 넣는다. 
예를 들어 거래처에서 온 팩스 가 있다면 이에 관련한 자료를  모두 1번 봉투에 넣는다. 거
래처의 회사 소개서나 사장의 경력 회사의 제품 카달로그 등 그 동안 모아 두었던 팩스  자
료를 전부 넣는다. 이때 중요한 점은 -거래처에서 온  팩스 자료는 이 봉투 외에 다른 곳에
는 없다라는 상태여야 한다. 만일 하나의 봉투에 다 들어가지  않으면 같은 크기의 봉투 중
에서 두꺼운  봉투를 장만해 그 안에 모두 넣는다. 이렇게 하면 거래처에 관련된 팩스 자료
가 이 1번 봉투 안에 들어  있지 않을 경우 -그 자료는 이곳에  없다 라는 확신을 가질 수 
있게 된다. 또는 두 개의 봉투에 나누어 넣을 수도 있는데 이때의 각각의 봉투에 식별할 수 
있게 두 개의 번호를 기입해 두어야 한다. 자료가 담긴 봉투는 책장에 꽂아 놓는다.  모양새
를 살리기 위해 캐비닛등을 따로 구입할 필요는 없다.  편한 마음으로 시작하기에는 책장이 
가장 적합하다. 봉투정리가 끝나면 컴퓨터로 관리 데이터 파일을 작성한다. 이 내용일람표를 
책상 위에 놓고 하나하나 데이터 파일을 작성해 놓으면 관리 데이터 프로그램의 검색에 의
해 실제 자료가 놓여 있는 위치를  쉽게 파악할 수 있게 된다.  프로그램이 -이것은 00번에 
있다 라며 봉투번호를 알려주게 되므로 봉투가 1000여개에 이른다고 해도 확실한 검색이 가
능하다. 관리파일명은 마음에 드는  명칭을 선택한다. 나는 정리txt라는  파일명을 사용하고 
있기 때문에 여기에서도 이 이름을 사용하도록하겠다.
  
  20.봉투의 효율적인 관리법1. 봉투파일을 더  효율적으로 관리하기 위해서 다양한  연구를 
해왔는데 그 내용은 다음과 같다. A4크기의  봉투는 일반적인 책장에 비치하기에는 세로길
이가 다소 길다. A4용지의 세로 길이는 297mm인데 비해 서류봉투의 세로 길이는 332mm이
므로 상당한 차이가 있다. 이때 332mm의 길이는 책장에 들어가지 않지만 2cm만 줄이면 쉽
게 책장에 넣을 수 있다. 만일  이  봉투파일을 책상 서랍이나 캐비닛에 넣고  싶은 사람은 
자기 나름대로 융통성 있게 길이를 조정하면  된다. 이 경우에도 상단에서부터 2cm인 지점
을 접기만 하면 까다로운 처리는 필요없다. 이 2cm의 여분을 가위로 잘라내는 것은 그다지 
좋은 방법이 아니다. 내가 귄하고 싶은 방법은 이 불필요한 2cm부분을 접어 두기만 하라는 
것이다. 이렇게 하면 봉투의 허리부분도 강해지고 책장에도 쉽게 넣을 수 있다. 또한 윗부분
이 접혀져 있기 때문에 먼지가 안으로 들어갈 염려도 없다.  그리고 봉투에 자료가 꽉 차지 
않는 한 윗부분이 얇기 때문에 봉투의 번호를 알아보는 데도 어려움이 없다. 게다가 자료를
가지고 외출해야 할 경우 해당하는 봉투를 그대로 들고 나가도 상단을 확실하게 접을 수 있
어 내용물이 튀어나오지 않는다. 이처럼 잘라낸다거나 하는 귀찮은  작업을 일부러 할 필요
가 없다. 봉투 윗면의 2cm되는 부분을 실제로 접어보면 일직선으로  쉽게 접어지지 않는다. 
두껍기 때문이다. 그래서 나는 다음과  같은 방법을 고안했다. 1.자 두  개와 잉크가 나오지 
않는 다 쓴 볼펜을 준비한다. 2.책상 위에 책이나 아니면 부드러운 매트 등을 깔고 그  위에 
봉투를 올려 놓는다. 3.2cm되는 부분에 자를 대고 볼펜으로 힘껏 선을 긋는다. 이렇게 하면 
실제 선은 그어지지 않고  힘을 가한 부분이  긴홈처럼 패인다. 4.준비해  둔 다른 자로  이 
2cm의  부분을 뒤쪽에서 구부린다. 이렇게 하면 봉투를 깨끗하게 접을 수 있다. 
  
  21.봉투의 효율적인 방법2. 앞에서 봉투파일을 만들 때 봉투의 오른쪽 어깨부분에  일련번
호를 써 넣는다고 했다. 즉1부터  시작되는 연속번호를  기입하는데 이때  번호 아랫부분에 
사각형을 그려둔다. 이것은 간단한 검색을  위한 표시이다. 물론 봉투파일 검색은  컴퓨터로 
관리하지만 혹시라도 -컴퓨터를 사용할 수 없을 경우에 번호만으로 내용파앍을 할 수 없는 
상태 가 벌어질 수도 있기 때문이다. 그건 그다지 반가운 일이 아니다. 때로는 혼란이  발생
할 수도 있다. 예를 들어 번호만 적힌 두 개의 봉투를 갖고  와서 한꺼번에 내용물을  전부 
꺼내 놓는다면 어떤 자료가 어느 봉투안에 들어 있었는지 알  수 없게 된다. 자료는 어디에
서 꺼냈는가를 명화하게 알 수 있어야 한다. 동시에 어디에  집어 넣을까 도 확실하게 정해
져 있어야 한다. 또한 컴퓨터의 전원이 꺼져 있거나 당장 쓸 수  없을 때 내용물에 따라 대
강의 번호를 기억하고 구별할 수  있다면 아주 편리할 것이다. 그래서  생각한 것이 사각형 
안에 간단하게 내용물을  기입해  놓는 것이다.  사각형의 크기는   적당하게 만들면 되나   
보기 좋게 하기 위해서는 템플리트(도형자)라고 부르는 도형그리기 자를 사용하면 된다. 이
안에 사각형 틀이 있는데 크기는 가로 27mm 세로41mm이다. 이것을 이용해 일련번호 밑에
다 사각형을 그리면 된다. 사실 사각형의 크기는 그다지  중요하지 않으므로 신경쓰지 않아
도 된다. 사각형을 그린 후 그  안에 연필로 내용을 표기한다. 이것은 어디까지나  보조적인 
표기이므로 간단하게 적어도 된다. 이를테면 서라벌  중학교 졸업앨범과 주소록과 동창회자
료 라면 서라벌중학교라고만 써도 충분하다.
  
  22.관리 파일 데이터 작성은 어떻게 하나? 정리txt파일에 입력할 데이터는 형식 1과 같이 
구성한다. 첫 번째 첫머리의 알파벳  문자는 식별문자로서 자료가 입력된 형태를  표시한다. 
봉투파일만 관리할 경우에는 이 식별문자가 필요없지만 컴퓨터검색의 적용범위를 좀더 넓고 
체계적으로 만들기 위해서 마련하는 것이다 그리고 검색에 일관서을 갖도록 하기  위해서이
기도 하다. 즉 첫머리 글자만 보고도 -이것은 봉투파일 관리번호이다  라는 것을 알리기 위
해 표기하는  것이다. 여기에서는  봉투파일을  의미하는 문자로서  A를 할당했다.  따라서 
A0005라는 번호는 -봉투파일의 5번이다 라는 의미가 된다. 나중에 설명하겠지만 B0023이라
는 관리번호가 나올 가능성도 있다. 두 번째 연속번호는 봉투와 일치해야 한다. 번호는 되도
록 0001 0002 0003... 과 같이 앞에  0을 붙여 네자리 번호로 만든다. 특별히 규제하는  것은 
아니지만 네자리 번호를 사용하고 있기 때문에 숫자가 많지 않을 경우 A5가 아니라 A0005
라고 맨앞에 0을 붙인다. 이렇게 만들지 않으면 분류를 해야 할 경우 적절하게 처리할 수가 
없다. 그런데 앞에 0이 붙은 네자리 번호는 파일을 입력할 때 이용하는 번호이므로 봉투 자
체에 붙이는 번호는 앞에 0을 붙을 필요가 없이 단순하게 5라고만 써도 된다 A라는 식별문
자를 기입할 필요도 없다. 세 번째 마지막 난에는 자료의 내용을 자세하게 기입해 둔다.  이 
난에는 검색에 도움이 되는 정보라면 어느 것이든 베타 입력이 가능하다. 이것이 정리txt의 
실제 모습이다. 이 데이터 입력  형식은 간단하며 응용면에서도 대단히 신축적이다.  이것은 
간단할수록 많은 가능성을 갖고 있다는 말을 단적으로 보여주는 예이다. 워드패드로 텍스트
를 편집할 때는 한 행에 베타입력을 해야 하나  이 책에 첨부한 소프트웨어 WakFind는 번
호 내용 이라는 두 개의 형식으로 나누어 입력하면 된다.
  
  23.빠른 검색을 위한 데이터 작성법. 봉투파일의 데이터 구성은 식별문자A+연속번호:자료
내용 으로 만드는 것이 기본이다.  좀더 편리하게 만들기 위해 여기에  색인을 부가할 수도 
있다. 과정은 다음과 같다.  1.정리txt관리파일에 자료내용을 잘 표현한  한글 세 글자로 된 
색인을 부가한다. 2.이 데이터를 색인의 가나다순으로 분류한다.  분류처리는 WakFind로 간
단하게 만들 수 있다. 3.분류한  후에 다음의 데이터를 인쇄해서 책장의  한 구석에 놓는다. 
그러면 이 일람표의 가나다순 색인을 눈으로 확인할 수 있어 필요한 목록을 쉽게 찾을 수가 
있다. 컴퓨터를 사용하지 않을 경우나 물론 완벽하지는 않지만 급히 검색해야 할 때에 이러
한 색인은 큰 도움을 준다. 이와 같이 긴급용 색인 일람표를 마련해 두면 매우 편리하다. 색
인순으로 된 데이터의 이용이 끝나면 다시  맨 앞으로 돌아가 일련번호로 분류해서  원래의 
순서대로 돌려놓는다. 색인의 이용은 어디까지나 긴급용이며  평소에 검색할 때는 컴퓨터를 
사용하는 것이 기본이다. 초보자의 경우는 입력이 다소 불편하기  때문에 이와 같은 데이터
구조까지 만들 필요는 없다. 간단한 것이 바람직하다. 
  
  24. WakFind를 이용한 검색법 지금까지  설명한 방법만으로도 여러개의 봉투를  만들 수 
있었다. 그러면 이 중에서 필요한 자료를 찾기 위해서는 어떤  방법이 필요할까? 이때 사용
하는 것이 바로 WakFind의 검색기능이다. 첨부한 WakFind프로그램에서는 그림3-5와 같이 
검색상자에 문자열을 입력한 다음에 검색상자를 클릭하면 된다. 그러면 검색 결과가 표시된
다. 검색하는 문자열은 모두 입력하지 않아도 된다. 다른 정리 내용과 식별만 가능하면 되므
로 거래나 팩스 정도만 써 넣어도 된다. 후자의 문자열을 보면 팩스가 들어 있는 행이 모두 
표시된다. 만일 여러사람의 팩스 자료가  저장되어 있다면 팩스와 관련된  모든 봉투번호가 
한꺼번에 나타나다. WakFind로  작성하는 정리txt는 단순한  텍스트파일이므로 메모장이나 
워드패드와 같은 윈도우에 있는 문서작성 기능에서 정리txt로 표시한 후  검색F메뉴에서 거
래처에서를 검색하는 기본적인 검색방법도 무방하다. 
  
  25. WakFind 검색법의 특징은? 검색할 때 문자열의 일부분만을 입력해도 그 문자열을 포
함하고 있는 행이 모든 검색 결과로서 나타나는 방법은 물론 좋은 점도 있지만 불필요한 정
보도 함께 표시된다는 단점이 있다.  예를 들어 인터로 검색한 결과  다음과 같이 인터네을 
비롯해 인터뷰 인터벌 등등의 행도 전부 나타난다. 그러나 사실  항목수 자체가 몇 개 되지 
않아 불필요한 정보는 눈으로 보면 금방 알 수 있다. 따라서 인터넷 관련 자료를 찿기란 그
리 어렵지 않다. 봉투파일 검색법에서 반드시 짚고 넘어가야 할 사항은 바로 완벽을 추구하
지 않는다 는 것이다. 완벽을 추구하다 보면 실패를 낳을 수 있다. 우리들은 완벽하다 에 가
치를 두고 있는 것이 아니라 실용성에 중점을 두고 있는 것이다 등기부 등본자료를 보고 싶
다면 등기 만으로도 검색할 수 있고 여권 케이스를 찾으려면 여권만으로도 충분히 찾을 수 
있다. 또한 내용은 잘 기억하고 있지 못하지만 아무튼 어딘가에 저정되어 있을 도면이나 지
도를 찾고 싶을 때는 도라는 문자열을 검색하면 가능서 있는 봉투의 번호들이  모두 표시된
다. 이 중에서 필요한 항목을 찾으면 된다. 찾고 있는 자료의 후보 파일이 10건 정도 나타난
다고 해도 즐거운 마음으로 받아들이자.  10건 중에서 자신이 원하는 한  건의 항목을 찾는 
것은 그리 어려운 일이 아니다. 완벽을 추구하지 않는 곳에 활로가 있다. 
  
  요약정리 봉투파일 검색법의 원리 1.봉투파일 만들기 1)A4크기의 서류가 들어  갈 서류봉
투를 사용한다. 2)봉투 앞면 오른쪽 상단에 1부터 시작하는 일련번호를 넣는다. 3)자료가 담
긴 봉투를 책장에 꽂아 놓는다. 4)내용일람표를 컴퓨터 관리데이터 파일로 작성한다. 2.봉투
파일의 효율적인 관리요령 1)봉투의 윗부분을 접어서 보관한다. 2)봉투 번호 아래에  자료내
용을 적어둔다. 3.봉투파일의 데이터 작성 방법 1)관리 파일  정리txt를 만든다. 2)데이터 구
성은 다음과 같이 한다. 식별문자A+연속번호:자료내용 3)빠른 검색을 위해 자료내용에 색인
을 첨부한다. 4.봉투파일 검색 방법 1)정리를 위해 특별히 제작된 WakFind 검색 소프트웨어
를 이용한다. 2)검색 상자에 문자열을 입력한 다음 검색상자를 클리한다. 5. WakFind검색의 
특징 -불완전한 검색 문자열의 입력이 가능하다. 예)등기부  등본 자료를 보고 싶다면 등기 
만으로도 검색할 수 있고 여권 케이스를 찾으려면 여권만으로도 충분히 찾을 수 있다. 
  
    제4장 봉투파일 검색법의 운용
  26.손쉬운 검색을 위한 활용요령1. 지금까지 설명한 봉투파일 검색법은 내가 실제로  사용
하고 있는 검색법으로 사용에 전혀  문제가 없다. 그러나 이 봉투파일  검색법을 전혀 불만 
없이 사용하기 위해서는 몇 가지 운용상의 요령이 필요하다.  이것은 기본적으로 몇 차례의 
경험을 통해 익숙해진다. 이 요령을  깨달을 때쯤 돼야 비로소 이  검색법이 지닌 우수성을 
실감할 수 있다. 그럼 이 요령에 대해 좀 더 구체적으로 살펴보기로 하자. 정리txt에 입력할 
자료내용의 실체를 파악할 수 있는 것이라면 무엇이든 상관없다. 봉투파일 검색법은 베타입
력 방식이므로 한 행에 넣고자  하는 것은 무엇이든 입력해도 된다.  무리해서 짧게 표현할 
필요가 없다. 예를 들어 동창회 자료를 정리한 경우라면  서라벌 중학교 졸업앨범과 동창회 
주소록 이라고 표기해 두면 그만이다. 이것을 나중에 검색하고자 할 때는 서라벌 중학 졸업 
앨범 동창회 주소록 중 어떤 문자를 검색해도 해당하는 봉투의 번호가 나타난다. 물론 예를 
들어 주소록으로 검색할 경우 입력되어 있는  다른 동아리의 주소록 등이 함께  나타나지만 
서라벌중학이라는 행의 첫 단어를 보면 찾고자 하는 파일을 쉽게  찾을 수 있다. 이것이 베
타입력 방식이 지닌 장점이다. 자료를 입력할 때 표기해 두면  나중에 검색할 때 매우 편리
한 것이다. 바로 간단한 키워드이다. 한 예로 여러 가지 취급설명서(매뉴얼)를 보자!TV CD
플레이어 음성녹음 전화기 등을 구입하면 반드시 취급설명서나 보증서가 들어 있는데  대개 
행방불명이 되는 경우가 많다. 이것들을 정리하는데 이 봉투파일 검색법이 안성맞춤이다. 취
급설명서는 부피가 큰 품목이 아니므로 봉투 하나에 한 개씩  넣을 필요는 없다. 한 봉투에 
여러 개 취급설명서를 넣어도 괜찮다. 그리고 다음과 같이 입력해두면 된다. A0036 TV CD
플레이어 음성녹음 전화기 라디오 에어콘 한편 취급설명서는 점점 늘어나게 마련이다. 그러
다 보면 하나의 봉투에 다 넣기가 어렵게 된다. 그러나 여러 개의 봉투에 나누어 분류할 수
도 있다. 이때 전체를 통합하는 키워드를 표기해 두면 편리하다. 예를 들어 자료내용을 입력
하는 부분에 취급설명서라는 키워드를 동일하게 넣는다. 이것이 유사한 파일을 모두 통합하
는 키워드이다. 예를 들면 다음과 같다. A0037 취급설명서 오디오 앰프 스피커 튜너 A0039 
취급설명서 소형카세트 AIWA TP-M7 녹음기 A0046  취급설며서 가정용품 절전냉장고 전
자동세탁기 A0047 취급설명서 FAX 전화기 로지테크HDD 복사기FC-5 이상태에서 일단 취
급설명서를 찾은 뒤 필요한 것을 검색하면 되는 것이다. 
  
  27.손쉬운 검색을 위한 활용요령2. 키워드는 반드시 필요한 것은 아니다. 반드시 기입해야 
한다면 이것은 일종의 분류행위가 되어 부담스런 일이 된다.  자연스럽게 구분한 다음 보조
적으로 기입해 두는 것이 좋다. 예를 들어 세금 세금에 관한 통지서   영어 영어에 관한 것 
가족 가족 아이의 기록 취미 취미에 관한 것 과 같은 키워드를 사용하면 된다. 사실 세금에 
관한 서류등을 종류가 많아서 모든 서류명을 잘 기억할 수가  없다. 이럴 때 서류명 하나하
나를 기억해 내는 것도 귀찮은 일이므로 -에이 귀찮아 세금에서 검색해 보자 라고 하게 된
다. 이렇게 하면 화면에는 세금과 관련된 모든 정보가 나타나고  그 중에 자신이 원하는 서
류가 등장하므로 자연스럽게 봉투 번호를  알 수 있게 된다. 바로  이런 편리성이 봉투파일 
검색법이 지닌 매우 중요한 장점이다. 한편 가족에 관한 서류나  추억이 담긴 물건 등은 이
름을 붙이는 자체가 조금은 번거롭다. 이런 경우는 -막상 검색할 때 잘 떠오리지 않는 막연
한 자료내용을 기입해 두어도 상관없다. 예를 들어 00가 태어난 날의 조선일보 이라는 자료
내용은 그리쉽게 생각해 낼 수는  없는 것이다. 이럴 때는 가족  이라는 키워드를 덧붙여서 
가족 00가 태어난 날의 조선일보 라고 표기해 두면 좋다.  이렇게 해두면 만일 찾고자 하는 
것의 자료내용이 잘 기억나지 않을 때 가족으로만 검색해도  반드시 나타난다. 이와같은 방
법은 기억력이 좋지 못한 사람도 이용할 수 있다는 장점이 있는데 바로 이러한 데이터의 활
용이 자료관리를 제대로 하는 첩경이다. 거듭 말해 두지만  키워드는 보조적으로 기입할 수 
있는 것이지 필수적인 분류는 아니다. 이 둘의 차이는 다음과 같다. 분류-모든 대상물을 체
계적으로 분류한다. 빠지는 항목이 있어서는  안 된다. 키워드-걱정되는 것에만 선택적으로 
입력하면 된다. 키워드 이외에도 입력해 두면 편리한 정보가 있다. 예를 들면 내용에 따라서 
봉투에 정리한 날짜를 표기해 두는 것도 한 방법이다. 날짜는 1999년 9월 22일 수납 이라고 
입력해도 좋으나 나는 990922라고만 입력한다. 이것만으로도  충분히 제역할을 다하기 때문
에 가능한 한 간단하게 입력한다. 이밖에도 필요에 따라 그때그때 생각난 것들도 입력해 둔
다. 예를 들어 김씨에게 받은 것 이라는 내용을 기입하기도 한다. 자료내용은 베타입력 방식
이므로 필요할 경우 그 내용을 추가해서 입력할 수 있다. 
  
  28.손쉬운 검색을 위한 활용요령3. 자료내용 기입에서 주의할 점은 모양새를 중시하지  않
는 것이다. 가능한 꾸미지 않는다 는 기준을 세워 두는 것이 중요하다는 말이다. 만일  틀리
게 기입했더라도 컴퓨터로 자료내용을 다시 정리한다 는 방법을 선택해서는 안된다. 이렇게 
하면 인쇄한 활자가 되기 때문에 지나치게 두드러져 보일 뿐만 아니라 작업도 대단히 번거
로워진다. 즉 자료내용 하나를 작성하는 데도 컴퓨터를 사용해야 한다는 일이 귀찮아지다가 
어느 틈엔가는 그 상태가 견딜  수 없게 될지도 모른다. 그러므로  -자료내용은 마음먹었을 
때 곧장 홀가분하게 연필로 작성한다 는 원칙을  갖는 것이 이 관리방법을 지속해 나갈 수 
있는 비결이다. 그렇게 되면 자료내용 정도는 지하철 안에서라도  가볍게 작성할 수가 있게 
된다. 이 시스템의 지속적인 운용을 위해서는 -대충해도 좋은 것은  되도록 대충 해두자 라
는 게으른 사람의 정신이 요구된다. 이것은 다음에 설명할 연상기억 관리에도 도움이  된다. 
물론 그럼에도 불구하고 컴퓨터로 작성하고 싶은 사람은 컴퓨터를 사용해도 무방하다. 
  
  29.컴퓨터 없이 하는 제3의 검색법. 봉투파일  검색법은 찾고자 하는 봉투의 번호를  전부 
컴퓨터로 검색한다. 그리고 긴급 검색을 위해 가나다순 색인을 가지고 있다. 이것과는  별도
로 대단히 유익한 제 3의 검색방법이 있다. 바로 연상기억 관리법-찾고자 하는 자료에는 어
떤 번호를 연상하는 것 이다. 그리고 그 번호의 봉투에 해당 서류를 넣어두는 것이다.  예를 
들면 대한 생명보험회사의 보험상품에 가입했다고 하자.  이때 사용했던 보험계약서와 관련 
서류들을 한데 모아 봉투관리를 할 수 있다. 이때 연상작용을 통해 봉투번호를 63번으로 하
는 것이다. 63번이 된 이유는 대한생명-63빌딩-63 이라고 연상할 수 있기 때문이다. 이렇게 
만들어 놓으면 대한생명과 관련된 서류가 필요한 경우에는 컴퓨터에 의존하지 않고도  곧바
로 63이라는 번호로 자료를 찾을 수 있다. 각종 세금의  확정신고 서류도 이와 같이 연상번
호화 할 수 있다. 97년도 확정신고 서류-97번 봉투 98년도 확정신고 서류-98봉투 이처럼 연
상기억 번호를 이용하는 것의 가장 큰 이점은 일일이 컴퓨터를 작동하지 않아도 목적을 달
성할 수 있으며 검색 프로그램을 실행할 필요도 없어진다는  것이다. 그렇다고 어떤 물건이
든 연상기억 번호를 이용해야 한다는 뜻은 아니다. 다만 63빌딩-63과  같이 쉽게 연상할 수 
있는 것은 이렇게 하는 것이 휠씬 효과적이라는 것뿐이다. 몇가지 예를 더 살펴보자 아이가 
다니는 유치원에 보내 온 통지서는 67번에 입력했다. 유치원-67  육칠이라는 발음에서 유치
를 연상해서 67번이 되는 것이다.  또 그다지 흔한 경우는 아니겠지만  만일 경찰서를 자주 
드나드는 사람이라면 경찰서 관련 서류를 112번으로 표기해  두면 편리하다. 윈도우와 관련
되 자료는 95번이나 98번이 가장 적당하다.  번호가 중첩되는 경우에는 195번이나198번으로 
표기해도 상관없다. 연상기억 번호는 실행해 볼 만하 충분한 가치가 있다. 나는  연상기억번
호가 늘어나는 것을 즐기고 있다. 특별한 노력을 들이지  않았는데도 좋은 번호가 발견되면 
음 오늘 한건 했군 이라고 생각하는 정도이다. 이것은  작업과정에도 즐거움을 제공하는 역
할을 톡톡히 해준다. 
  
  30.봉투파일 검색법의 활용원칙1. 봉투파일 관리를 하기 위해서는 먼저 서류를 봉투에  넣
어야 한다. 별 일도 아니건만 실제로 많은 사람들이 -하던 일을 끝마치지 않으면 다른 일을
시작할 수 없다 라는 생각에 붙잡혀 있다. 바로 실해하지 못한다. 이렇게 일을 시작하는  데 
걸림돌이 되는 것이 초기 장애물이라 하는데 초기 장애물의 턱이 높으면 실제로 효과를 얻
기가 힘들어진다. 다행히 이 봉투파일 검색법은 초기 장애물이 높지 않다. 봉투파일  검색법
을  도입할 경우 처음에 해야 할 작업은 다음과 같이 아주  간단하다. 1먼저 봉투를 준비한
다. 2정리해야 할 자료들을 책상위에 놓는다. 3자료를 봉투 안에 넣고 봉투에 번호를 기입한 
뒤 컴퓨터에 내용을 입력한다. 이 작업만으로도 충분하다. 단숨에 처리할 필요도 없다. 처음
에 봉투에 채워 넣고 나중에 컴퓨터에 입력해도 관계없다. 일단 시작하는 것이 중요하다. 먼
저 첫 번째 날에는 열 개 정도의 봉투만 만들어 본다. 이  정도만 만들어도 책상 위나 주변
은 상당히 깨끗해진다. 하나의 자료를 봉투에 넣을 때마다 책상  위는 봉투 안에 넣은 분량
만큼만 정리된다. 이런 식으로 일단 시작된 봉투파일 관리법은 눈에 띄게 확실한 효과를 안
겨줄 것이다. 이렇게 해서 있던 자료들의 정리가 대강 끝나면 그때부터 새로 발생하는 서류
를 정리한다. 이때 하던 일을 완벽하게 끝마치고 나서 새 서류를 정리하겠다고 생각하면 안 
된다. 새 일이 시작되면 봉투관리도 바로 시작되어야 한다. 절대 완벽하게 하려 들지도 말고 
일단 봉투를 마련하고 시작하면 되는  것이다. 봉투파일 관리는 결코 일이  끝난 뒤 장식을 
위한 것이 아니다. 일이 진행되는 과정에서 효율적으로 찾을 수 있게끔 보조 역할을 해주면 
되는 것이다.
  
  31.봉투파일 검색법의 활용원칙2. 대부분의 비즈니스맨은  여러 가지 일을 동시에  진행한
다. 그렇기 때문에 여러 가지 자료도 동시에 가지고 있어야 한다. 그러므로 그자료들을 짧은 
시간에 신속하게 찾을 수 있도록 해두어야 작업을 보다 효율적으로 진행할 수 있다. 그런데 
모든 작업이 끝난 후에 자료를 깨끗하게 정리하겠다 라고 말하는 건 너무 안일한 사고방식
이자 시간적인 낭비이다. 일이 진행되고 있는 바로 그 시간에 모든 자료는 가지런히 정리되
어 있어야 한다는 것이 이 이야기의 핵심이다. 자료는 가능한  한 빠른 시간 내에 정리하지 
않으면 활용기회를 잃고 만다. 새로운 일을 시작하게 되면 곧바로 봉투를 준비한다.  그리고 
모든 자료를 봉투 안에 집어 넣는다. 그런 후 제일 먼저 봉투에 번호를 기입한다. 그후 시간
이 나면 정리txt의 안에  자료내용을 입력한다. 일이 한창  진행중일 때는 봉투를 관리함이 
아닌 책상 위에 올려 놓아도 별 무리가 없다. 봉투관리는  이미 시작되고 있는 상태이기 때
문이다. 만일 거래처를 방문해야 할 경우 이 봉투만 들고  가면 그것으로 필요한 모든 자료
는 갖추어지게 된다. 일이 끝마친 후에는 들고 나갔던 봉투를  그 상태로 책장에 넣어 두면 
된다. 이것으로 모든 작업이 완료되는 것이다. 보통 마지막 단계에서 하는 업무가 끝난 서류
의 정리 라는 처리가 필요없게 된다. 작업하는 도중이나  종료된 시점에서 새삼스럽게 다시 
정리작업을 할 필요가 없는 것이다. 이와 같이 하면 봉투파일 검색법을 위해서 일부러 봉투
를 정리하는 작업을 한다 라는 단계가 사라지게 된다. 지금까지의 과정을 쉽게 정리하면 그
림 4-1과 같이 된다. 작업이 종료된  시점에서 불필요한 과정은 사라진다. 봉투관리에 의해 
깨끗하게 정리된 상태가 안겨주는 편리함을  충분히 이해했을 것이다. 처리  과정을 가능한 
한 줄여주는 것이 좋은 시스템이다. 컴퓨터처리에서도 -정보는 발생되는 시점에서 처리한다 
라는 원칙을 지켜주는 것이 가장  바람직하다. 일을 처리하는 데 인간의  손을 많이 필요로 
하는 시스템은 그리 바람직하지 않다. 효율성이 떨어질 뿐만 아니라 많은 착오도 발생될 수
도 있다. 어차피 봉투파일 검색법을 실행할 바에야 이  검색법이 부여하는 효과를 조금이라
도 더 많이 거두어야 한다. 그렇기 못하면 오해려 시간적인 낭비를 초래하게 된다. 일이  완
료된 시점에서 정리하기 시작해야 하는 시스템은 효과를 떨어뜨린다는 사실을 이해하고  일
을 시작하는 바로 그시점부터 봉투파일 검색법으로 자료를 관리하는 것이 가장 좋은 방법이
다.
  
  32.봉투파일 검색법의 활용원칙3. 이 봉투파일 검색법에는 일반적인 서류봉투를  사용하는 
것이 좋다. 크기가 일정해 관리하기에 편하기 때문이다. 크기가 다른 여러 종류의 봉투를 사
용하면 그것만 관리하는데도 많은 시간이 소비된다. 그러나 엄밀하게 말하면 이러한 서류봉
투에 굳이 구애받을 필요는 없다. 단지 일의 편의상  구분하는 것이므로 서류봉투가 아니라 
서류봉투 크기의 봉투면 뭉엇이든 상관없다. 한번은  미국에서 열리는 세계적인 컴퓨터쇼인 
컴덱스 스프링의 안내장이 도착했다. 서류봉투 크기의 봉투예 담겨 있었다. 내용을 살펴보니 
출품사 목록이 들어 있었다. 보존해 둘  가치가 있는 것이었다. 이때 내용물을 그  봉투에서 
꺼내 다른 서류봉투로 바꿔 넣을  필요는 없다. 왜냐하면 그 봉투는  고유의 특징을 지니고 
있기 때문에 번호를 기입한 후  그대호 책장에 진열해 두는 편이  더 효과적이기 때문이다. 
나중에 필요할 때 더 쉽게 찾을 수도 있고 처리하기도 훨씬 간단하며 봉투에 상대방의 주소
나 전화번호가 인쇄되어 있어 그것 자체가 일종의 정보가  되기 때문이다. 상대방이 제공한 
정보를 애써 휴지통에 버릴 필요는 없는 것이다. 그러나 때로는 B5 크기의 봉투가 도착하는 
경우가 있다. 이것은 서류봉투보다 크기가 작다. 이와 같은 경우는 규격이 다르기 때문에 서
류봉투 크기의 봉투와 같이 정리를 해두면 특별하게 분류해 두지 않는 이상 작아서 찾기에 
불편하다. 쉽게 발견할 수가 없다. 이런  크기의 서류는 봉투에 넣은 채 그대로  서류봉투에 
넣어둔다. 상대에 관한 정보가 기재되어 있는 봉투는 가능한 한 그대로 보존하도록 한다. 이
렇게 해두면 크기가 작은 서류도 서류봉투 크기의 서류로서 관리할수 있게 된다. 중요한 점
은 반드시 서류봉투가 아니라 그 정도 크기의 봉투를 사용하면 된다는 것이다. 봉투의 크기
를 통일하는 것이 중요하지만  -외형이 같은 봉투를 진열하는  것이 보기에도 좋기 때문에 
모든 봉투를 서류봉투로만 통일시킨다 는 것이 불필요한 일이라는 얘기다. 실무적인 차원에
서 -충분히 실용적이어야 한다 는 사실을 기억해 두어야 한다.
  
  33.봉투파일 검색법의 활용원칙4. 봉투파일 검색법을 실해하기 위해서는 초기 장애물을 낮
추는 것이 중요하다는 사실을 언급한 바 있다. 이  주의사항은 관리할자료를 봉투에 집어넣
는 분류작업에서 적용된다. 즉 -이 서류와 저 서류는 하나의  봉투에 정리하는 것이 좋겠다 
라고 생각하는 경우에는 확실하게 하나로 묶어서 정리하는 것이  바람직하다. 그러나 -하나
로 정리하는 쪽이 좋을까? 아니면 다른 방법이 좋을까? 라고 망설이게 되는 경우에는 너무 
깊게 생각하지 말고 각각 다른 봉투에 나누어 넣는 것이 좋다. 일단 -이것저것 세세하게 따
지지 않고 봉투에 넣는다 는 식으로 조금 적당히 관리해도 무방하다. 이렇게 해도 컴퓨터가 
확실한 검색을 해주기 때문이다. 그다음으로 중요한 점이 있다. 1년에 한 번은 재검토  해야 
한다 는 것이다. 가끔씩 자료를 찾을 때 속이 텅 빈 봉투가  나오는 경우가 있는가 하면 이
제 이것은 없애 버려도 되겠다 라를 봉투가 생기기도 하고 두 개를 하나로 묶어서 정리해야 
할 것들도 있다. 그러므로 매년 한 번씩을 재검토를 해야 한다. 단 재검토를 할 때 봉투 안
에 들어 있는 내용물을 하나하나 꺼내어 철저하게 확인할 필요는 없다. 그런 작업은 시간만 
낭비할 뿐이다. 연말에 대청소를 할 예정으로 정리txt를 인쇄해서 빨간 펜으로 표시만 해두
면 된다. 정리txt를 읽다보면 폐기해야 할 봉투인지 아닌지를 대강 알아볼 수 있게 된다. 만
일 쓸모가 없어졌다고 생각되는 경우에만  봉투안을 확인해 보도록 하자.  정말로 불필요한 
것이라면 그 봉투의 내용물을 폐기처분한다. 아니면 다른 봉투와 합친다. 그리고 나서  정리
txt의 해당번호의 자리에 결번이라고  기입해 둔다. 이 사라진  번호는 다음에 다른 봉투를 
관리할 때 사용하도록 한다. 
  
  34.봉투파일 검색법의 활용원칙5. 실제로 내용을 검색할 때 검색 문자열을 무엇으로  해야 
할지로 인해 망설이는 경우가 생긴다. 예를 들어 주택대출과 관련된 자료를 검색할 때 은행
으로 찾아야 할지 농협으로 찾아야 할지 갈등하는 경우이다. 이 책에 첨부된 검색 소프트웨
어인 WakFind에서는 간단하게 해결된다. 검색 문자열을 은행과 농협 두가지로 입력하면 검
색 단추가 두가지 용어가 들어가는 데이터를 모두 찾아주기 때문이다. 또한 팩스와 같이 찾
고자 하는 자료가 영문일 경우에는 대문자FAX나 소문자fax 어느쪽을 입력하더라도 상관없
다. 그림 4-4와 가이 복수 문자열이나 영문의 경우 대문자  소문자에 상관없이 어떤 문자를 
입력하더라도 완전검색 단추를 클릭하면 이러한 유사한  문자들을 동일시해서 찾아준다. 또
한 WakFind에서는 방금전에 찾았던 검색 문자열도 자동적으로 함께 보여준다. 검색을 즐겁
게 하기 위해서는 이와 같은 검색보조 기능이 필요하다.  기존의 문서작성 기능으로는 단순
한 검색밖에 할 수가 없는 것과는 대조적이다.
  
  요약정리 봉투파일 검색법 활용요령 1봉투파일 검색법의 활용요령 1)자료내용  작성시 키
워드를 입력한다. 2)키워드는 필요한 것만 선택적으로 기입한다. 3)봉투 위 자료내용은 가능
한 한 꾸미지 않는다는 원칙하에 쉽고 간단하게  연필로 기입한다. 4)컴퓨터를 켜지 않아도 
검색이 가능하도록 연상기억 번호를 이용한다. 예)유치원-67  경찰서-112 2봉투파일 검색법
의 활용원칙 1)일단 시작한다. 2)일의 시작 시점부터  동시에 처리한다. 3)봉투의 종류나 크
기에 구애받지 않는다. 4)1년에 한 번 재검토한다. 5)완전검색 기능을 이용한다.
  
    제5장 낱장의 서류관리
  35.서류두께에 따른 관리방법은? 앞장에서 설명한 봉투파일 검색법은 매우 저렴하고 실용
성이 우수한 정리방법이자만 실행할 때 몇가지 약점이 있다. 봉투파일 검색법에서는 하나의 
항목에 하나의 봉투를 할당한다. 여기에서는 A4크기의 서류뿐만아니라 카달로그나 사진 그
외에 어떤 것이라도 넣을수가 있어 관리하는데 매우 편리한  방법이다. 문제는 지나치게 두
꺼운 서류와 지나치게 얇은 서류를 관리해야 할 때이다. 더  좋은 방법은 없을까 라며 다양
한 연구를 해와다가 드디어 이러한 약점을 보완하는 다른  관리방법을 발견했다. 이제 봉투
파일로 관리하기에는 지나치게 분량이 많은 자료와 봉투파일로 관리하기에는 지나치게 분량
이 적은 자료 의 관리방법에 대해 알아보자. 두꺼운 서류는  서류봉투 크기로 된 끈이 부착
된 봉투를 사용하면  충분하다. 시중에는 끈으로 뚜껑을 닫을 수 있는 규격화된 서류봉투가 
판매되고 있다. 조금 크기가 달라도 그다지 걱정할 것은 없다. 대충 서류봉투 크기라면 관계
없다. 적당한 봉투를 발견할 수 없을 때는 서류봉투 두 개를 합친  후에 그 봉투 안에 집어 
넣어도 된다. 3cm정도의 두께라면 충분하다. 두께가 그 이상일 경우는 두 개의 봉투로 분류
하면된다. 아무리 두께가 두꺼워도 서류라면 충분히 넣을 수 있는 방법이 있다. 두께가 얇은 
서류일 때는 봉투가 지나치게 낭비된다는 문제가 발생한다. 두께가 얇은 서류가 서류봉투에 
들어가지 않는 경우는 없지만 한 장의 서류를 위해서 한 장의 봉투를 사용해야 한다면 봉투
를 기하급수적으로 늘어날 것이다. 물론 무엇이든 간단하게 봉투를  집어넣을 수 있다는 것
이 봉투파일 관리법이 지닌 장점이므로 A4용지 한 장의 서류라도 개의치 않고 봉투에 집어 
넣어 처리방법을 통일하는 것은 의미있는 일이다. 그러나 일반적인  상식선에서 볼 때 무턱
대고 많은 봉투를 사용하는 것은 그다지 효율적인 방법이 아니다. 그래서 낱장의 서류를 정
리할 때는 클리어파일을 이용하면 된다. 물론 이것이 반드시 필요하다기보다 있으면 편리한 
것이다. 
  
  36.낱장의 서류 관리방법은? 낱장의 서류를 정리할 때는 클리어파일을 이용하면 된다.  크
리어파일은 비닐제품의 투명한 포켓이 달린  노트형 파일이다. 투명하기 때문에  끼워 놓은 
자료를 직접 눈으로 확인할 수가 있다는게 장점이다. 이 클리어파일은 여러 가지 제품이 판
매되고 있다. 그중에서 A4크기로 80페이지 분량의 두께가 2cm정도 되는  포켓이 있는 제품
을 마련하면 유용할 것이다. 약2cm위 두께이지만  80여 개의 포켓이 있기 때문에 이것만으
로도 80여 개의 파일이 만들어진다. 80개의 봉투와 비교할 때  훨씬 많은 공간을 절약할 수
가 있다. 만일 80페이지 분량의 클리어파일이 없으면 비슷한  분랴의 파일을 사용해도 무방
하다. 여기에서 80페이지의 제품이 필요하다고  말하는 것은 단지 개인적인  경험에서 나온 
것에 불과하다. 두께가 너무 두꺼우면 효율적이지 않다. 자료를 최대한으로 넣었을 때  클리
어파일 자체가 크게 부풀어 올라 마치 지폐를 빽빽이 집어  넣은 지갑처럼 된다. 손으로 집
기도 불편하고 사용도 부담스러워진다. 너무 얇으면 파일의 수가  두세 개로 늘어나기 때문
에 관리하기가 불편해진다. 또 두께가 얇은 클리어파일은 부드러운  커버로 되어 있어 허리
부분이 약하고 책장에 반듯하게 세워지지  않는다. 그에 반해 두께가  두꺼운 클리어파일은 
표지가 두꺼운 책장에 반듯하게 세울  수 있다. 이런 점을 감안해  각자가 관리하는 자료의 
양에 따라서 적당한 두께의 클리어파일을 사용하면 된다.
  
  37.효과적인 클리어파일 관리방법1. 이미 이 클리어파일을 구입해서 이용하고 있는 사람들
은 많이 있을 것이다. 하지만 대부분이 별 원칙 없이  자료를 포켓에 마구 집어넣는 식으로 
사용하고 있다. 그렇게 되면 무엇이 어디에 있는지 잘 모르는 경우가 발생해 나중에 자료를 
찾을 때 쉽게 찾을 수가 없게 된다. 즉 정리를 위해 만든  -클리어파일에 무엇이 들어 있는
지를 모르겠다 라는 상태가 되거나 아예 클리어파일의 존재가치가 사라져 결국  클리어파일
을 장만한 의미가 없어진다. 이것은 클리어파일이  단순한 서류보관함의 역할만을 담당하고 
있을 뿐 제대로 관리되지 않았기 때문이다. 클리어파일에는 -무엇이든  집어넣는다 라는 일
반적인 보관의 효과와 함께 -자료를 관리한다 라는 개념도 필요하다. 이렇게 되어야 클리어
파일이 갖고 있는 기능을 충분히 활용할 수 있다. 자료관리 기능을 살리기 위해서는 봉투파
일 관리에서와 마찬가지로 일정한 원칙이 필요하다. 관련 자료를 넣고 연속번호를 기입해둠
으로써 쉽고 간단하면서도 체계적인 자료관리가 가능해진다.
  
  38.효과적인 클리어파일 관리방법2. 클리어파일의 기본적인  관리방법은 봉투파일과 같다. 
단지 봉투와 클리어파일 중에 어느 쪽에 넣을 것인가에 차이가 있을 뿐이다. 우선 클리어파
일 각 페이지의 상단에 검은 유성펜으로 연속번호를 기입한다. 이것은 봉투팔일의 번호와는 
별개로 기입한다. 이때 주의 해야 할 점은 1부터가 아니라  0부터 번호를 기입해 나가야 한
다는 것이다. 즉 0 1 2 ... 라는 숫자를 클리어파일  각 페이지의 상단에 기입한다. 0번의 클
리어파일은 나중에 설명하겠으나 특별한 용도로 사용된다. 따라서  자료는 1번 파일부터 차
례로 넣는다. 또한 연속번호는 0 1 2 3...이라고 표기하지만 실용적인 면에서는 알아보기  쉽
게 오른쪽 페이지 상단에 번호를 표기하는 것만으로도 충분하다. 왜냐하면 0 2 4 6...의 페이
지에 번호가 써 있기만 하면 3번이나 7번의 위치도 쉽게 파악할 수 있기 때문이다. 
  
  39.클리어파일 관리 데이터 작성은 어떻게 하나? 클리어파일  관리 데이터는 봉투파일 데
이터 작성과 마찬가지 방식으로 한다. 그 데이터의 구성은 형식 2와 같다. 봉투파일  검색법
과 차이점은 단 한 가지 뿐인데 그석은 -식별문자를  B로 한다 는 점이다. 나는 글을 쓴는 
사람으로서 교정기호를 잘 알아야 하기  때문에 교정기호표를 책에서 오려내었는데  그것은 
A4용지 세 장짜리 자료이다. 이런 자료는 결코 봉투에 집어넣을 만한 것이 못 되고 클리어
파일에 관리하는 것이 효율적이다. 검색하는 방법은 봉투파일과 같다. 교정이라는  문자열을 
찾으면 B0004 교정기로 열람표 라고 표시된다. 이것은 -그정보는 클리어파일의 4번페이지에 
들어 있다는 것을 알려준다. 만일  A0004... 라고 표시된다면 그것은 -봉투파일  4번에 들어 
있다 라는 것을 나타낸다. 이것이 바로 식별문자의 역할이다. 여기에서 A와 B라는 식별문자
를 구별하기 위해 모든 봉투파일이나 클리어파일에 기입할 필요는 없다. 봉투나 클리어파일
에 A1 A2 A3...나 B1 B2 B3... 라고 표기해도 괜찮지만 단순히 A는 봉투파일이고 B는 클리
어파일이라는 사실을 기억해 두기만 해도 된다. 
  
  40. 클리어파일 데이터 관리법1. 지금까지 두가지의  관리파일(봉투파일 클리어파일)을 소
개했다. 여기에서 주의할 점을 이 두 종류의 관리파일을  각각의 파일로 분류하지 않는다는 
것이다. 만일 두 개의 파일로 분류되어 있다면  검색할 때 이미 -A파일 안의00서류를 검색
한다 -B파일 안의XX서류를 검색한다 처럼 검색하고자 하는  서류가 어느 파일에 관리되어 
있는지를 평소에 기억해둬야 한다는 말이 된다. 그러다가 관리해야  할 파일의 종류가 10여
종으로 늘어나면 도대체 어느 파일에 들어 있는지조차 알 수  없는 경우가 생길 것이다. 이
것은 대단히 부담스러운 일이다. 이와같은 부담감을  떨쳐버리고 효율적을로 관리하기 위해
서는 두 종류의 관리파일을 하나로 통합하고  그 파일 안에 관리형 식별문자를  표기해두면 
된다. 이것이 바로 앞에서 설명했던 식별문자의 효용가치이다. 따라서 클리어파일의  관리를 
위한 데이터를 봉투파일 검색법에서 이용했던 정리txt라는 하나의 파일에 입력하도록 한다. 
A관리 데이터를 입력한 후에 B관리 데이터를 입력하면 된다.  이렇게 해두면 언제 어떤 자
료를 찾든지 정리TXT만을 검색하면 모두 해결된다. 예를  들어 중국에 갈 때 요리를 검색
하면 B0003 중국어 요리 라고 표시되는 정보를 얻을 수 있으므로 B파일 3번의 중국어 요리
용어라는 자료를 인쇄하면 된다. 이 자료를 중국에 가서 그 지방 특유의 요리를 맛볼 수 있
기 때문이다. 만일 클리어파일 관리를 해두지 않았더라면 이런  자료는 아마 여기저기 흩어
져 버리고 말았을 것이다. 필요할 때 즉각  이용하지 못하는 건 더 말할 나위도 없다.  다른 
자료나 관리 데이터들도 모두 정리txt라는 파일 하나에 입력한다. 이 파일만 검색하면 모든 
자료들의 보관장소를 한눈에 들여다 볼 수 있도록 하는 것이다. 실제의 보관장소는 몇 개로 
나뉘어져 있어도 찾을때는 정리txt파일만 찾으면 된다. 나아가 이와 같이 하나의 파일에 관
리해 둠으로써 -정리txt에 나타나지 않는 자료는 이 서재에도 없다 라는 것을 보증할 수 있
게 된다. 식별문자를 A에서Z까지 표기한다면 이것만으로도 26가지 종류의 데이터를 관리할 
수가 있다는 말이 된다. -그러면 정리txt의 정보량이 너무 많아지는 것이 아닐까?라고 걱정
하는 사람이 있을지도 모른다. 그러나 그것은 기우에 불과하다  평범한 사람 중에 총 500종
류 이상의 자료를 관리하는 사람은  거의 없을 것이다. 설사  500종류의 자료를 관리한다고 
해도 파일은 단지 500행에 불과하다. 파일 크기는 한 행당 줄 바꾸는 것까지 포함해서 평균
40자로 할 경우 500X40=2000 - 20K바이트 에 지나지 않는다. 이처럼 어느 모로  보나 하나
의 파일에 관리하는 편이 훨씬 효과적이라는 것을 알 수 있다. 물론 이것은 모든 일을 반드
시 이 하나의 파일로 일원화하라는 말은 아니다. 다만  지금까지 설명한 방식에서는 이것이 
가장 효과적이기에 추천하는 것뿐이다. 예를 들어 신문에 오려낸 자료를 관리하는 경우라면 
관리대상이 분명히 다르기 때문에 신문txt 라는 파일을 따로 만들어도 된다. 
  
  41.클리어파일 데이터 관리법2. 봉투파일 관리법에 대해서 설명할 때 봉투의 오른쪽  상단
에 사각형을 그린 후 그곳에 간단하게 자료내용을 기입하라고 이야기 했다. 이 간단한 기록
은 컴퓨터에 의존하지 않고도 몇 번 봉투에 어떤 정보가 들어 있는지를 대가 알려 주는  중
요한 단서가 되었다. 그렇다면 클리어파일 관리의 경우는 어떻게 해야 할까? 비닐의 오른쪽 
상단에 기입할 수도 없는 노릇이다. 그래서 0페이지를 만들어 두라고 한 것이다. 목차를  만
들 때는 정리txt의 안예서 B관리로 되어 있는 부분(식별문자가 B로 되어 있는 행)만을 떼어
내 다음 그것을 인쇄하면 된다. 이 방법이 불편하다면 정리txt를 모두 인쇄해서 B관리로 되
어 있는 부분만을 가위로 절취해도 좋다. 이것은 누구나 할 수 있는 간단한 일이다. 그 다음 
그 인쇄 자료를 클리어파일의 0페이지에 넣는다. 이것이 곧 클리어파일의 목차가 된다. 이렇
게 해두면 골라내 서류가 몇 페이지에 들어 있는지를 컴퓨터를 사용하지 않고도 한눈에 알 
수 있다. 또한 찾는 자료가 클리어파일에 있다는 사실까지도  기억하고 있는 경우에는 아예 
컴퓨터 검색 없이 목차만 보고도 자료를 찾을 수 있다. 클리어파일의 80페이지 분량은 자신
의 눈으로도 충분히 검색 가능한 양이기 때문이다.
  
  요약정리 효과적인 클리어파일 관리법 1낱장의 서류관리 방법  -A4크기의 노트형 클리어
파일을 이용한다. 2효과적인 클리어파일 관리방법 1)단순한 보관만이 아니라 자료관리 기능
을 할 수 있도록 한다. 2)클리어파일 각  페이지의 상단에 0부터 시작하는 연속번호를 검은 
유성펜으로 기입한다. 3클리어파일 관리 데이터 작성방법 -클리어파일의 식별문자 B와 네자
리 수의 연속번호 자료내용순으로 작성한다. 예)B0004교정  서류 : 교정 서류가 클리어파일
의 4페이지에 들어있다는 것을 알려준다. 4클리어파일 데이터 관리법 1)봉투파일과 같이 정
리txt 파일에서 통합 관리 한다. 2)봉투파일과 클리어파일은 식별문자로 구별한다.예)A0001-
봉투파일 B0001-클리어파일 3)0페이지는 클리어파일의 목차로 활용한다.
  
    제6장 부피가 있는 물건의 관리
  42.규격화가 어려운 물건은 어떻게 관리하나?  봉투파일 검색법에서는 A4 크기의 서류봉
투를 사용해 봉투에 넣을 수 있는 자료라면 어떤것이든 관리할 수 있다. 여기에서 주목해야 
할 점은 어떤 크기의 서류이건 A4 크기로  관리할 수 있다는 점이다. 편지봉투나 그림엽서 
B5의 서류 심지어 A3의 자료도 반으로 접어 넣으면 A4크기의 서류가 되고 만다. 서류정리
에 있어서 처리는 매우 중요하다.  A4 A5 B5 등 서류의  크기에 맞춰 여러 종류의 봉투를 
만든다면 관리하기가 몹시 복잡해지고 급기야 일관성을 잃게 될  수도 있다. 그렇다면 이때 
봉투 안에 들어갈 수 없는 것들 예를 들어 -컴퓨터 접속용으로 쓰다 남은 케이블은 어떻게 
관리할까? -작년에 받은 100여장의 연하장 묶음은 어떻게 보관할까? -낡은 수첩 묶음은 또 
어떻게 수납하면 좋을까? 라는 문제가 발생한다. -서류 형태의 자료가 아닌 부피가 있는 물
건은 규격화가 어렵다. 이처럼 서류형태가 아니라서 규격화가 어렵고  부피가 있는 크고 작
은 물건들을 관리하기 위해서는 봉투와 상자를 이용한 효율적인 방법이 필요하다. 
  
  43.서류관리와 물건관리의 차이점은?  서류관리와 물건관리의 대표적인  차이점은 부피의 
문제에 있다. 서류형태의 자료는 기본적으로 두께를 고려할 필요는 없다. 물론 서류를  많이 
포개면 두툼해지지만 그것은 두 개의 봉투에 나누어 집어 넣으면 되기 때문에 서류 하나하
나가  특별한 것이 아닌 이상 두께는 전혀 염두에 두지 않아도 좋다. 대부분의 서류는 비즈
니스를 위한 국제 규격인 A계와 주로 국내의 관공서에서 이용되고 있던 B계 등 두  가지의 
형태로 분리되어 있다. 구체적으로는 A4와 B5의 크기가 표준 서류로 인식되어 있다. 따라서 
그 중에서 크기가 큰 쪽인 A4크기의  봉투를 기준으로 해두면 B5의 자료도 아무  불편없이 
수납할 수 있게 되고  어떤한 서류든지 마음대로 접어  A4크기로 통일하는 것이 가능하다. 
그런데 부피가 있는 물건을 이렇게 할 수 없다. 부피가  있는 물건을 관리할 때는 기본적으
로 가로 세로 두께 등 모든 방향을 고려해야 한다.  이 물건들은 일반적으로 서류처럼 얄팍
한 물건도 아닌데다가 이것들은 강도가 있기 때문에 -너무 부피가 크니까 알맞게 접어보자 
라는 처리방법은 적당하지 않다. 이것이 부피가 있는 물건관리의 애로사항이다. 적당한 봉투
를 준비해도 세 면 중에서 어느 한 쪽이라도 돌출한 부분이 있다면 이미 그것은 규격이외의 
물건이 되어 관리할 수 없게 된다. 게다가 부피가 있는  물건은 전혀 표준화되어 있지 않아
크기가 제각각이다. 그러므로 가로 세로 두께 모든 방향을 고려해서  -이 정도면 거의 대부
분의 물건들을 넣을 수 있다 는 크기의 상자를 만들려면  상자는 엄청나게 커지고 만다. 이
런 상자를 100여개 정도만 진열한다고 상상해보라. 아마  집이건 사무실이건 온통 상자드로 
점령당하고 말 것이다. 이건 손쉬운 관리방법이 아니다.
  
  44.부피가 있는 물건의 관리도구는 어떠 해야 하나? 두께와 폭이  제각기 다른 물건을 서
류처럼 서류봉투에 넣을 수는없다. 따라서 어떤 상자를 이용하는  것이 좋을까를 생각해 보
지만 적당한 상자를 찾기가 쉽지 않다. 어느 날 컴퓨터  소프트웨어 회사에 근무하는 한 친
구가 소프트웨어를 포장하는 데 사용하는 상자라도 줄까?  라고 제안했다. 컴퓨터응용 소프
트웨어 제품을 구입하면 함께  따라오는 포장용 상자로 폭이  약8cm정도였다. 그친구는 또 
필요하면 2.30개 정도 더 보내줄 수도 있다 고 했다. 그 정도의 크기라면 연하장이나 케이블 
등을 넣을 수 있을 것 같았다. 그러나  또 다른 중요한 문제가  발생했다. 공간 활용면에서 
효율성이 떨어진다는 점이었다. 먼저 상자에 넣을 물건이 일정한  형태를 갖고 있지 않으므
로 상자의 내부공간을 잘 활용하기가 힘들었다. 연하장 등응  부피가 늘어나면 그것으로 끝
이었다. AC어댑터가 달린 전원 케이블도 하나  정도만 넣으면 더 이상 사용이  불가능했다. 
상자 안에는 한 종류의 물건밖에 넣을 수 없기 때문에 빈 공간이  많았지만 폭이 8cm가 넘
는 물건은 아예 들어가지도 못했다. 결국 융통성이 없고 효과적이지 않다는 결론이  나왔다. 
따라서 관리도구는 상자의 내부공간을 충분히 활용할 수 있어야 한다. 두 번째로 장소를 많
이 차지하는 것 역시 큰 결점이었다. 폭이 8cm이므로 90cm의 폭을 가진 책장의 한 단에 11
개밖에 들어가지 않았다. 오래 된 수첩 낡은 연하장 사용하지  않은 전원케이블  끈으로 묶
은 슬라이드 사진다발 등 이런 물건들은 11개만 넣어도 책자의 한 단이 꽉 찼다. 다섯 단을 
모두 사용해도 55개의 상자밖에 배치할  수가 없었다. 너무 효율성이 떨어지는  방법이었다. 
아무리 깨끗하게 관리되는 방법이라고 해도 장소를 많이 차지하는 방법이 좋지 않은 관리방
식이다. 따라서 관리도구는 지나치게 많은 공간을 차지해서는 안 된다. 세 번째로는 그 포장
용 상자가 특수한 제품이라는  것이 마음에 걸렸다. 이것은  매우 중요한 문제이다. 친구가 
2.30개정도라면 보내주겠어 라고 이미 확실하게 제안한 상태였지만  지속적일 수는 없는 것
이다. 따라서 관리도구는 공급이 한정된도구를 사용해서는 안 된다. 표준이 아닌 도구를  사
용해서는 안 된다. 덧붙이자면 마치 미래형 사무실과 같이 지나치게 깪끗한 것도  문제였다. 
실제로 우리가 생활하는 공간의 분위기에는 어울리지 않게 지나치게 깨끗한 분위기는  내가 
항상 경계해 왔던 점이다. 
  
  45.부피가 작은 물건의 관리방법? 부피가 있는 제각각의 물건을 특이 정해진 상자에 넣으
려고 하면 문제가 생긴다. 그러면 어떤 방법으로 관리할 수 있을까? 일정한 규격을 갖춘 상
자에 물거을 넣으면 불필요한 낭비를 유발하므로 종이나 봉투라는 유연성이 있는 것 에 집
어넣는 것이 가장 효율적인 방법일 것이다. 이른바 일정하지 않은 물건은 유연성이 있는 보
관함에 라는 뜻으로 이것은 이론적으로도 충분히 성립되는 말이다.  그러나 또 다른 문제가 
있다. 부피가 있는 물건을 그대로 봉투에 넣을 수는 없다는 것이다. 어차피 규격화는 불가능
한 것이므로 서류봉투를 준비해도 소용없다. 그러다면?  -봉투로 포장하면 된다. 물론 종이
로 포장해도 아무 문제는 없다.  백화점에서 이용하는 포장지나 신문지를  이용해도 좋지만 
봉투를 이용하는 것이 훨씬 편한 방법이다. 그리고 동일한 모양의 봉투로 포장하면 마치 자
르기전의 김밥처럼 둥근 형태가 되므로 크기도 일정해 깨끗하게  수납할수도 있다. 단지 다
른 점이 있다면 그건 두께의 문제다. 그럼 실제로 이것의 관리는 어떻게 해야 하는가? 그에
관한 대답은 간단하다. -골판지 상자에 넣어면  된다. 직감적으로 충분히 가능한 일 이라는 
생각이 들었다. 왜냐하면 봉투는 값이 싸고 골판지 상자도 값이 싸며 관리가 간단하고 꺼내
기도 쉬우면서 미래형 사무실의 분위기가 아니기 때문이다. 이것은 빠르고 저렴하며 편리하
다 라는 기본정신과 일치한다. 그럼 이제부터 이 방법을  활용하면서 보다 수준높은 관리방
법에 대해 생각해 보자.
  
  46.봉투관리는 어떻게 하나? 먼저 정리하고 싶은 것 예를 들어 낡은 수첩을 봉투로 싼다. 
봉투는 어느것이라도 상관없다. 가능한 한 값이 싸고 쉽게 구할 수 있는 것을 사용한다.  기
본적으로는 여기에서도 서류봉투가 가장 적당하다. 정기구독하고  있는 잡지의 봉투를 이용
해도 좋다. 이 방법은 페기물을 이용하는 것이므로 전혀 비용이 들지 않는다. 크게 두  단계
로 나누어 정리하는 방법을 살펴보자. 1단계  봉투에 낡은 수첩다발을 집어 넣는다.  수첩을 
넣은 후 생긴 봉투의 빈 공간은 돌돌 말아 감는다. 그런 다음 양쪽 끝부분을 투명 테이프로 
고정시킨다. 하지만 투명 테이프를 무턱대고 많이 사용해서는 안 된다. 언젠가 다시 풀러 사
용할 수 있을지도 모르기 때문이다. 이때는 고무밴드를 이용해도 관계없다. 종이를 전부  다 
감은 후에 사인펜으로 1낡은 수첩 이라고 표기해둔다. 번호는 관리를 위한 것이므로 단지 1
이라고 해도 괜찮지만 나중에 찾을 때 번호가 눈에 잘 들어오도록 1이라 고 숫자에  동그라
미를 표기해두는 것이 좋다 2단계 포장된 봉투를 골판지  상자에 넣는다. 상자는 가능한 한 
규모가 작은 것이 좋다. 지나치게 규모가 큰 것은 장소를 맣이 차지해서 곤란하다. 또한  다
시 찾을 때나 아래 쪽에 놓여 있는 물건을 꺼낼 때도 힘들다.  경우에 따라 상자를 전부 열
어 보지 않으면 찾고자 하는 번호의 봉투가 눈에 쉽게 띄지 않을  수도 있다. 때문에 몇 개
의 상자에 분류해서 넣은 다음 나중에 다시 열어 쉽게 찾을 수 있는 적당한 크기의  상자를 
선택해야 한다. 이삿짐센터에서 사용하는 골판지 상자 중에서 가장  규모가 작은 것을 사용
하면 편리하다. 테이프를 떼어 낸 자국이 다소 흠이긴 하지만  비용을 줄일 수 있다면 측면
에서 아주 적절하다. 그것의 칫수는 가로(310mm)X세로(410mm)X높이(280mm)로 되어 있다. 
사과 상자와 비슷한 크기의 상자이다. 이와 같은 상자가 두  개 정도 있다면 당분간은 충분
하다. 이 골판지 상자에 종이봉투를 하나하나  집어 넣는다. 그리고 123이라는 번호를  쉽게 
알아볼수 있도록 순서대로 가지런히 배치한다. 상자 안쪽  가로 길이는 약300mm이다. 서류
봉투의 폭은 220mm-240mm이므로 보기 좋게 나열해 둘 수가 있다. 즉 부피가 있는 물건이
라고 하더라도 그 상자의 치수에 맞춰 규격화하면 관리하기가  쉬워진다. 특별하게 작은 상
자가 아니라면 동일한 치수의 봉투에 넣은 다음 일정하게 포장해서 관리하는 쪽이 검색하기
도 편리하다. 
  
  47.봉투포장관리 데이터 작성은 어떻게  하나? 봉투포장 관리 데이터의  작성도 봉투파일 
클리어파일 데이터 작성과 마찬가지 방식으로 한다.  봉투포장 관리가 끝나면 내용일람표를 
책상위에 놓고 컴퓨터로 관리 데이터 파일을 작성하는 것이다. 그 데이터의 구성은 형식3과
같다. 단지 한 가지 점이 다를  뿐인데 그것은 -식별문자를 C로 한다는  것이다. 예를 들어 
통장을 검색하도록 지시하면 화면에는 다음과 같이 표시된다. C0008 사용정지된  통장 그것
의 의미는 다음과 같다 -골판지 상자에 들어있는 8번 봉투이다. 봉투포장 관리 데이터를 실
례로 나타내면 목록 6-1과 같다 검색하는 방법은 동일하다.
  48.봉투포장 데이터 관리법은? 봉투포장 관리 데이터도 이제까지 설명했던 봉투파일 관리 
클리어파일 관리와 마찬가지로 하나의 파일로 통합한다. 즉  정리txt안에 모두 입력한다. 지
금까지 설명했던 방법들을 실행시키면 정리txt의 내용은 목록 6-2와 같이 될 것이다. 즉 봉
투파일 관리 데이터는 A0001 A0002 ...라는 식으로 클리어파일 관리 데이터는B0001 B0002... 
로 그리고 봉투포장 관리 데이터는 C0001 C0002 ...로 1개의 파일에  정리되는 것이다. 그렇
게 되면 검색에 일관성이 유지된다. 이제까지 식별문자에 대해서는 간단하게 ABC라고 설명
해 왔지만 이것은 고정된 기호는 아니다. 독자 스스로가 원하는 문자를 선택해도  무방하다. 
예를 들어 A봉투파일 C클리어파일(clear인 관계로) M봉투파일 라고 해도 관계없다. 알파벳 
26가지 문자 중에서 용도에 어울리는 것을 선택하면 된다. 나는 막연히 A봉투파일 B클리어
파일 Z봉투포장 관리 라고 표기해서 사용한다. 봉투포장 관리를 Z로 표기한  이유는 이것이 
내가 하는 관리의 마지막 방법이라는 생각이  들어 알파벳의 맨마지막 문자를 택한  것뿐이
다.
  
  49.부피가 큰 물건의 관리방법은? 봉투포장 관리법을 이용하면  부피가 있는 대부분의 물
건들을 관리할 수 있게 된다.  종이봉투로 돌돌 말아 포장해서 가지런히  진열해 두면 되기 
때문이다. 그런데 이 봉투관리법으로도  관리가 불가능한 것이  있다. -물건의 크기가 커서 
종이 봉투로 돌돌 말아 포장할 수 없는 경우이다. 예를 들면 영어회화 교재세트 졸업증서를 
넣어둔 긴 통 사용할 수 없게 된 핸드백 학창 시절에 수상했던 우승컵 언제까지 방 안에 장
식해 둘 수만은 없는 토산품 등등... 옛날에 구입했거나  받은 것들이지만 지금은 별로 사용
하지 않는 것들로서 어떻게 보면 쓰레기통에 버리면 그만인 물건이긴 하지만 여러 가지 사
연이 담겨 있어 쉽게 내다버릴 수도 없는 물건들이 포함된다.  이런 것들은 -특별한 이유가 
없는 이상 당분간은 필요하지 않은 물건으로 다시 꺼내볼 확률이 낮은 것들이다. 이렇듯 자
주 꺼내볼 필요가 없는 물건을 종이봉투로  포장해서 서재에 올려 놓는다는 것은  불필요한 
일임에 틀림없다. 그러면 이처럼 -부피가  크고 자주 꺼내보지 않는 물건은  어떻게 정리할
까? 상자 관리법을 이용하면 된다. 이와 같은 물건의 관리조건은 단 한 가지이다. 다음과 같
은 사항만 잘 지키면 문제될 것이 없다. 유일한 관리조건-특정한 장소에 넣어 정리한다. 이
러한 조건이 충족된다면 보관장소는 어디라도 상관없다. 천장안쪽이나 친구의 집 울창한 초
목 아래 등 그 어떤 곳에 놓아 두어도 된다. 그곳이 자동차로 10여분정도 걸리는 곳이라 할
지라도 전혀 문제되지 않는다. 아무튼 겨우 1년에 한  번 정도나 필요할지도 모르는 물건이
므로 꺼내는 데 다소 시간이 걸리더라도 상관없다. -그곳에 반드시  있다 라는 확신만 있으
면 된다. 
  
  50.효과적인 상자 관리법은? 부피가 큰 물건을 관리하는 가장 효과적인 방법인 상자 관리
법은 문자 그대로 -상자 안에 넣어 두고 싶은 물건을 보관하는 관리방법이다. 상자 안에 보
관할 물건에다가 번호를 표기해 둘 필요는 없다. 어쨌든 전혀  포장하지 않은 채 있는 그대
로 집어 넣는다. 포장하지 않은 채로 넣어두었기 때문에 나중에  열었을 때 그 속에 무엇이 
들어 있는 지를 쉽게 알 수 있다. 다만 이렇게 관리되는 물건을  찾을 때 다음과 같은 사항
이 반드시 지켜지도록 해야 한다. 1그물건은 확실히 상자 안에 보관되어 있다. 2그물건이 들
어있는 상자의 번호는 00번이다. 이 경우 번호가 상자 바깥쪽에만 표기되어 있기 때문에 그 
내부를 직접 눈으로 확인할 수는 없지만 -00번의 상자에 반드시  들어 있다. 그러니까 한번 
찾아보자라는 확신이 있는 상태이므로 확실하지도  않으면서 무턱대고 찾는 경우와는  전혀 
다르다. 따라서 그다지 힘들지 않게 검색할 수 있고 시간은 조금 걸리더라도 확실하게 찾을 
수가 있다. 이와 같은 관리를 위해서도 컴퓨터를 이용해 데이터 관리를 해야한다. 또한 그와
동시에 상자에도 일정한 표시가 필요하다. 간단한  정리단계는 다음과 같다. 1단계 일단  큰 
골판지 상자를 준비한다. 컴퓨터가 들어  있던 상자라도 상관없다. 용량이 부족하면  상자를 
몇 개더 준비한다. 크기가 달라도 무방하다. 2단계 상자에  번호를 기입한다. 굵은 매직펜을 
사용해 크게 상자1 상자2 상자3...이라고 표기한다. 상자의 정면 윗면 측면 세곳에  모두써둔
다. 이것은 상자를 많이 쌓아 올린 경우라도 자신이 찾고자 하는 상자를 쉽게 알아볼 수 있
도록 하기 위함이다. 3단계 상자에 물건을 집어 넣고 내용물을 관리데이터에 입력한다.  4단
계 적당한 장소에 넣어두면 된다.
  
  51.상자 관리 데이터 작성은 어떻게 하나? 상자가 준비되면 그  안에 물건을 하나씩 넣는 
것과 동시에 관리 데이터를 입력해간다. 데이터 형식은  다음과 같다. 상자번호:물건목록 상
자번호를 입력할 때는 상자1 상자2 상자3과 같이 한다. 상자1의  안에 조금 전 열거했던 물
건을 입력하면 관리데이터는 다음과 같다. 상자1 영어회화  교재세트 졸업증서 핸드백 우승
컵 가능한 한 구체적인 이름을 입력하는 것이 나중에 검색하는  데 도움을 준다. 이 데이터
도 또한 정리txt의 안에 입력해 봉투파일과 클리어파일 봉투포장 관리데이터와 함께 일괄적
으로 관리한다. 이와같이 입력된 데이터중에서 졸업증서를 검색하면 상자1 영어회화 교재세
트 졸업증서 핸드백 우승컵 으로 표시되어 그것이 상자1에  들어 있음을 곧바로 알게 된다. 
이때 몇가지 주의할 점이 있다. 지금까지 설명했던 모든  관리방법에서는 기본적으로 한 행
에 한 건씩만 입력했다. 그러나 상자  관리법은 한나의 행안에 몇 개의 물품명을  입력한다. 
상자가 가득찰 때까지 물건들을 넣으면서 계속 입력하는 것이다.  그렇기 때문에 상자에 넣
은 물건의 목록을 한 개의 행에 전부 입력하지 못할  때가 있다. 그러한 경우에는 무리하지
말고 두 개의 행에 나누어서 입려해야 좋다. 두 개의 행으로 분류할  경우 각 행의 맨 앞에 
는 상자1이라고 표기해야 한다. 예를 들면 다음과 같다. 상자1 영어회화 교재세트  졸업증서 
핸드백 우승컵 상자1 낡은 편지 낡은 엽서 방명록 상자2...  또 하나의 주의해야 할 점이 있
다. 어떤 상자에 빈 공간이 있는지를 표시해 두어야 한다. 오랜기간 상자 관리법을 운용하다 
보면 최근의 상자보다 예전에 정리했던 상자에 물건의 출납으로 인한 빈 공간이 생기는 경
우가 많다. 또한 모든 상자가 가득 채워져 있어 새로운 상자를 마련해야 될 경우도  생긴다. 
그런데 어디에 빈 공간이 있는지를 모르면 막상 물건을 넣으려고 할 때 대단히 불편해진다. 
일단 상자를 놓아둔 장소가 컴퓨터가 놓여 있는 장소에서 먼 위치에 있어 그 불편한 장소까
지 가야 하고  몇 개나 되는 상자를 직접 열어 보아야 한다.  이런 불편한 과정들을 거쳐야
만 어떤 상자가 비어있는지를 알게 된다면 그건 대단히  한심스런 이야기이다. 상자를 직접 
열어 보지 않고도 상자의 빈 공간 여부를  쉽게 알아볼수 있도록 장치해 두면 매우 편리한 
것 이다. 이것은 어려운 일이 아니다. 관리데이터에 기입해 두면 되는 것이다. 예를 들면 상
자1에 아직 여유가 있는 경우라면 상자1 영어회화 교재세트 졸업증서 핸드백 상자1 낡은 편
지 낡은 엽서 방명록(빈 공간 있음)라고 표기해 둔다. 이렇게만 해두어도 일일이 상자를 열
어보지 않고도 모든 상자 속을 다 들여다 볼 수 있다. 대단히 편리한 일이다. 
  
  요약정리 부피가 있는 물건 관리법 1부피가 있는 물건 관리의 문제점 1)두께와 폭이 제각
기 달라서 규격화된 도구에 넣을 수 없다. 2)물건 크기에 비례해 상자를 마련하면 상자크기
가 너무 커져 놓아둘 장소가 마땅치 않다. 2부피가 있는 물건 관리도구의 요건 1)상자의 내
부공간을 충분히 활용할 수 있어야 하낟. 2)지나치게 많은  공간을 차지해서는 안된다. 3)공
급이 한정된 도구를 사용해서는 안 된다. 4)표준이 아닌 도구를 사용해서는  안 된다. 3부피
가 작은 물건의 관리 1)부피가 작은 물건의 종류 -오래된 수첩 낡은 연하장  사용하지 않는 
전원 케이블 끈으로 묶은 슬라이드 사진다발  등등... 2)서류봉투로 포장해서 골판지 상자에 
넣어 관리한다. 3)봉투포장 관리법의 장점 1봉투와 골판지 상자의 가격이  싸다. 2일정한 도
구를 이용해 규격화하면 관리가 간단하다. 3상자 안에 번호 순서대로 배치해서 물건을 꺼내
기 쉽다. 4봉투포장 관리 데이터  작성방법 -봉투파일 관리법 클리어파일  관리법과 동일하
다. 다만 식별문자를 C로 한다는 점이다. 예)C0001낡은 수첩  낡은 수첩이 봉투포장 파일의 
1번에 들어 있다는 것을 알려준다. 5손쉬운 검색을 위한 봉투포장 관리법 1봉투파일 클리어
파일과 통합해 정리txt안에 관리한다. 2식별문자는 각자의 기호에  따라 자유롭게 정리한다. 
3부피가 큰 물건의 관리 1)부피가 큰  물건의 종류 -영어회화 교재세트 졸업증서를  넣어둔 
긴 통 사용하지 않게 된 핸드백 학창시절 수상했던 우승컵 등등... 2)상자에 넣어 특정한 장
소에 관리한다. 3)상자관리법의 장점 1상자에 넣어 집  안이 아닌 다른 곳에 보관이 가능하
므로 공간의 제약이 없다. 2컴퓨터로 검색하면 어디에 있는지가 한 눈에 파악되므로 상자를 
일일이 열어볼 필요가 없다. 4)상자관리 데이터 작성방법  -상자관리 데이터의 형식은 상자
번호+물건목록으로한다.
  
    제7장 신문 스크랩의 관리
  52.신문 스크랩을 하기 전에 고려해야  할 점은? 신문 스크랩북의  제작은 누구나 한번쯤 
계획하고 실천에 옮겨 보는 작업이다. 그러나 스크랩북의 제작은  철저하게 검토한 후에 실
시 해야 한다. 괜히 쉽게 생각하고 시작했다가는 스크랩 병  이라는 무서운 병에 걸리 수도 
있다. 이 증상에서 벗어나는 것은 쉬운 일이 아니다. 스크랩 병에 감염된 사람은 매일  하루
도 빠짐없이 신문기사를 오려내고 편집하면 정리한다. 그러다 일주일분 정도의 기사가 모이
면 일요일에는 하루종일 방 안에 앉아 불류작업을 한다. 그리고  작업을 하면서 -혹시 내가 
쓸데없는 짓을 하고 있는 건 아닐까 라고 생각하기도 한다. 그러나 그렇게 생가하는 순간에 
갑작스런 공포감에 휩싸이기도 한다. 즉 -벌써 5년이나 해온  작업인데 이제와서 그만 둘수
는 없지 않은가 라는 생각이다. 이 작업이 언제까지 계속될지는 아무도 모른다. 결로부터 말
하면 무턱대고 스크랩북을 제작해서는 안  된다. 사실 스크랩북을 제작해서  성공한 사람은 
극히 소수이다. 그 이유는 스크랩북 제작이 성공적이기 위한  조건식이 성립되기 힘들기 때
문이다. 즉 스크랩북에서 얻어지는 이익은 그것을 정리하는 데 드는 비용에 휠씬 못 미치는 
결과는 낳는다.  여기에서 말하는 비용이란 정리를 하는 데 드는 시간을 의미한다. 이에 반
하여 이익은 두 가지밖에 없다. -실제 업무나 취미 등에 활용하나.ㄷ -스크랩북이 나열되어 
있는 것을 보고 정신적 만족감을 느낀다. 물론 이렇한  평가는 외형적인 것이어서 실제적인 
가치는 측정하기 어렵다. 정신적인 만족감의 결과는 감히 상상하기 어려울 수도 있다.  그러
나 소수 몇 사람을 제외하면 일반적으로  -스크랩북의 실제적인 이용도가 스크랩북 제작의 
성공여부를 따지는 기준이 된다. 그리고 실제로 이 이용 빈도는 상당히 낮다. 그런데도 많은 
사람들은 비용을 평가절하하고 있다. 요컨대  신문 스크랩을 하기 전에  우선적으로 이것이 
내게 얼마나 필요한지 실제적인 이용빈도는 어느 정도인지 스크랩북 제작에서 얻는  이익이 
제작에 드는 비용보다 더 큰지 에 대해 꼼꼼하게 고려해야 한다. 
  
  53.스크랩북 제작시 주의할 점은? 신문 스크랩은 될 수 있는 한 안 하는 것이 상책이지만 
그래도 나는 스크랩북을 만들고 싶다라는 사람들을 위해서 스크랩북을 제작할 때  주의해야 
할 몇 가지를 고려해 보자. 제일 중요한 것은 스크랩북의 양을 줄인다이다. 나는 현재  컴퓨
터 업계의 동태에 관한 기사를 스크랩하고  있다. 00신문이나 00경제신문 전자00신문그리고 
주간지 등이 스크랩의 대상이다. 이때 일정한 방침을 세우지  않고 기사를 수집하다 보면나
중에는 수습이 불가능할 정도로 늘어나고 만다. 양을 줄이기  위해서 상당히 주의를 했음에
도 불구하고 1년분의 양이 5cm의 바인더 파일로  세권이나 되었다. 나는 이것을 책장에 97
년도 스크랩1 97년도 스크랩2 97년 스크랩3 98년도 스크랩1 98년도 스크랩2 98년도 스크랩
3... 이라는 식으로 정리했다. 만일 총체적으로 양을 조절하지 않았다면 아마도 파일의  양은 
두배로 증가했을 지도 모른다. 그럼 어떠한 방법으로 양을 줄여야  할까? 먼저 다음과 같은 
원칙을 세우는 것이 필요하다. 중요하지 않은 기사는 버린다. 이것은 몇 번이나 반복해서 말
해도 결코 지나치지 않은 원칙이다. 스크랩을 하는 대부분의 사람들은 나도 그렇게 하고 있
다 고 주장 할 것이다. 그러나 많은 사람들은 여전히 불필요한 기사들을 모으고 있따.  자신
이 만든 스크랩북 중에서 몇 페이지 정도가 재이용되고 있는가를 곰곰히 생각해 볼 필요가 
있다. 아마도 그 비율은 극도로  낮을 것이다. 이론적으로 말하면  이렇다. 한번도 찹조하지 
않았던 스크랩북의 페이지는 그 기사를 스크랩한 것 자체가 실수이다. 물론 좀더 시간이 흐
른 뒤에는 필요하게 될지도 모른다 라는 주장이 있을 수도  있다. 또한 아직 한번도 찹조했
던 적은 없어도 사용가능성은 남아 있다. 그때를 위해 보험에 들어 두는 것이다. 라며  스스
로 위로하는 사람도 있을 것이다. 그렇지만 -참조하지 않는 스크랩북은 잘못된 스크랩이　. 
이 원칙은 반드시 확인해 둘 필요가 있다. 이 기사가  필요할까 라고 고민하게 만드는 기사
는 미련을 갖지 말고 과감하게 버려야 한다. 감각적인 판단기준을 말하면 다음과 같다. 이것
은 필요없다-당연히 버린다 필요할지도 모른다-과감하게 버린다 이것은 중요하다-수집한다 
과감하게 버린다 라는 항목을 얼마나 잘 지킬수 있느냐가 성공과 실패의 갈림길이 된다. 수
상하다고 해서 처벌할 수 없다는 법의 정신과 마찬가지로 의구심이 들면 수집하지 말자 는 
것이 스크랩의 정신이다. 이 외에도 한가지 더 중요한 원칙이 있다. 중복기사는  버린다라는 
것이다. 예를 들면 커다란 의혹 사건이나 연쇄살인 사건이 발생했을 경우 각 신문의 미묘한 
보도 내용까지 구분하면서 수집하는 사람이 있다. 이렇게 하면 스크랩북은 부지기수로 늘어
날 수밖에 없다. 우리는 어느 한  사건을 연구하기 위해서 스크랩북을 만드는 것이  아니다. 
느긋한 마음으로 스크랩을 하는 자세가 필요하다. 동일한 기사를  몇 개의 신문에서 중복수
집하는 것은 바람직한 태도가 아니다. 0월0일에 이런사건이 발생했다  라는 것만 기록해 두
면 된다. 그러므로 같은 사건을 다룬  기사는 -가장 정확하고 요약이 잘  된 기사 하나만을 
수집한다 라는 방침을 세워야 한다. 예를 들면  삼성전자uADSL 반도체칩 국내 첫 개발 이
라는 기사는 한 가지만 있으면 충분하다. 동일한 업종을 다룬 기사도 마찬가지이다.  신제품 
발표 기사 등은 제조회사의 신제품 발표 기자회견이나 뉴스 발표를 소재로 기사화한 것이면 
충분하다. 정보원이 같기 때문에 신문마다 기사내용이 비슷할 수밖에 없다. 그런 기사를  여
러개 수집하는 것은 귀중한 시간만 낭비하는 셈이다.
  
  54.일반적인 스크랩 방식의 문제점은? 일반적인 스크랩 방식에는 많은 문제점이 있다.  첫
째 스크랩북의 수납 분량이 많지 않다는 점이다. 현재 시중에서 많은 종류의 스크랩북이 판
매되고 있다. 그러나 그것들은 대개 두께는 두꺼워도 수납이  가능한 페이지는 얼마되지 않
는다. 그래서 책장에 효과적으로 진열하가가 불가능하다. 책장에 일렬로 죽 진열된 스크랩북
의 양에 비해 수납한 기사의  양은 많지 않기 때문이다. 스크랩북의  두께에 비례할 정도로 
많은 양의 기사를 넣을 수 있는 스크랩북은 좀처럼  찾아보기가 힘들다. 아무래도 스크랩북
을 제조하는 회사들은 스크랩을 하는 사람들이 작심삼일로 끝내고 말것이라는 사실을  미리 
짐작하고 있는 것은 아닌지 모르겠다. 둘째 도중에 분류방법을  바꾸기 어렵기 때문에 시작
할 때 완벽하게 해두어야 한다는 문제이다. 분류 계획은  기본적으로 스크랩을 시작할 때부
터 명확히 해두어야한다. 스크랩을 하면서 적당히 새로운 분류항목을 추가하는 것은 그래도 
괜찮지만 도중에 분류 방법을 바꾸는 것이 대단히 어려운 일이다.  이 점도 작업 초기에 발
생하는 장애물이다. 예를 들어 처음에 정치  경제 사회 가정 으로 항목을 분류했다고  하자. 
그러면 곧바로 벽에 부딪치고 만다. 그때 가서 별 도리 없이 분류항목을 늘리든지 아니면 1
차적으로 크게 몇 개의 항목으로 분류한 후에 중간에 다시 한번 분류하는 방식을 생각해 내
야 할 것이다. 그리고 작업 중간에 중요한 사안에 대해서는 좀더 세분화가 필요하게 될지도 
모른다. 그러다 갑자기 경계정보라도 생기게 되면 어느항목에 넣어야 하는지를 놓고 고민해
야하는 경우도 발생한다. 사안에 따라서는 복사해서 양쪽 항목에 포함시켜야 할 때도  있다. 
또한 이미 만든 분류법 자체에 한계를 느끼게 되는 경우도  생길 것이다. 셋쩨 한번 고정된 
스크랩북은 재분류가 불가능하다는 점이다.  시중에서 판매되고 있는  대부분의 스크랩북은 
페이지가 고정되어 있다. 시스템 수첩처럼 파일을  바꿔 넣을 수 있는 교환 방식이  아니다. 
그렇기 때문에 일단 풀로 붙인 페이지를 다른 곳으로 옮길  수가 없다. 넷째 오려낸 신문기
사는 누렇게 변하거나 두께가 늘어나는 문제이다. 신문은 시간이  지남에 따라 종이가 누렇
게 변한다. 이것은 대단히 난처한 일이다. 내용을 읽을 수 없을 정도로 색상이 누렇게  변하
지는 않지만 그다지 기분 좋은  현상이 아닌 것만은 분명하다. 또한  두꺼운 종이에 붙이게 
되므로 스크랩북의 두께가 늘어나는 문제점도 발생한다.  신문지는 일반적인 백색종이에 비
해 바인더파일에 정리해도 그 두께가 두껍다. 이것은 공간을 많이 차지하는 요인이 된다. 
  
  55.신문 스크랩 과정1. 신문스크랩을 할 때 가장 먼저 해야 할 일은 신문기사의 수집이다. 
신문기사 수집시 주의해야 할 점은 가능한 한 스크랩 할 기사의 양을 줄인다는 원칙을 지키
는 것이다. 중요하지 않은 기사는 버린다. 중복기사는 버린다. 단순한 사건의 보도기사는 가
장 정확한 기사 하나만을 수집한다. 사건을 해설하고 있는 기사 중에는 스크랩을 할 가치가 
있는 기사가 여러개 있을 수도 있는데 이때도 역시 꼭 필요한 것들만 수집한다. 무엇보다도 
먼저 기본원칙을 세우고 유연하게 대처하는 것이 스크랩북을 만드는데 중요한 요소일  것이
다. 
  
  56.신문 스크랩 과정2. 일반적인 스크랩북을 제작할 때는 스크랩북의 두꺼운 종이에  신문
기사를 붙이는 작업이 필요해 여간 불편한 게 아니다. 특히 시중에서 판매되는 고정식 스크
랩북은 다음과 같은 많은 문제점을 갖고 있다. 가격이 비싸다 수납의 효율성이 떨어진다 자
유자재로 페이지를 떼어낼 수가 없다 붙인 신문지는 시간이 경과하면 누렇게 변한다 수집한 
기사를 붙이면 부피가 늘어난다 컴퓨터  검색에 비해 검색성이 현저히  떨어진다 ... 따라서 
일단 오려낸 신문기사는 A4용지로 다시 복사해서 규격화한다. 이런 형식을 취하는 것이 바
람직한 이유는 이렇게 하면 모든 기사를 같은 크기로 만들  수가 있기 때문이다. 또한 신문
의 앞뒷면에 필요한 기사가 기재되어 있는 경우에도 두 기사를 모두 사용할 수 있다는 장점
이 있다. 내용이 짧은 기사는 여러 가지의 기사들을 한 장의 종이에 복사할 수도 있지만 나
중에 활용할 때 다소 불편하므로 기사는 한 장에 하나씩  복사하는 것이 좋다. 다만 내용이 
비슷한 기사의 경우는 짧은 기사 여러 개를  한 페이지에 배치해도 상관없다. 반대로 A4용
지보다 큰 기사는 먼저 적당한 크기로 오린다. 복사용지보다 크기가 큰 경우에는 그 부분을 
잘라내 반드시 A4용지의 크기에 맞추도록 한다. 이런 식으로 기사를 정리한 후에 A4용지에 
복사한다. 기사를 모두A4용지의 크기로 통일하면 보관하기도 편리할 뿐만 아니라 검색하거
나 기사를 참조하기 위해 몸에 지니고 다닐 때에도 큰 효과를 볼 수 있다. 관련기사를 검색
해 해당 페이지를 꺼낸 다음 클립을 이용해 정리를 해두면(경우에  따라서는 다시 복사해도 
좋다)그것만으로도 소책자를 만들 수가  있다. 이렇게 하면  스크랩북의 기사가 규격화되는 
커다란 장점이 있지만 이 작업을 실천하기 위해서는 복사기가  필요하다는 단점도 있다. 가
능한 일이라면 개인용 복사기를 마련해 두는  것도 좋은 일이겠지만 사실 개인이  복사기를 
구입하는 것은 다소 부담스러운 일이다. 현실적으로 복사기를 준비하지 못하는 사람들이 더 
많을 텐데 이런 경우에는  A4크기의 이면지에 기사를 풀로  붙이는 방법을 택한다. 어떠한 
경우라도 페이지의 순서를 마음대로 바꿀수도 없고 효율성도 떨어지는 시중 판매용  스크랩
북은 사용하지 않았으면 한다.
  
  57.신문 스크랩 과정 3. 오려낸 신문기사에는 반드시 출처를  기입해야 한다. 출처를 기입
하는 이유는 첫 번째로 상대방에 대한 예의이자 동시에 의무이기 때문이다. 두 번째는 정보
의 내용이 무책임하지 않고 정확한 근거하에 사용된 것이라는 사실을 명확히 할 수 있기 때
문이다. 세 번째는 자신이 저술할 경우에 정확한 인용이 가능해지기 때문이다. 또한  날짜는 
그 사건이 일어났던 시기를 말해주는 것이므로  관련 정보를 얻는 실마리를 제공해  주기도 
한다. 출처에 기입할 내용은 신문명 조석간의 구분 연월일 정도면 충분하다. 이것은  기사를 
복사한 용지의 오른쪽 상단에 기입한다. 기입방법은 대단히 간단하다. 연필이나 볼펜을 사용
하면 된다. 그러나 XX신문/조간/1999년 8월 15일  처럼 모든 기사에 일일이 기입하게 되면 
오히려 불편하다 이것은 빠르고 저렴하고 편리하다 라는 정리방법의 기본정신에 맞지  않는
다. 그래서 약자를 사용하기로 한다. 한자로 기입하면 시간이 좀 걸리지만 영문 대표 문자와 
기호를 입력하는 것은 간단하다. 신문의  이름은 다음과 같은 방식으로 표기한다.  조선일보
-C 문화일보-M 매일경제신문-MK ... 그중에 서 문화일보 같은  석간신문의 경우에는 영문 
대표문자에 밑줄을 긋은 방식으로 구분한다. 연월일자의 표기에서 한  자리 수의 월일의 경
우 앞에 0을 붙여 990815와 같이 기입한다. 이것은 99년 8월 15일을 나타낸다. 다시  말하면 
C990815라고 표기되어 있는 경우 그것은 99년 8월 15일자 조선일보를 의미하는 것이다.
  
  58.신문 스크랩 과정 4. 위와 같은 처리가 끝난  기사는 기구로 구멍을 뚫어 바인더파일에 
끼워 넣는다. 이때 분류는 하지 않는다. 단순히 날짜  순서대로 정리한면 된다. 무척 간단하
고 쉬운 일이다. 분류하는 작업은 인간에게 부담감을 안겨주기  때문에 실시하지 않는 것이 
좋다. 그것은 나중에 설명하겠지만 컴퓨터에 일임하면 된다. 바인더파일은 연도별로  따로따
로 만들어야 한다. 아마도 1년분의 신문기사라면  여러 귄의 바인더파일이 생길 것이다.  이 
안에 12장의 중간 표지를 끼워 넣는다. 중간표지에는 1월부터 12월까지의 색인을  기입한다. 
해당하는 색인란에 스크랩한 것을 끼워 넣는다. 날짜순서대로 정리하는  데 있어 주의할 점
이 있다. 스크랩북을 검색할 때는 반드시 관리번호가 필요하지만 실제로 스크랩기사에는 이
런 연속번호를 부여할 수가 없다는 점이다. 왜냐하면 스크랩은  순서가 고정적이지 않기 때
문이다. 예를 들어 99년 8월  1일자의 스크랩가사가 두장 있고 8월  3일자의 스크랩 기사는 
세 장 있다고 하자. 8월 1일부터 스크랩을 할 작정이었기 때문에  이 날의 스크랩 기사에 1
번이란 번호를 지정하다면  다음과 같이  정리될 것이다. 0001  99년 8월  1일자의 스크랩1  
0002 99년 8월 1일자의 스크랩2 0003 99년 8월 3일자의 스크랩1 0004 99년 8월 3일자의  스
크랩2 0005 99년 8월 3일자의 스크랩3 여기에서 일정한 시간이 흐른 후에 8월 1일자의 스크
랩이 한 장 더 생긴다. 이럴 경우 새로운 기사를 관리하는 것은 대단히 까다로워진다.  그것
은 부여해야 할 관리번호가 없기 때문이다. 일반적으로 이  새로운 스크랩은 0002 99년 8월 
1일자 스크랩2의 다음에 추가해야 할 것이다. 그러나 그 다음 번호인 0003은 이미 사용되고 
있다. 무리하게 이것을 0003으로 끼워 넣으면  그 이후의 번호를 모두 뒤로 미루어야  한다. 
그것은 불가능한 일이다. 마찬가지로 8월 2일자의 기사가 나중에 발견되어도 스스로 원하는 
관리번호를 얻을 수가 없다. 이처럼 스크랩 기사관리는 항상  추가 처리가 발생하기 때문에 
날짜 순서대로 정리하되 연속번호 관리는 불가능하다. 결론적으로 스크랩 순서 관리는 탄력
적이어야 한다.
  
  59.신문 스크랩 과정5. 스크랩 기사 관리는 절대적인 연속번호 관리가 불가능하다는  문제
점이 있었다. 그래서 생각해 낸 것이 바로 상대적인 번호 관리 또는 불연속번호 관리방법이
다. 예를 들면 12 16 22 49... 라는 방식으로 배열하는 번호이다. 결코 연속적인 번호를 사용
해서는 안 되며 뒷 숫자가 앞 숫자보다 반드시 큰 숫자여야 한다.  16번을 찾고자 할 때 처
음부터 열여섯번째라는 확신은 불가능하다. 그러나 그  번호에서 상대적으로 더앞쪽 더뒤쪽
이라는 식의 판단은 가능하다. 이것을 반복함으로써 자신이 찾고자  하는 번호의 기사를 찾
을 수가 있다. 그럼 상대적인 번호는 어떻게 정해야 하는가?  일단 연월일을 관리번호로 정
한다. 예를 들어 990922라는 식으로 말이다. 그러나 그대로만 사용한다면 동일한 날짜의  스
크랩 기사가 여러 장이 될 수가  있다. 이때 -990922번 안에서 적당히  찾아라 라고 한다면 
그 방식은 문제가 있는 것이다. 검색이란 자신이 원하는 기사 하나만을 지정해야 하는 것이
다 그래서 바인더파일에 집어넣는 단계에서 거기에  파생번호를 부여한다. 990922의 스크랩 
가사가 세장있다면 거기에 파생번호를 붙여 990922-01 990922-02 990922-03이라고 하는 것
이다. 만일 9월 22일의 스크랩 가사가 한 장 더 나타나는  경우 당황하지 말고 990922-04라
는 번호를 부여하면 된다. 또한 나중에 98년 10월 12일이라는 엉뚱한 날짜의 스크랩 기사가 
나타난다고 해도 981012-01이라는 번호를 부여해 주면 언제라도 끼워넣을 수 있다. 다시 말
해서 처리하는 데 일관성이 생기는 것이다. 
  
  60.신문 스크랩 제작 요령은? 일반적인 신문 스크랩의 과정은 대체로 다음의 순서로 진행
된다. 1신문을 읽는다 2해당 기사에 표시를 해둔다 3기사를 오린다 4분류한다 5두꺼운 종이
에 붙인다 6신문사명 연월일 조석간을 구분해서 기입한다 여태까지 설명해 놓은 방법만 제
대로 활용해도 능숙하게 신문 스크랩을 할 수 있을 것이다.  그러나 이 과정을 보다 편리하
게 만들기 위해서는 몇 가지 주의할 사항이 있다. 다음의 네가지를 유의한다면 최소의 사간
안에 최소의 노력으로 신문 스크랩을 할 수 있을 것이다. 1) 황색  마카펜으로 표시한다. 스
크랩을 한다고 해서 굳이 신문을 읽는 동시에 기사를 오려낼 필요는 없다. 커터나이프를 한 
손에 쥔 채 신문을 읽으면서  기사를 오려내는 행동은 그다지 좋은  방법이 아니다. 뒷면에 
실린 기사에 신경을 써야 하므로 집중해서 신문을 읽을 수가 없기 때문이다. 또한 샐러리맨
들은 아침에 신물을 스크랩할 정도로 한가롭게 지낼 형편도 못 된다. 따라서 처음에는 기사
를 읽기만 한다. 그러다 중요한  기사라는 생각이 들면 그곳을 황색  마카펜으로 표시를 해 
둔다. 황색 마카펜을 사용하는 이유는 복사를 해도 표시가 나타나지 않기 때문이다. 이와 같
이 신문을 읽은 시간과 오려내는 시간에 차이를 두면 잠시 머리를 식힐 수도 있을뿐더러 판
단에도 도움이 된다. 즉 신문을 읽다 보면 읽고 있는  기사가 모두 중요한 것처럼 생각되는 
경향이 있는데 이렇게 반 나절 정도 시낙닝 지나면 역시 이건 중요하지 않아 라는 식의  냉
철한 판단이 가능해지는 것이다. 여러 신문을 놓고 스크랩을 하는 경우 한참 오려내는 작업
을 하다보면 어떤 기사가 어느  신문에서 오려낸 기사인지 모르게 되는  때가 있다. 따라서 
연필로 기사의 한쪽 구석에 신문의 이름을 적어 두는 것이 현명하다. 이때 앞에서 설명했듯
이 C또는 M과 같은 대표문자를 기입한다. 2)신문을 오려낼 때는 커터나이프를 사용한다. 오
려내기를 하는 도구로는 가위나 커터나이프가  있다. 커터나이프는 여러 가지  종류가 있는 
데 그 중에는 종이를 한 장씩만 자르도록 되어 있는  오려내기용도 있다. 그러나 경험상 가
위나 오려내기용 커터나이프는 대단히 불편하다. 가위는  불편하리라는 점은 충분히 이해하
고 있겠지만 오려내기용 커터나이프의 경우에도 칼날을 세우는 각도에 각별한 주의를  기울
여야 하는 단점이 있다. 게다가 여러장의 종이를 오려내야 하는  경우에는 이 한 장용 오려
내기 커터나이프는 오히려 비능률적이다. 결론적으로 가장  좋은 것은 일반적으로 사용되고 
있는 보통 커터나이프이다. 어차피 복사할  것이므로 오려낸 부분이 다소  일정하지 않아도 
걱정할 필요는 없다. 때때로 주변에  이 커터나이프가 보이지 않을 때는  손으로 직접 찢을 
때도 있다. 이 정도로 대충 작업을 해도 특별한 문제는 발생하지 않는다. 또  커터나이프를 
사용하면서 뒤에 있는 종이까지 잘려나가는 것을 걱정할 필요는  없다. 인간의 감각은 놀라
워서 자르는 일에 익숫해지면 대충 잘라도 확실하게 한  장의 종이만 잘라낼 수 있다. 3)양
면 복사는 하지 않는다. 이러한 신문스크랩 방법을 능숙하게 활용할 수가 있을 정도가 되면 
스크랩북 보관 공간을 최소화할 수 있는 방법을 찾아야 한다.  -양면 복사를 하면 절반으로 
줄어들지 않을까? 라는 생각을 할  수도 있지만 결론부터 말하면  -양면 복사는 해서는 안 
된다. 왜냐하면 스크랩은 나중에 필요한 부분을 꺼내어 긴급하게  자료집을 만들 수 있다는 
강점을 지니고 있는데 양면 복사를 하면 필요한 기사가 들어 있는 페이지가 일정하지 않아 
깨끗하게 정리할 수가 없게 된다.  또한 나중에 추가해야 할 기사를  후속 페이지에 넣기도 
불편해진다. 그리고 도중에 필요없는 기사를 하나만 삭제하려고 해도 쉽지 않다. 즉  추가와 
삭제를 마음대로 할 수도 없게 된다.  게다가 양면 복사를 하는 데 드는  작업 부담도 적지 
않다. 거꾸로 복사가 되거나 한쪽은 복사가 잘 되었는데 반대쪽은 희미하게 복사가 되는 경
우도 발생한다. 이런 경우에는 처음부터 다시 시작해야 하는 번거로움이 생긴다. 즉 양면 복
사는 보관할 공간을 줄이는 이점은 있지만 그것보다도 더 많은 작업상의 결점을 안고 있다. 
4)컴퓨터 스트랩시 입력 시간을  줄이기 위해 다른 사람에게  부탁한다. 스크랩북의 제작은 
많은 시간을 필요로 한다. 이런 작업을 오랫동안 유지해 나가기 위해서는 상당히 노력이 필
요하다. 그래서 가능한 한 본인의 작업시간을 조금이라도 줄일 수 있는 방법을 연구해 두는 
것이 좋다. 비즈니스맨이라면 능률적으로 일을 할  수 있는 방벙을 고려해 볼 필요가  있다. 
매번 기계적인 일을 반복적으로 하는 것은 아무래도 현명한 일이라고  볼 수 없다. 물론 일
요일이나 휴일에 시간을 할애할 수는 있지만 그래도 그보다 더 효과적인 방법이 있다면 그
것을 활용하는 것이 훨씬 능률적이다. 상대적으로 시간의 여유가  있는 가족들 심지어 아이
들의 도움을 받는 방법도 생각해 볼 수 있다. 작업 내용이 별로 어렵지 않으므로 방법만 가
르쳐 주면 누구든지 쉽게 이해할 수 있다. 남편이나  아내는 물론이거니와 아이라도 표시된 
기사를 오려내는 일 정도는 충분히 가능하다. 중학생 정도만 되도 조금만 훈련하면 입력 작
업까지도 가능하다. 요컨대 신문 스크랩은 단순해서 누구나가 할  수 있는 작업이므로 모든 
방법을 동원해서 다른 사람에게 일을 부탁하는 것도 하나의 요령이다. 
  
  요약정리 효과적인 신문 스크랩 방법 1신문 스크랩 전에 고려할  점 1)자신에게 실질적으
로 필요한 스크랩인지 고려한다. 2)실제적인 이용빈도를  고려한다. 3)스크랩북 제작에서 얻
는 이익이 제작에 드는 비용보다 더 큰지를 고려한다. 2스크랩북 제작시 주의사항 1)중요하
지 않는 기사는 버린다. 2)중복기사는 버린다. 3일반적인 스크랩 방식의 문제점 1)두께에 비
해 실제적인 수납 분량이 많지 않다. 2)시작할 때 기사의 분류 계획을 완벽하게 세워두어야 
한다. 3)한번 고정된 스크랩북은 재분류가 불가능하다.  4)오려낸 신문기사를 스크랩북에 붙
이는 과정에서 누렇게 변하거나 두께가 늘어나는 문제점이  나타난다. 4효과적인 신문 스크
랩 과정 1단계:신문기사를 수집한다. 2단계:기사의 크기를  규격화한다. 3단계:기사의 출처를 
써 넣는다. 4단계:날짜 순서대로 정리한다.  5단계:관리번호는 연월일에 파생번호를 붙여 작
성한다.


    제8장 컴퓨터를 이용한 신문 스크랩
  61.컴퓨터를 이용한 신문 스크랩의 장점은? 스크랩북을 이용한 스크랩은 검색성이 대단히 
나쁘다는 단점이 있다. 많은 시간을 들여 분류작업을 해도 일정한  분류 항목 안에 어떤 기
사들이 들어 있는지를 알아보는 방법은 간단한 일이 아니다.  수많은 페이지를 뒤적이지 않
으면 자신이 원하는 기사를 찾아낼 방법이 없다. 그래서 기사 하나하나를 직접 눈으로 확인
해야 한다. 이런 방법은 사람을 피곤하게 만들 뿐이다. 이와 같은 기존의 스크랩 방법이  안
고 있는 문제점을 해결하는 구체적인 대안으로 컴퓨터를 이용한 신문 스크랩을 들 수 있다. 
신문 스크랩에도 봉투파일이나 클리어파일의 관리와 같이 컴퓨터를 이용한 검색방법이 필요
한 것이다. 사실상 컴퓨터는 -xx에 관한 기사를  찾아라 라고 지시만 하면 그 기사 목록이 
컴퓨터 화면상에 바로 나타난다. 이 방법을 사용해 자신이  원하는 신문기사와 검색어만 입
력하면 -0년0월0일의 파생번호x번의 기사이다 라는 정보가 표시된다. 이렇게 신문 스크랩을 
컴퓨터로 관리하면 손으로 일일이 스크랩북을 뒤적이던 수고를 더 이상 할 필요가 없다. 힘
든 검색 작업은 컴퓨터에 맡기면 되는 것이다.
  
  62.컴퓨터 스크랩 관리를 위한  데이터 작성법은? 신문 스크랩북의  검색성을 향상시키기 
위해서는 컴퓨터의 힘을 빌리는 것이 가장 효과적이다. 사람의  눈으로 직접 검색하는 데는 
한계가 있다. 아무리 보기 좋게 분류해 놓아도 사람의 눈으로 단숨에 찾아내기는 어려울 것
이다. 게다가 준비 단계에서의 분류작업은 물리적인 면이나 정신적인 면에서 많은 부담감을 
갖게 한다. 하지만 컴퓨터를 사용하면 시간 절약은 물론 비효율적인 수고에서 벗어날 수 있
다. 찾고자 하는 기사가 신속하게 컴퓨터 화면에 나타나기 때문이다. 그러나 이렇게 하기 위
해서는 -검색을 위한 장치 즉 관리 데이터를 어떻게 설계할  것인가를 먼저 고려해야 한다. 
신문 스크랩 검색용 데이터 제작시 주요 요점은 세  가지이다. 1관리번호를 어떻게 정할 것
인가? 2분류를 어떻게 할 것인가? 3기사내용을 어떻게 표기할 것인가? 데이터 파일의 명칭
은 자유롭게 선택해도 좋지만 신문99txt라고 표기하면  알아보기가 쉽다. 99는 연도를 나타
낸다. 전년도의 관리파일은 신문98txt라는 명칭으로 되어 있고 2000년의 경우는 신문00txt가 
된다. 00이라는 숫자가 어딘지 불안정하게 보이지만 그다지 걱정할 필요는 없다.
  
  63.컴퓨터 신문 스크랩도 분류가 필요한가? 컴퓨터 신문 스크랩을 실행할 때도 기존 스크
랩북을 제작할 때와 같이 꼼꼼한 분류가 필요할까? 결론부터 말하면 컴퓨터 신문 스크랩은 
분류할 필요가 없다. 원래 분류란 인간의 눈으로 검색 작업을 편리하게 하기 위해서 고안해 
낸 방법이다. 컴퓨터는 일단 시스템이 실행되기 시작하면 어떤 기사든지 검색을 한다.  닥치
는대로 찾는다 라는 말이 혹시 비효율적으로 들릴지도 모르지만 컴퓨터는 인간과는  비교도 
안 될 만큼 빠른 속도로 검색하기 때문에 그러한 걱정을 할 필요가 없다. 물론 수십만 건에 
이르는 기사를 검색하는 경우라면 검색의 효율성을 연구해 봐야  한다. 그러나 우리가 집이
나 사무실에서 실행하는 스크랩은 그 정도로 많은 양이 아니다. 단지 10여장의 스크랩 기사
라면 컴퓨터를 사용할 필요조차 없다. 사람이 직접 처음부터 찾으면 된다. 물론  컴퓨터에도 
일정한 용량은 있다. 그러나 그 용량은 상당히 크다. 다시말하면 1000여 장의 스크랩 기사도 
컴퓨터에게는 적은 양에 지나지 않는다는 것이다. 이 점이  바로 컴퓨터 스크랩북에서는 분
류할 필요가 없다 라는 말의 근거가 되는 것이다.
  
  64.분류문자는 어떻게 활용하나? 컴퓨터 신문 스크랩에서는  분류가 필요없다는 원칙에도 
불구하고 이미 종래의 방법에 익숙해져서 아무래도 분류해 놓지 않으면 불안 해서 견딜 수 
없다고 말하는 사람이 있을지도 모른다. 이러한 경우는 형식4(170쪽)와 같이 기사내용의 앞
에 분류문자를 입력하면 된다. 이  때 한가지 주의할 점은 나중에  검색할 때 분류문자열과 
기사내용 문자열이 혼동되어서는 안 된다는 것이다. 예를 들어  신문기사를 크게 정치 경제 
사회 가정 으로 분류해 놓고 다음과 같은 데이터를 입력했다고  하자. 990224-01 사회 정치
적인 의혹사건 00사 강제수사 이때 정치로 분류된 기사를 보려고 정치를 입력하면 위의 예
와 같은 데이터로 표시된다. 왜냐하면  정치적인 의혹사건 이라는 부분에  정치라는 문자가 
들어있기 때문이다. 이와같은 불합리성을 제거하기 위해서는 어떻게  해야 할까? 구별될 수 
있는 분류문자를 사용한다. 예를 들어 분류문자에  사회: 라고 :을 입력한다. 앞의 데이터를 
예로 들어 설명하면 990224-01 사회: 정치적인 의혹사건 00사 강제수사 가 된다. 이렇게 해
두면 사회가 아닌 사회: 의 분류문자열이 있는 데이터만이 정확하게 검색된다. 이것은 취향
대로 자유롭게 정하면 되는 사항으로 사회@라든가  <사회>와 같이 표기해도 괜찮다. 자료
를 분류할 때 항상 문제가 되는 요소는 경계정보이다. 만일 오직 이라는 분류항목를 설치했
을 경우 오직은 앞에서 설명한 일반적인 스크랩 방법에서는 사회와 오직 두 항목과 연관된
다. 이 경우 종래의 스크랩 정리방법에서는 기사를 두 장  복사해 각각 파일에 집어넣지 않
으면 안 된다. 그런데 컴퓨터 스크랩에서는 그러한 불편을 감수하지 않아도 된다.  처음부터 
끝까지 일관성있게 분류되어 있으면 한 해의 데이터 안에 얼마든지 경계정보의 분류명을 기
입할 수 있다. 구체적으로 말하면 다음의 예와  같다. 990224-01 사회: 오직: 정치적인 의혹
사건 00사 강제수사 이렇게 해두면 어떤 분류항목에서 검색해도 자신이 찾고자 하는 자료가 
정확하게 나타난다. 또한 도중에 분류방법을 변경하거나  아무래도 분류를 잘못했다는 느낌
이 들 경우에도 복사본 그  자체를 손질할 필요가 전혀 없다.  관리파일의 분류란을 새로운 
분류명으로 고쳐쓰면 충분하다. 종래의 스크랩북과 비교하면  모든 관리 데이터를 기억장치
에 저장하는 컴퓨터 스크랩북은 대단한 융통성을 지니고 있는 것으로서 한층 효율성을 높일 
수 있다.
  
  65.기사내용 표기는 어떻게 하나? 컴퓨터 신문 스크랩에서  가장 중요한 점은 기사내용의 
표기 방법이다. 이것은 검색을 하는 데 있어서 가장 중요한 요소이기 때문에 모든 가능성을 
고려해 봐야 한다. 예를 들어  앞에서 본 데이터의 경우라면  990224-01 사회: 정치가 의혹 
00사 강제수사 강탈 재테크 매점 탈세 ... 와  같이 기사내용을 나타내는 단어들이 총집합하
게 될지도 모른다. 그러나 이와 같이 기사에서 일일이  키워드를 찾아내어 입력하는 작업은 
대단한 노력을 필요로 하기 때문에  실용적인 방법이라고는 볼 수 없다.  -두뇌를 활용하지 
않아도 입력할 수 있는 간단한 방법이 중요하다. 이렇게 하지 않으면 나중에 다시 설명하겠
지만 다른 사람이 대신 입력해 줄 수도 없게 된다. 그러면  어떻게 해야 할까? 기사의 헤드
라인을 그대로 입력한다. 그 자체만으로도 시선을 주목시키는데 충분한 역할을 하는 헤드라
인은 다음과 같은 두 가지 요소를 갖추고 있기 때문이다. 1큰 활자여서 쉽게 눈에 뛴다. 2내
용을 간결하게 표현한 것이다. 여기에서는 2내용을 간결하게 표현한 것 이라는 점에 착안해 
생각해 보기로 하자 흔히들 문장을 작성할 때 5W1H가 필요하다고 말한다. 그러나 이5W1H
가모두 같은 비중을 차지하고 있는 것은 아니다. 이 중에서도  가장 중요한 것은 다음과 같
다. WHO 누가(무엇이) WHAT 무엇을 했다(어떻게 되었다) 그래서 이 중요한 두가지 항목
이 신문기사의 헤드라인으로 사용되는 것이다. 평소에  신문기자들이 헤드라인을 얼마나 중
요하게 다루고 있는가에 대해서는 더 말할 필요가 없을 것이다. WHO라는 문자는 단순하게 
누구 또는 어느회사를 가리키는 것이라기 보다는 신문기사 전체에서 핵심적인 역할을  맡고 
있는 것을 말한다. 그리고 그  다음에 이어지는 WHAT이라는 문자는  기사 전체의 동향을 
표현한다. 예를 들어 어느 날짜의 신문에 다음과 같은 헤드라인이 있다고 하자. 한나라당 제
2창당 결의 소선거구제 고수키로 늘어나는 몰래카메라 피해 신혼 호텔도 안심 못한다 슈퍼 
박테리아 수백 명 감염 미서 어린이 4명 사망 발레리나 강수진 춘희로 고국 무대에  건설업
체 본사 지방이전 바람 비교적 짧은 표현들이지만 이것만으로도 기사의 내용을 충분히 예상
할 수 있다. 따라서 이 헤드라인을  그대로 관리파일의 기사내용 부분에 입력하면 된다.  즉 
기사내용 표기 문제는 신문사에 맡기면 되는 것이다.
  
  66.기사 검색은 어떻게 하나? 첨부된  검색 소프트웨어 WakFind에서 관리파일을  사용해 
해당기사를 검색하기 위해서는 검색 단추를 사용하면 된다. -최근 주가가 오름세 라는데 향
후 동향을 알고 싶다는 경우에는 바로 주가를 검색한다.
  
  67.특별한 목적의 스크랩을 위해 키워드를 활용한다. 지금까지 설명한 관리 데이터의 형식
은 다음과 같다. 관리번호 분류문자(필요한 경우)+기사내용 이때 기사내용은 신문기사의 헤
드라인을 그대로 이용해 입력한다고 했다. 그런데 만일 특별한  목적이 있어서 신문을 스트
랩하는 경우라면 그 목적에 맞는 기사에 키워드를 입력해  두면 편리하다. 이것은 분류문자
와 같은 역할을 한다. 그러나 스크랩한 모든 자료를 체계적으로 분류하는 일은 대규모 작업
이다. 이런 과정을 거치지 않고 특히 주목해서 관리하고 싶은 자료도 있을 것이다. 그와  같
은 경우에는 그 해당 기사에 특별한 키워드를 표기해 두면 되는 것이다. 예를 들면 -벤처기
업을 시작하려 하기 때문에 이와 관련된 시장동향에 특히 주목해야 한다는 목적을 갖고 있
는 경우에는  해당  기사에 벤처라는  키워드를  새로 만들어  사용하면  된다. 이를  테면 
990831-01 종합상사 잇단 벤처투자 삼성 지인테크 등 4개사에 23억 지분 참여 라는 일반적
인 데이터에다가 필요한 키워드를 부여해 990831-01 벤처 종합상사 잇단 벤처투자 삼성 지
인테크 등 4개사에 23억 지분 참여라고 해두면 나중에 벤처의 검색만으로도 자신이 주목하
고 있는 분야의 기사를 한눈에 볼 수 있다. 그렇다고 모든 기사에 키워드를 달아 놓을 필요
는 없다. 키워드는 필요할 때만 만들어 사용하면 된다.
  
  68.관리 데이터의 2차적인 효과는? 컴퓨터로  제작한 신문 스크랩의 관리파일  은 검색을 
위한 것이지만 모처럼 입력한 데이터를 한 가지 목적에만 사용한다는 것은 이용가치를 충분
히 활용하지 못하는 셈이 된다. 다행히 이 시스템의 컴퓨터 신문 스크랩은 검색 외에 2차적
인 효과를 갖고 있다. 그것은 파일내용을 대강 살펴보기만 해도 기사의 흐름을 요약해서 이
해할 수 있다는 것이다. 기사내용에 입력한 헤드란인은 기사의  본문을 훌륭하게 압축해 놓
은 것이기 때문에 실제의 스크랩 기사를 읽지 않고 관리 파일  신문txt를 대충 살펴보는 것
만으로도 최근에 일어난 일을 전부 이해할 수가 있다. 대강 살펴보다가 특별하게 흥미를 끄
는 기사가 있을 경우에만 본문을 읽어 보면 된다. 요컨대 하나이 기사를 한 행에서 모두 파
악할 수 있는 방법 중에서 이보다 좋은 것은 없을 것이다. 이것은 대단히 편리한 컴퓨터 관
리방법이기 때문에 활발하게 이용해 볼 가치가 있다.
  
  요약정리 효과적인 컴퓨터 신문  스크랩 1컴퓨터를 이용한  신문 스크랩의 장점 -기존의 
스크랩 방법에 비해 검색성이 뛰어나다. 2컴퓨터 관리를 위한 데이터  작성법 1)신문99txt파
일에 관리 데이터를 작성한다. 관리번호 분류문자(필요한경우)+기사내용 2)기사를 일일이 분
류할 필요는 없다. 3)굳이 분류할 필요가 있다고 판단될 때는 분류문자를 기입한다. -분류문
자는 기사내용과 구별될 수 있는 문자를 사용한다. 예)사회: 사회@ -경계정보는 한 행의 데
이터 안에 얼마든지 분류명을 기입할 수 있다. -도중에 분류방법을 변경할 수 있다. 이때는 
분류명을 고쳐 쓰기만 하면 된다. 4)기사내용은 기사의 헤드라인을 그대로 옮겨쓴다.(헤드라
인은 쉽게 눈에 띄고 내용을 간결하게 표현한  것이기 때문이다.) 3컴퓨터 신문 스크랩기사 
검색방법 1)WakFind검색 소프트웨어에서 검색 단추를 사용한다. 2)특별한 목적으로 스크랩
하는 경우에는 그 목적에 맞는 키워드를 입력해 둔다.
  
    제9장 책의 관리
  69.도서관의 책 관리와 다른 점은? 자료로서 가장 대중적인 것이 바로 책이다. 양의 차이
가 있을 뿐 책은 누구나 갖고 있는 것이기 때문이다. 흔히 우리가 책의 관리라고 말하는 거
은 읽고 난 책을 책장에 정리해 두는 정도이다. 그러나 책을 정리한는 일은 결코 간단한 일
이 아니다. 책은 우리나라 도서관의 관리상태에서도 알 수  있듯이 보관방법이 어느정도 확
립되어있다. 그 대표적인 예가 십진분류벌이다. 이것은 모든 책을 10가지의 류로 분류한  후 
그 10개의 류를 다시 10가지의 강 으로 10개의 강을 또다시 10가지의 목으로 분류하는 것이
다. 이렇게 분류한 책을 책장에 정리하고 한편에서는 검색을 보다 쉽게 하기 위해서 도서용
카드에 서명 저자명 등을 표기한  후 목록함에 넣어 관리하고 있다.  예를 들어 한국문학의 
00라면 문학이므로 811에 정리해 놓는다. 이것은 확실히 완벽하 관리방법이다. 그러나  개인
이 이런 방식으로 책을 관리하려면 많은 곤란을 겪게 된다. 도서관에서 관리가 잘 진행되는  
이유는 그만큼의 책을 정리할 수 있는 장소가 있기 때문이고 전문적인 자격을 갖춘 사서가 
관리하기 때문이다. 도서관법에서 규정하고 있는 사서의 자격은 그  분야의 전문 지식과 경
험을 필요로 한다. 그러나 개인이 그 작업을 실행하려고 하면 많은 부담이 따르게 마련이다. 
또한 도서관의 책과 개인의 책은 성격부터 다르다  도서관의 책-미지와의 만남 개인의 책-
현실과의 만남 라는 의미이다. 도서관에서는 어떤 종류의 책이 있는지를 잘 알 수 없다.  그
곳에 있을 지 없을지도 모르는 책을 찾아야 한다. 그래서 미지와의 만남이다. 그 때문에  장
서의 목록과 카드를 만드는 것이며  갖가지 방법을 동원해 찾을 수  있도록 해주는 것이다. 
또한 도서관에서는 책을 분류할 때 책의 크기는 중시하지 않는다. A5사이즈의 책만을 따로 
정리하지도 않을뿐더러 수납 효율이 고려되지도 않는다. 한편 개인의  책은 자신이 직접 구
입하거나 선물로 받는 것이므로 어떤 책이 자신의 서재에 있는지는 확실하게 알고 있는 상
태이다. 또 책장도 크지 않아 한쪽 끝에서부터 하나씩 찾아가면 쉽게 찾을 수 있다.  이처럼 
도서관의 정리법은 개인과는 다를 수밖에 없다.
  
  70.책의 관리에서 고려할 점은? 책은 어느 날 갑자기 쌓이는 것이 아니라 서서히 쌓여 가
는 습성을 갖고 있다. 우리는 보통 수백 귄의 책을 한꺼번에 구입하지는 않는다. 즉  마음에 
드는 책을 한권씩 구입한다. 그리고 그 책들을 일정한 장소에 비치해둔다. 분야별로  분류해
서 정리하는 이들이 있는가 하면 저자명 또는 서명의  가나다순으로 관리하는 방법도 있다. 
어떤 방법이든 책이 늘어나면 정리할 공간이 또 필요해지는 건 어쩔수 없는 일이다. 그러면 
-새로 구입한 책은 어떤 방법으로 정리해야 할까? 이것은 해결하지  않으면 안된다. 서재나 
사무실의 책을 정리정돈할 때는 기본적으로 아래의 두 가지 측면을 고려해야 한다. 1공간적
인 문제-어디에 배치할 것인가? 2검색성의 문제-어떻게 찾아낼것인가? 이제까지 설명해 왔
던 서류의 정리 분야에서는 이 중에서 2에 해당하는  검색성의 문제가 중시되었다. 서류 그
자체는 그다지 많은 공간을 차지하지 않기 때문에 물건을 놓아 둘 장소도 많이 필요하지 않
았다. 그런데 책의 경우는 오히려 1의 공간적인 문제가 중요시 된다. 어쨌든 책은  늘어날수
록 부피가 커지기 때문에 점점 공간이 줄어든다는 것은 당연한 논리이다. 자칫 방심하면 서
재가 온통 책으로 뒤덮히는 상황에 처하게 될지도 모른다. 책의 관리와 관련해 주의할 점이 
있다. 책의 경우에는 자신이 찾는 것을 어렵지 않게 발견할 수 있다. 왜냐하면 책등에  제목
이 있어 자료내용이 처음부터 확실하게 마련되어 있기 때문이다.  또한 자신이 구입한 책은 
대부분 기억하고 있기 때문에 검색하고자 할 때 그다지 큰  곤란을 겪지 않는다. 그렇기 때
문에 지금까지 이 책에서 설명해 왔던  검색성을 중시하는 관리방법을 그대로 책의  관리에 
적용시키는 것은 비합리적이다. 설령 그렇게 한다 해도 아마 그것은 노력에 비해 많은 효과
를 기대하기 어려울 것이다. 책의 관리에서 -책은 책장에 라는  원칙만 지킨다면 책이 행방
불명되는 일은 거의 없을 것이다. 기껏해야 빨리 찾을 수 없다 라는 점에 조금 불만을 느끼
는 정도일 뿐이다.
  
  71.늘어나는 책을 줄이는 방법은? 책은 책장에 라는 원칙을 지키는데도  -서고를 갖출 정
도는 아니지만 책을 좋아해서 서재에 많은 양의 책을 보유하고 있는 경우에는 문제가 된다. 
서재는 이미 빈 공간이 없을 정도로 꽉 차 있는 데 새  책들은 계속 늘어난다. 이렇게 되면 
책장의 한 단에 두세 줄씩 책을 채워 넣거나 벽장 안 책상 아래 서재 바닥 할 것 없이 책을 
쌓아 놓는 것을 피할 수 없게 된다. 그러다 가끔씩은 특정한 책을 찾기 위해서 필사적인 노
력을 기울여야 하는 일이 생긴다. 그러면 책이 계속 늘어나는  문제를 어떻게 해결할 수 있
을까? 간단하다. 다음의 두가지 원칙만 지키면 된다. 1책장을  늘린다. 2중요도가 낮은 책은 
버린다. 이 외에 일시적인 해결방안으로서 3책장 이외의 다른장소(예를 들면 마루바닥 벽장 
책장 틈)를 이용한다 라는 방법이 있지만 이것은 완전한 해결책이 될 수 없으므로 결국1과2
로 집약된다. 둘 중에서도 1은 비용과 장소의 한계를 갖고  있기 때문에 가장 좋은 방법은2
이다. 즉 -늘어난 책의 수만큼  낡은 책을 버린다 라는  지극히 당연한 것이다. 일반적으로 
책을 폐기처분 하는 일은 일상 생활 속에서 계속 이루어지는 것이 아니고 어느 특별한 시기
에 실행될 수 있는 것이다. 예를 들어 이사를 한다든지 어느날 갑자기 한 걸음도 움직일 수 
없을 만큼 책으로 뒤범벅이 된 서재를 참다 못해 마치 미친 사람처럼 일순간에 책을 내다버
리는 식으로 미루어지는 것이다. 나는 서고를 갖출 만큼 책이 많지는 않다. 다행인지 불행인
지 잘 모르겠으나 나의 주활도 무대인 컴퓨터의 세계에서는 약 3년 정도 지난 정보는  효용
가치가 없어진다. 그러므로 특별한 것을 제외한 나머지 책들도 폐기해도 된다. 그렇기  때문
에 새로 구입한 책과 폐기하는 책이 서로 균형을 이루어  장서가 별로 늘어나지 않는다. 나
는 책을 좋아하는 일반 비즈니스맨보다는 많은 책을 보유하고 있지만 이와 같이 책의 숫자
를 줄이는 대책을 미리 강구하고 있기 때문에 내 서재는 그다지 혼란스럽지 않다. 최근에는
정보가 폭발하고 있다 고 말할 정도로 다량의 정보가 유통되고 있지만 사실 따지고 보면 유
사정보나 중복정보들이 대부분이다. 그러므로 이런 종류의 특별하지 못한 정보를 폐기해 버
리면 정보폭발의 패해로부터 벗어날 수가 있다. 나는 이러한  방법으로 장서의 숫자를 줄이
는 노력을 하고 있다.
  
  72.효과적인 책 관리법은? 책을 구분하는 데는 특별한 법칙이 없다. 중요도를 판단해 자기
자신의 환경에 적합한 구분 방법을 택하면 되는 것이다.  이때 책은 3종으로 분류해 관리한
다 라는 원칙을 세우고 있어야 한다.  예를 들어 1000권의 책을 갖고 있고  그 책을 업무에 
활용하고 있다고 하자. 그러나 1000권의 책이 모두 똑같이 중요한 것은 아니다. 책을 중요도 
에 따라 분류하면 보통 1:4:5의 비율이  나온다. 제1종(10%)가장 중요한 책 제2종(40%)중요
한 책 제3종(50%) 별로 찾을 일은 없지만 버릴 수도 없는 책 물론 이  비율이 각자의 사정
에 따라 다르다. 1:3:6의 비율로 나누는 사람도 있을 것이고 소설책이 많은 사람은 1:1:8정도
가 될 수도 있다. 그러나 제 1종의 책의 비율이 0인 경우는 없다. 왜냐하면 제1종의  책에는 
사전류도 포함되어 있기 때문이다. 제1종의 책:항상 손에 닿을 수 있는 곳에 둔다. 바로곁에 
두지 않으면 작업 효율이 떨어진다. 제2종의 책:조금만 움직이면 손에 닿을 수 있는 곳에 둔
다. 적당한 곳에 두면 된다. 그러나 가끔 찾는 경우가 있으므로 적어도 책장에 넣어  두어야 
한다. 제3종의 책:가까운 곳에 둘 필요가 없다. 찾는데 어느  정도 시간이 걸리는 장소에 놓
아 두어도 무방하다. 또 상자에 보관해도 된다.
  
  73.제1종의 책 보관장소는? 내가 작업하는 장소의 가장  좋은 위치에 폭이 120cm정도 되
는 책장이 있다. 이 책장에는 한 단에 약60권의 책이 들어간다. 선반이 다섯 개에 있는 책장
이므로 약 3000권의 책을 넣을 수 있다. 나는 책장에 제 1종의 책을 정리했다. 제1종의 책은 
자주 이용해야 하므로 언제라도 꺼내볼수 있도록 위치를 잘 선정해야 한다. 이때 주의할 점
이 있다. -한 선반에 앞뒤로 두 줄 씩  배치해서는 안 된다 는 점이다. 책을 두줄로 배치하
면 약 600권의 책을 보관할 수는 있지만 안쪽에 있는 책들을 꺼내기가 쉽지 않기 때문에 비
능률적이다. 즉 제1종의 책들은 특별히 관리할 필요가 있다. 또한 책장의 각 선반마다  하나
의 주제를 부여하면 효율성이 높아진다. 나는 일과  관련된 것으로서 첫 번째 선반은 OS와 
관련된 책 두 번째 선반은 언어와 관련된 책 으로 구분하고  있다. 즉 제1종의 책을 작업장
소의 가장 좋은 위치에 두고 효율적으로 배치하면 된다.
  
  74.제1종의 책 관리방법은? 약300권에 이르는 제 1종의 책은 항상 고정되어 있는 것이 아
니다. 중요한 책을 새로 구입할 경우 자연히 제 1종의 책장에 꽂힐 테고 그러다보면 어느새 
제1종의 책장은 가득차고 만다. 그러면  늘어나는 제 1종의 책을  어떻게 관리하면 좋을까? 
제1종의 책장이 가득 차면 불필요한  책을 제 2종의 책장으로 옮긴다.  즉 가장 이용빈도가 
낮은 책을 제 2종의 선반으로 옮기는 것이다. 이처럼 제 1종 제 2종(그리고 제 3종도)의  책
은 계속적으로 이동하게 마련이다. 따라서 가장 중요한 제  1종의 책장을 필요한 책과 불필
요한 책으로 확실히 구분한다. 항상 이  원칙을 갖고 있어야 한다. 이것을 훌륭하게  실현할 
방법이 있다. 책장에 학습기능을 부여한다. 활용규칙도 한 가지에 불과하며 그 규칙만  제대
로 지키면 아주 효과적인 학습기능을 실천할 수가 있다. 책장에서 꺼낸 책을 다시 꽂을때는 
왼쪽부터 꽂아나간다. 바로 이것이다. 제 1종의 책장에서 책을  꺼내어 이용했다고 하자. 그 
책을 다시 꽂을 때 대부분 그책을 꺼냈던 자리에 다시 꽂아  놓는다. 그러나 제 1종의 책장
에 책을 꺼냈다면 그 책을 반드시 책장의 왼쪽 끝에서부터  다시 넣는 것이다. 이렇게 하면 
최근에 사용했던 책들은 자연히 왼쪽에서부터 정리되어 간다. 즉 오른쪽 끝 부분의 책은 당
영히 제 1종의 그룹 중에서도 가장 이용빈도가 낮은 책이라는 사실을 금세 파악할 수  있게 
된다. 그러므로 책장이 가득 찼을 때 어떤 책을 빼내야 할지에 대해 고민할 필요도 없이 오
른쪽 끝 부분에 있는 책을 몇 권 빼내어 제 2종의 책장으로 옮기면 되는 것이다. 때로는 제 
2종의 책을 찾아볼 경우가 생기는데 이때에도 읽고 난 뒤 앞으로 자주 활용하게 될  책이라
면 제 1종의 책장 중에서도 가장 좋은 위치인 왼쪽 끝에 끼워 넣는다. 만일ㄹ 그 책이 자주 
사용되지 않는다면 중요한 책이 아니므로 왼쪽 끝에서 오른쪽  끝으로 점점 밀려날 것이다. 
그러다가 결국에는 제 1종의 책장에서 쫓겨나 제 2종의 책장으로 되돌아 갈 것이다. 이와같
이 관리해 두면 대부분의 중요한 책은 제  1종 책장의 왼쪽만 봐도 얼마든지 찾을 수가  있
다. 책을 많이 활용하는 사람일지라도 이용빈도가 높은 책을 300권 이상이나 보유하고 있지
는 않기 때문이다. 귀중한 서재를  단순히 책을 놓아 두는 장소로만  활용한다는 것은 결코 
현명하지 못한 생각이다.
  
  75.제 2종의 책 보관장소는? 제 2종의 책은 제 1종의 책보다는 중요도가 다소 떨어지지만 
언제라도 필요한 책이므로 조금만 움직이면 손에 닿을 수 있는 곳에 보관해야 한다. 따라서 
서재 안 한쪽 구석에 자리잡고 있는 책장이나 복도 또는 다른 방에 있는 책장 등에 놓아 두
어도 상관없다. 나는 제 2종의 책을 관리하는 데에 폭이 75cm의 책장을 3개 사용하고 있다. 
제 1종의 책장에 비해 다소 불편한 위치에 놓여 있다. 서재 이외의 다른 방에도 놓여  있다.
그 책장의 절반을 앞 뒤 두 줄로 책을 배열할 수 있도록 개조했다. 이 정도가 나의 작업 환
경에 적합한 책장의 용량이다. 여기서 더 책장을 늘린다 해도 늘어난 숫자만큼의 책을 참조
하는 것은 아니다. 그러므로 여기서 더 이상 책장을 늘리는  것은 곧 검색하는 측면에서 보
아도 별로 효용가치가 없다. 조금만 움직이면 손에 닿을 수 있는 곳  -서재 안 한쪽 구석에 
자리잡고 있는 책장 -복도 또는 다른 방에 있는 책장
  
  76.제 2종의 책 관리방법은? 제 2종의 책장은 검색성이 중요시되는 제 1종의 책장과는 다
르다. 제 2종의 책장은 검색성보다는 보관성이 더욱 중요시되는 곳이다. 즉 한정된 서재  공
간에서 외적인 면만을 고려할 수는  없는 것이다. 그러면 제2종의  책장은 어떻게 관리하면 
좋을까? 제 2종의 책장은 많은 책을 보관하는 기능과 필요한 것은 쉽게 찾을 수 있는  기능
이 필요하므로 이 필요에 따라 많은 책을 정리할 수 있는 부분과 쉽게 검색할 수 있는 부분
으로 나누어 제 기능을 충분히 살릴 수 있도록 만든다. 제  2종의 책장의 최대 목표는 책을 
많이 보관하는 것으로 잡고 운용하는  것이 가장 바람직한 방법이다. 따라서  책장의 앞 뒤 
두 줄로 책을 배열해도 된다. 여기서는 책을 앞 뒤  두줄로 배열하므로 학습기능을 갖출 수 
없게 된다. 학습 기능을 갖추기 위해서는 왼쪽에서 오른쪽으로 책이 수평이동을 할 수 있어
야 하는데 책을 두 줄로 배열하면 수평으로 이동 할 수 없기 때문이다. 사실 제 2종의 책장
은 가능한 한 많은 책을 보관할 수 있는 방법을  강구한다면 대충 관리해도 관계없다. 다만 
너무 많이 집어 넣는 방식은 바람직하지 않다. 예를 들어 책을 세로로 진열할 경우 책의 윗
부분에 틈이 생기므로 책을 옆으로 눕혀서 넣는 일도 생길  것이다. 이렇게 하면 막상 책을 
찾을 경우에 곤란해진다. 제 2종의 책장도 일말의 검색성을 남겨 두어야 한다. 또하나  주의
할 점이 있다. 제 2종의 책장에는 약간의 예비공간을 확보해 둘 필요가 있다 는 것이다.  제 
1종의 책장에서 흘러 넘치는 책을 수납하기 위해서이다. 만일 책의 절대량이 늘어나지 않도
록 관리하고 있는 경우에는 제 1종과 제2종의 책장 안에서  서로 원활하게 이동할 수 있다. 
실제로 그렇게 하기는 어렵지만 이것은 매우 이상적인 관리방법이라고 할 수 있다.
  
  77.제 3종의 책 보관장소는? 책은 더 이상 보관할 데가  없으면 결국 내다버려야 할 운명
에 처하게 되지만 그때까지는 어떻게든 보관해야 한다. 제 3종의 책은 이론상으로는 제 2종
의 책장에서 내팽개쳐진 책들을 가리킨다. 하지만 실제적으로는  그렇게 자주 제2종에서 제 
3종으로 이동할 수는 없다. 왜냐하면 제 3종의 책은 책장이 아닌 여러 곳에 보관해 두기 때
문이다. 그래서 가득 채운 골판지 상자를 원할 때마다 쉽게 열어볼 수는 없는 노릇이다.  그
렇기 때문에 제3종으로 분류된 책은 시기를 잘 선택한 후에 골판지 상자에 넣어 보관처리를 
해야한다. 제 3종의 책을 보관하는 장소는  어디라도 관계없다. 골판지 상자에 담아  벽장에 
보관해도 좋다. 또한 복도의 한쪽  귀퉁이나 다락 또는 베란다의 한쪽  구석에 쌓아 놓아도 
상관없다. 정원안도 좋으며 자택 이외의 장소에라도 보관할 수만 있다면 그것으로 충분하다. 
제 3종의 책을 관리하는 목적은 단 한 가지이다. 그것은 -가능한 한 많은 책을 수납한다 이
다. 검색성은 부차적인 문제이다. 상자 안에 갇혀야 할 운면에 처한 책들이므로 어떻게든 보
관만 할 수 있으면 그것으로 충분하다.
  
  78.제 3종의 책 관리방법은? 제 3종의 책도 중요도에 따라 수준이 결정된다. 수준1절대로 
버릴수가 없다. 수준2막상버리기는 곤란하다. 그러나 이 둘을 특별하게 구분할 필요는  없기
에 당분가 필요하지는 않지만 버릴 수 없는 책 으로 묶을 수  있다. 제 3종의 책은 책장 이
외의 다른 장소에도 얼마든지 보관할 수 있으므로 보관방법이 일정하지 않은데  일반적으로 
골판지 상자에 담아 다른 장소에 보관하고 있다. 이처럼 제 3종의 책은 대체로 찾기에 불편
한 장소에 놓여 있으므로 책장에 보관되어 있는 책을 찾는 것보다 몇 배의 힘이 든다. 그리
고 한 번 풀어 헤쳐진 골판지 상자는 다시 정리하는 데 많은 시간이 걸릴 뿐만 아니라 전처
럼 깨끗하게 처리하기도 쉽지 않다. 이러한 문제를 해결하기 위해서 -찾기에 불편한 장소에
서의 현장작업은 짧게 한다 는 원칙을 따른다. 예를 들면 책상에 앉은  채로 -그 책은 어느 
곳 어느 상자에 들어 있다 라는 것을 알게 되면 현장에서 땀을 흘리는 수고는 줄어들  것이
다. 이 말은 다시 말해서 제 3종의 책은 컴퓨터 관리가 필요하다 라는 원칙과 결부된다.  책
장에 가지런히 보관되어 있는 책은 번거롭게 컴퓨터를 작동해서 검색하는 것보다는 직접 책
등을 살펴보는 것이 훨씬 빠르다. 그러나 불편한 장소에 보관되어 있는 책은 컴퓨터를 이용
해 검색하는 것이 빠르고 편하다. 제 3종의 책이라도 컴퓨터 관리가 필요없는 사람도  있다. 
예를 들어 책의 양이 극히 적은 사람은 구태여 컴퓨터로  관리할 필요까지는 없다. 또 서재 
외에 별도의 서고가 있어서 제 3종의 책을 서고의 책장에 가지런히 진열할 수 있는  사람은 
일부러 컴퓨터를 이용할 필요가 없다. 왜냐하면 이와 같이 혜택 받은 환경에 있는 사람들은 
책장에서 직접 책등을 살펴보고 원하는 책을 착을 수 있기 때문에 현장에서 검색하는 작업
이 그리 힘들지 않기 때문이다. 그러나 이런 공간을 갖지  못한 경우 즉 일반인들에게는 컴
퓨터 관리가 훨씬 효과적이다.
  
  79.제 2종에서 제3종으로의 이동기준은? 제 1종의 책장에서 제 2종의 책장으로 책을 옮기
는 기준에 대해서는 이미 설명한 바 있다. 그것은 학습기능에  의해  제 1종의 책장에서 밀
려났던 책이 제 2종의 책장으로 이동하는 지극히 자연스런 방법이었다. 그럼 제 2종에서 제 
3종의 본관장소로 이동하는 기준은 무엇일까? 결론부터 말하면 적당히 처리해도 된다 이다. 
이것은 무책임하게 해도 된다는 말이 아니라 그  정도로 편한 마음을 갖고 해도 전혀 문제
가 되지 않는다는 것이다. 이미 설명했던 바와 같이 책이 제 3종의 보관장소로 옮겨지는 
것은 이미 제 2종의 책장이 한계에 도달했을 때이다. 그러므로 오늘은 책을 정리하자 라는 
마음이 들 때 곧바로 제 2종의 책장을 살펴보면 대체로 정리해야 할 책들을 쉽게 골라낼  
수가 있다. 불필요한 책을 한꺼번에 정리하면 제 2종의 책장은  다시 본래의 건강한 상태로 
되돌아온다. 
  
  80.컴퓨터 관리가 필요한 경우는? 책은 컴퓨터로 관리하는 쪽이 유리하다. 그러나 적은 양
의 책을 보유하고 있는 사람의  경우에는 특별한 관리방법이 필요없다. 서재  안에 있는 몇 
개의 책장을 채우는 정도의 양이라면 자신이 필요로 하는 책의 위치는 대강 기억하고 있기 
때문이다. 반대로 -장서의 숫자가 너무 많다 -자주 책을 찾는다 는  사람들에게는 제 1종이
나 제 2종의 책인 경우 컴퓨터로 검색하는 것보다는 책장 앞에 서서 자신의 눈으로 직접 찾
는 방식이 더 빠르다. 책장에서 찾아낸  책 속에 자신이 원했던 내용이  없었다면 -이 책에 
설명이 없다. 그럼 다른 책을 찾아볼까? 라며 그 위치에서 차례대로  다른 책을 찾아 볼 수
도 있다. 하지만 제 3종의 경우에는 컴퓨터 관리가 필수적이다. 상자에 담긴 책들은  일일이 
기억할 수도 없을뿐더러 찾아보는 게 너무 힘들기 때문이다. 이와 같이 책의 관리에는 일정
한 특수성이 내포되어 있어 필요에 따라 컴퓨터를 이용하게 된다.
  
  81.컴퓨터 관리를 위한 데이터 작성법은? 컴퓨터 관리를  위해서는 수납하는 책의 내용을 
컴퓨터로 입력해야 한다. 그 관리 파일의  명칭은 book.txt라고 하자.(다른 명칭을 사용해도 
된다) 그 형식은 다음과 같다. 관리번호:책의 이름과 저자명 관리번호는 여러 가지 숫자체계
를 생각할 수 있는데 가능한 한 수납 효율을 고려하고 책의 크기를 기초로 해서 만든  연속
번호로 한다. 맨 앞의 두 문자는  책의 크기를 나타내고 그 뒤로 이어지는  네 자리 숫자는 
책의 연속번호에 해당한다. 네 자리 숫자로 번호를 만들면  각 크기별로 9999권까지 관리할 
수 있어 번호가 부족하게 되는 일은 전혀 발생하지 않는다. book.txt의 데이터를  실제로 만
들어 보면 목록9-2와 같다. 목록9-2 book.txt 의  데이터 A50001 실제성의 시대 존K갈브레
이드 A50002 시간의 역사2 스티븐 호킹 BN0001  머피의 성공방법100가지 오사미준이치 입
력은 베타입력이어서 별 문제는 없지만 읽기 쉽도록 하기 위해 책의 이름과 함께 저자명의 
머리글자도 기입해두면 좋을 것이다. 크기를  나타내는 맨 앞의 두 자리  기호는 갖고 있는 
책의 종류에 따라 각기 다르게 써도 아무런 문제가 없다.  하지만 기호 다음에 오는 번호는 
반드시 0001부터 시작되는 연속번호를 선택한다.  혹시 정리작업을 하는 사람들  중에는 이 
번호마저 나누려고 생각하는 사람이 있을지도 모른다. 예를 들어  똑같은 시기에 출간된 새
책이라고 SN0001 -컴퓨터 관련 서적 SN1001-새로 나온 교양서적 SN2001-그외 새로  나온 
책 식으로 분류하는 방식이다. 그러나 이렇게 까지 할 필요는 없다. 왜냫하면 자세한 분류를 
해 놓아도 그렇게 큰 효과를 기대하기는 어렵고 게다가 관리하기도 불편하다 따라서 -새로 
나온 책은 단순하게 SN0001부터 시작되는  연속번호를 사용하면 분류를 따로 하지  않는다 
라는 간단한 방식이 필요하다. 크기가 다른 책도 마찬가지이다. 모두 0001부터 시작되는  단
순한 연속번호만을 기입하기도 한다. 만일 그래도  분류하고 싶은 경우에는 관리데이터상에
서 실행한다. 예를 들어 목록 9-3과 같이  입력하면 되는 것이다. 목록 9-3분류문자를 입력
한다 SN0001 실험생물학 박원학 외  자연과학 SN0002 햇볕정책 햇빛 보려면  김윤곤 정치 
SN0003 공자의 이름으로... 전여강 역사 SN0004제2의 창세기 이인식 자연과학  SN0005자연
과학의 이해 김동인 자연과학 SN0006 연극의 이해 이홍우 예술  SN0007 매향리 풍경 강요
석 예술 골판지 상자에 수납하는  경우는 단순하게 번호순으로 입력한다.  만일에 자연과학 
분야에 대한 일람을 찾고 싶을 때는 자연과학을  검색하면 목록 9-4와 같이 자연과학 분야
와 관련된 책만이 가지런하게 분류되어 나타난다. 9-4 자연과학만을 검색한 결과 SN0001실
험생물학 박원학 외 자연과학 SN0004  제2의 창세기 이인식 자연과학  SN0005 자연과학의 
이해 김동인 자연과학 여기에서 제2의 창세기 라는 책을 찾고 싶으면 SN0004라는 표기번호
를 불러내면 되는 것이다. 컴퓨터 정리방법에서 잊어서는 안 될 원칙은 다음과 같다. 실물을 
단순하게 관리하고 복잡한 것은 관리 데이터로 흡수한다 이와 같은 이점을 활용하지 못하면 
-컴퓨터를 사용하고 있는데 그렇게 편리하지 않은 것  같다는 생각을 갖게 되고 이러한 컴
퓨터 관리는 실패한 것이라고 말할 수 있다.
  
  82.컴퓨터 관리를 위한 책의 굽분방법은? 관리 데이터 번호를 책에도 기입해야 한다. 그것
은 다음과  같이 실행한다.  번호를 기입하는  장소-책등의 상단  번호의 작성법-A50001는 
A5-1이라고 쓴다 사용도구-유성펜 책등의 가장 위쪽에 숫자를 표기하는 것은  그곳이 가장 
눈에 잘 들어오는 장소이기 때문이다.  이렇게 하면 책을 골판지 상자에  넣지 않고 세워서 
관리하는 경우에도 그 번호가 일목요연하게 보인다. 또한 번호를  찾아낸 후에 찾은 번호와 
책 제목이 맞는지를 확인하는 경우에도 번호와 제목이 모두 책등에 있어 두 번 고생하지 않
아도 된다. 번호를 A50001이라고  쓰게 되면 책의 두께가  얇은 경우에는 번호를 기입하기 
어려울 수도 있다. 그렇다고 A51라고 표시하면 나중에 식별하는 데 어려움을 겪게 된다. 번
호를 쳐다보았을 때 곧바로 눈에 들어오지 않으므로 좋은 방법이라고 말할 수 없다. 그래서 
짧게 요약해서 A5-1라고 표기한다. 또한 정리할 책 중에 자신이 아끼는 책이라든가 특별한 
가치를 지닌 책이 들어 있을 때 -책등에 낙서 하는 것은 절대 금물이라고 생각하는 사람도 
있을 것이다. 책을 컴퓨터로 관리하는 것이므로 과감하게 결단을  내리라고 해도 책을 좋아
하는 사람의 입장에서는 양보하기 어려운 부분이다. 그러한 경우에는  무리하지 말고 -서표
에 번호를 표기해 책갈피에 끼워 넣는다. 서표는 흰 종이를  적당한 길이로 자른 것을 사용
해도 상관없다. 아무튼 번호가 표기되어 있어서 충분히 검색할 수 있다. 책 사이에 끼워넣은 
서표가 빠질 위험성은 전혀 없으므로 그것으로 제 기능을  충실하게 해낸다. 마지막으로 골
판지 상자에다가 반드시 수납되어 있는 책의 번호를 A50001-A50040과 같이 표기해둔다.
  
  83.책의 보관장소를 늘리는 방법1 책의 보관장소를 늘리는 것은 늘어나는 책을 줄이는 것 
만큼이나 중요하다. 너무 외형적인 면을 강조하려는 생각으로 책을 책장에 정리하려고 하면 
조금밖에 수납하지 못한다. 그래서 보관방법의 연구가 필요하다. 이 장에서는 많은 책을  제
대로 보관하기를 원하는 사람들에게 도움이 될 몇 가지 실용적인 보관방법에 대해 설명하겠
다. 책은 두줄로 놓는다 이것은 일반적으로 시행되고 있는 방법이다. 책장은 대개  안쪽까지
의 길이가 약 30cm정도이다. 여기에 책을 두 줄로 진열하는 것이다. A5크기의 책까지는 두
줄로 진열할 수 있다. 약 1.2cm가 앞쪽으로 튀어나와도 바닥으로  떨어지는 경우는 거의 없
다. 문고판의 책은 조금 무리하면 세 줄로도 진열할 수 있다. 뒤쪽의 책을 높게 한다 책장에 
두줄로 책을 진열하는 경우 앞쪽의 책을 옮기지 않으면 뒤쪽의  책이 보이지 않게 된다. 보
관을 목적으로 한 책장이라면 이렇게 배치해도 상관없다. 그러나  검색할 일일 많은 경우라
면 두 줄의 단의 높이를 다르게 하는 것도 좋은 방법이다. 책을 나열하는 뒷 부분에 높이가 
3cm정도되는 받침대를 놓는다. 이것은 얇은  널판지와 각재를 구입해서 적당하게 절단해서 
사용하면 된다. 그러나 못을 박아 고정시킬 필요는 없다. 단지 그대로 놓아 두면 된다. 이것
을 설치한 후에 책을 진열하면  뒤쪽에 놓인 책의 책등이  3cm정도 보이게 된다. 대부분의 
책은 위쪽에서 3cm가 되는 지점을  보면 어떤 책인지를 구분할  수가 있다. 게다가 자신이 
사용하는 책이기 때문에 문자의 일부문만 보여도 어떤 책인지를 대강 알 수가 있다. 선반을 
책의 높이에 맞춘다 책장의 선반은 책의 높이에 정확히 맞추기보다 1cm정도의 공간을 두는 
것이 효율적이다. 그래야 책을 뺐다 넣는 것이 수월하다. 그러나 시판되고 있는 책장의 선반 
간격은 원하는 대로 되어 있지 않다. 요즘은 터보 구멍이  세로로 일정하게 있어 선반의 위
치를 조정할 수 있는 책장이 주류를 이루고 있지만 이것 역시 터보 구멍의 간격이 6cm정도
로 고정돼 있어 아무리 조정해도  책과 선반 사이에는 상당한 공간이  남는다. 게다가 터보 
구멍은 여러 개가 있는 반면 선반은 4.5장밖에 없어 선반을  책의 크기에 맞추다 보면 나중
에는 끼울 선반이 모자라게 된다. 이러한 문제를 해결하기 위해서는 따로 선반을 추가할 수
밖에 없다. 널빤지 를 구입해 종래의 선반과 같은 크기로 절단해 사용한다. 그리고 다시  철
물점에서 터보 구멍용 핀을 구입해 적당한 위치에 설치한다. 이렇게 하면 자신이 제작한 선
반을 이용할 수가 있다.
  
  84책의 보관장소를 늘리는 방법2 양쪽에서 책을 꺼낼 수 있도록 한다 책장 한 단에 두 줄
로 책을 진열하면 안쪽의 책은 꺼내기가 어려워진다. 이때 양쪽에서 이용할 수 있는 책장을 
만들면 매우 편리하다. 이것은 책장을 벽 끝에 붙이는 것이  아니라 벽과 직각인 형태로 배
치할 때에 매우 효과적이다. 그림 9-5와 같이 책장을 벽과  직각으로 배치하면 책장을 양쪽
에서 이용할 수있다. 이 방법은 앵글로 만들어진 책장처럼 뒷판이 없는 책장에 적합하다. 그
러나 보통 뒷판이 붙어 있는 책장에서도 불가능한 일이 아니다. 제거하면 된다. 책장의 뒷판
을 제거하면 앞쪽과 뒤쪽에서 동시에 책을 출납할  수 있다. 책장은 대개 폭이 30cm이므로 
양쪽에서 한 권씩 넣어도 각각  15cm를  사용할 수 있기 때문에 이 정도는  적당한 크기이
다. 여기서 한 가지 주의할 점이 있다. 한쪽에서 넣은 책이 반대쪽의 책을 밀어낼 우려가 있
다는 것이다. 이것을 방지하기 위해서는 선반 중앙에 중간 걸림대를 설치해 두어야 한다. 걸
림대는 약 5-10mm의 각목을 사용하고 접착제를 이용해 고정시킨다. 이렇게 하면 반대쪽에 
있는 책을 밀어내지 못하게 된다. 책장에서 뒷판을 제거하는  경우에는 강도가 약해져 책장
이 기울어질 염려가 있으므로 네 귀퉁이를 보강하는 방법도 필요하다. 두 개의 책장을 서로 
맞대어 놓는다 폭이 좁은 두 개의 책장을  서로 등을 맞대개 배치해도 양쪽을 모두 이용할 
수 있다. 책장을 다시 가공하지 않아도 책장을 양방향에서 사용할 수가 있게 된다. 이  경우 
책장은 별다른 조치없이도 확실하게 고정된다.
  
  85.책의 보관장소를 늘리는 방법3 깊이가 낮은 형태의 책장을 만든다 일반적인 책장의 폭
은 약 30cm인데 비해 책의 가로 길이는 대부분 15cm안팎이다. 이와같은 소형  책만을 대상
으로 한다면 폭이 좁은 책장을 사용하는 것이 효과적이다.  이러한 용도로 시중에 판매되고 
있는 대부분의 책장은 15cm의 폭으로 되어 있다.  가능한 한 얇은 책장을 희망하는 사람이
라면 이 폭도 조금은 부담이 될 수가  있다. 그렇다면 책장을 직접 만들어 보자. 널빤지  의 
크기는 폭이 좁을수록 좋기 때문에 가장 큰 책의 치수에 맞출  필요없이 13cm의 폭으로 정
한다. 15cm길이의 A5크기의 책을 집어 넣었을 때 2cm정도는 앞으로 튀어나와도 쉽게 떨어
지지 않는다. 선반과 선반 사이의 상하 간격도 처음부터  일반 도서까지만 넣어야겠다고 정
하면 높이는 25cm로 충분하다. 이때 완성된 책장은 아무래도  안정감이 부족하므로 L형 쇠
장식을 이용해 벽에 단단히 고정시킨다. 이렇게 하면 책장이 기울어지는 것을 방지할 수 있
다. 이 책장은 집 안의 틈새를  활용하는 기구의 용도로 사용할 수도 있어  한층 더 위력을 
발휘할 수 있다.
  
  요약정리 효과적인 책의 관리법 1책의 관리 1)책을 관리할 때의 고려할 점 -검색성의  문
제보다 공간적인 문제가 먼저 고려되어야 한다. 즉 어디에 배치할  것인가의 문제이다. 2)책 
관리의 특수성 -책을 찾을 때는 굳이 컴퓨터로  검색할 필요없이 책장 앞에서 직접 눈으로 
찾는 것이 더 효과적이다. 3)늘어나는 책 줄이는 방법 1중요하지 않은 책은 버린다.(3종으로 
분류해 관리한다) 2책장을 늘린다. 2책의 종별에 따른  보관장소와 관리방법 정리 책은 3종
으로 분류해 관리한다. 종별에 따른 책의  보관장소와 관리방법은 다음과 같다. 제1종의  책 
가장 편리한 곳에 있는 책장 학습기능에 따른 관리 제 2종의 책 불편한 곳에 있는 책장 자
연관리 제 3종의 책 어느장소라도 좋다 컴퓨터 관리 3컴퓨터 관리를 위한 데이터 작성법 관
리번호:책의 이름과 저자명 책의 종류에 따라 분류기로를 둔다. 번호는 반드시 0001부터 시
작되는 연속번호를 선택한다. 책의 크기에 상관하지 않는다. 4책의 보관장소를 늘리는  방법 
1)책은 두줄로 놓는다. 2)뒷쪽의 책을 높게 한다.(선반을 이용한다) 3)선반을 책의 높이에 맞
춘다. 4)양쪽에서 책을 꺼낼 수 있도록 한다. 5)폭이 좁은  형태의 책장을 서로 맞대어 놓는
다. 6)폭이 좁은 형태의 책장을 직접 만든다.
  
     제 10장 주소 명함 전화번호 관리 
  86.기존 주소관리법의 단점은? 개인적으로 실해하는 정보관리 작업의 대표적인 예로서 주
소관리를 빼놓을 수 없다. 비즈니스 때문이건 친구들을 만나서건  사람들이 처음 만나면 으
레 주고받는 것이 명함이기 때문이다. 이렇게 하나 둘씩 모아진 명함들을 정리하지 못해 애
를 먹은 적도 있을 것이다. 현재 시중에서 이러한 목적에 맞는 명함관리 소프트웨어가 많이 
판매되고 있으며 컴퓨터나 워드프로세스 전용기에 보너스  상품으로 첨부되어 있기도 하다. 
요즈음 인기를 끌고 있는 휴대 전화기에도 주소관리나 스케줄관리 기능은 필수라 해도 과언
이 아니다 굳이 컴퓨터를 사용하지 않는다 해도 보통 노트형이나 수첩으로된 주소록 정도는 
갖고 있다. 매년 연하장을 쓸  때면 이것을 참조하고 연하장을 받으면  다시 그것을 일제히 
갱신한다 이와같이 주소 관리는 가장 기본적이며 중요한 개인정보이다. 그러나 직접 종이에 
기입하는 작업 형태로 관리해 왔던 주소관리 방법에는 다음과 같은 단점이 있다. 추가 삭제 
교환이 어렵다. 검색에 약하다. 주소록은 대개 3년 정도 사용하면 몇 차례나 수정을  거듭해 
새까맣게 변해 버린다. 여기저기 손을 댄 흔적으로 인해  나중에는 너무 낡아 검색하기조차 
곤란해진다. 대부분의 주소록은 가나다순 또는 알파벳순으로 되어 있다. 그래서 만일 A회사
의 B씨라고 가정할 경우 회사명인  A에 주소를 기입해야 하는 지  개인명인 B에 기입해야 
하는지 애매한 상황이 발생하기도 한다. 경우에 따라서는 회사명  개인명 양쪽 모두를 기입
할 때도 있다. 이것은 시간 낭비일 뿐 좋은 방법이라고는 말할 수 없다. 그리고 이미 다 사
용해 버린 주소록을 새로 구입한 수첩으로 바꾸는 경우에도 낡은 주소록 안에 기재되어 있
는 주소를 새로운 주소록에 옮겨 써야 하는 번거로움이 있다. 이러한 결점을 말끔히 보완해 
주는 것이 주소관리의 전자화이며 그 대표적인 예가 컴퓨터  주소관리이다. 물론 컴퓨터 관
리에도 약간의 결점은 있지만 최소한 추가  삭제 교환이 어렵다 검색에 약하다라는  기존의 
주소록이 가진 문제점들은 충분히 보완할 수 있는 방법이다.
  
  87.기존 명함관리 프로그램의 단점은?  컴퓨터에 의한 주소관리로서 가장  대표적인 것은 
명함관리 소프트웨어이다. 일바적인 명함관리 소프트웨어를 실행하면 한 화면 내에 모든 데
이터가 관리되도록 구성되어 있다. 여기에는 별로 필요하지 않은 세세한 항목들이 요란스럽
게 화면을 메운다. 명함관리 소프트웨어 중에는 항목이 빌딩명 우편번호 내선번호 직통전화 
등 실제로 매우 자세하게 세분화된 것도 있다. 나는  이와같은 소프트웨어 명함을 관리하려
고 생각해 본 적은 한 번도 없었다.  그 이유를 한마디로 말하면 -너무 요란하기 때문이다. 
고작 명함을 관리하는 데 일부러 전용 소프트웨어를 작동해 한 화면에 하나씩 우아하게 나
타내는 방법으로는 작업이 쉽고 빠르게 진행될 리가 없다. 입력 항목이 너무 세분화되어 있
으면 오히려 작업에 방해가 된다. 검색할 때 여러 절차를 거쳐야 하기 때문이다. 입력  데이
터는 소프트웨어 전용의 데이터 구조를 갖추고 있어 다른 소프트웨어로는 사용할 수가 없고 
가공해서 다시 이용하는 것도 불편하기 짝이 없다. 한번 입력한 주소 데이터를 응용하기 위
해 재차 입력하는 것도 부담스럽기는 마찬가지이다.  최근에는 통신이나 인터네에 대응하기 
위한 수단으로서 윈도우나 워드 등의 문서작성 프로그램에도 주소관리 기능이 포함되어  있
다. 하지만 이러한 프로그램들도 -검색성이나 가공성을 다소 뒤떨어진다. 나는 중요한 주소 
데이터가 특정한 응용 프로그램에 얽매여 전적으로 그것만을 사용해야 한다는 폐쇄성은  옳
지 않다고 본다. 그래서 텍스트 데이터로서  확보해 두고 싶은 생각이 강하다. 이렇게  하는 
편이 데이터의 재이용이라는 측면에서도 대단히 유리해지기 때문이다.
  
  88.WakFind를 이용한 주소관리 흔히 주소를 알고 싶을 때는 주소가  어떻게 됩니까?라고 
묻고 이에대해 121-210 마포구 서교동 516-xx라고 간단히 대답하면  그것으로 충분하다 너
무 요란스러울 정도로 자세하게 표시되는 것은 흥미를 유발시킬 수 있을 지는 모르지만 필
요조건은 아니다 물론 명함관리 소프트웨어에 들어 있는 다양한 기능들이 편리하다면  그것
을 도입해서 사용해도 상관없다. 엽서에 주소를 인쇄해 주는 기능도 아주 편리할 것이다. 이
것은 취미의 영역에 속하기 때문에 그것이 마음에 든다면  소신있게 사용하면 된다. 하지만 
이 책의 기본 목적은 그것과는 다르다. 단순하게 그저 겨우 주소정도 라고 생각하며 취급하
고 싶을 뿐이다. 겨우 주소정도라고 생각하게 되면 이제까지 설명해  왔던 WakFind검색 소
프트웨어로도 충분히 실행할 수 있기 때문이다. WakFind를 이용한 주소관리의  가장 큰 특
징은 베타입력 방식이어서 데이터가 단순한 텍스트 상태이기 때문에 사용자의 용도에  따라 
어떤 식으로도 활용할 수 있다는 점이다.
  
  89.컴퓨터 주소록의 특징은? 주소록을 실용적으로 취급하고자 하면 그 주소관리는 텍스트 
파일에 의한 1행1건 관리 가 최선이다. 너무 지나친 기대를  하지 말고 실용적인 면에 중점
을 두고 사용한다면 주소관리는 이것으로 충분하다. 나는WakFind를 이용한  관리방법이 가
장 효율적이라고 확신한다. 문서작성기로 자료를 입력하고  검색하며 때로는 데이터의 위치
를 바꾸어 나열할 수도 있기 때문이다. 이 방법의 특징을 요약하면 다음과 같다. 컴퓨터  주
소록의 특징 1행 1건의 베타입력 방식이므로 입력이 간단하다. 가필 정정 삭제가  간단하다. 
검색도 간단하게 할 수 있다. 연하장이나 연말선물을 보낼 대상자의 목록을 쉽게 생각알 수 
있다. 필요한 경우 기타 분류정보를 부가할 수 있다. 생략 입력이 가능하다.
  
  90.주소관리 데이터 작성법1 WakFind주소관리용 데이터 파일은  주소txt라고 하자 이 파
일에 주소txt에 저장하는 데이터의 구성은 형식  5와 같이 작성하면 된다. 데이터는 1행1건
의 원칙하에 우편번호나 주소 또는  전화번호를 베타방식으로 입력해 나간다.  맨 앞줄에는 
상대방 이름의 첫문자를 사용한다. 일반적으로 컴퓨터 관리를 할  때는 이름을 모두 입력한
다. 예를 들어 은행 전표에 이름을 기입하는 경우를 생각해 보면 된다. 이것은 상대방의  이
름을 확실하게 하고 가나다순에 의한 검색과 갈아끼우기가 가능하도록 만드는 것에 그 목적
이있다. 그러나 우리가 관리하는 주소록은 전혀 모르는 사람을 대상으로 하는 것이  아니다. 
적어도 상대방의 이름 정도는 알고 있다. 또한 우리가  1만명에 이르는 많은 사람들을 관리
할 리도 없고 검색을 가나다순으로 실행해야 하는 것도 아니다 그럼 왜 한 문자만을 입력하
는가 하면 -색인으로 사용하기 위해서이다. -갈아끼우기를 실행하기 위해서이다. 대체로 시
중에 판매되고 있는 주소록에는 ㄱ ㄴ ㄷ ... 이라는  색인이 붙어 있는데 바로 그것에 해당
하는 것이라고 생각하면 좋을 것이다. 기호는 연하장이나 연말선물을  보낼 필요가 있는 사
람들을 식별하기 위한 것인데 나중에 92.컴퓨터 주소록  어떻게 활용하나?에서 다시 설명하
기로 하겠다.
  
  91. 주소관리 데이터 작성법2 데이터를 입력하는 데는 상당한 노력이 요구된다. 또한 입력
한 데이터가 지루할 정도로 많아도 문제이다. 이 데이터를 인쇄해서 노트에 붙여 놓는다 하
더라도 데이터 양이 너무 많으면  장소만 차지하게 된다. 따라서 입력할  때는 다음과 같은 
원칙을 지킬 필요가 있다. 가능한 한 간단하게 입력할 것 입력 문자열을 가능한 한 짧게 할 
것 생략해서 입력해야 할 것들 중에서 가장 대표적인  예가 바로 전화번호이다. 일반적으로 
한 사람이 갖고 있는 전화번호는 회사의 전화와 자택의 전화 회사의 팩스와 자택의 팩스 휴
대전화 등으로 구분된다. 그것들에 하나하나 주석으 붙여 놓으면 상당히 길어지고 컴퓨터에 
입력할 경우에는 상당한 공간이 필요하게 된다. 예를들면 회사  02(567)4300/내선311 회사팩
스 02(567)4300 자택 02(3144)8500 자택팩스 02(3144)8500 휴대전화 017-238-9300 라는 식으
로 길어지는 것이다. 그래서 다음 표와  같이 규칙을 정했다. 전화번호 입력에 필요한  규칙 
회사전화는 -을 사용한다 휴대전화도 그대로 -을 사용한다 내선은<>을 사용한다 자택전화
는()을 사용한다 팩스는 전화의 맨앞에  F를 붙인다 시외국번은 식별이 가능하면  생략한다 
역에서 팩스와 내선번호는 무리없이 식별할 수 있다. 또한  휴대전화는 그 전화번호에 특수
성이 있으므로 017 이나 019와 같은 앞의 세 숫자로  판단이 가능하다. 그런데 자택과 회사
에 ()와 -을 사용하는 것은 익숫해지기 전까지는  매우 혼라스러울 수 있다. 이때 연상작용
을 통해 간단하게 식별할 수 있다. ()은 뭔가 둘러싸여  있는 느낌을 준다. 이것은 울타리가 
되어 주는 집을 생각하자 따라서 (1234)는 집에 둘러싸여 있는 1234국 즉 자택전화이다. 이
상의 생략하는 규칙에 따라 홍길동 씨의 주소 데이터를 표기해  보면 다음과 같다. 홍 홍길
도 121-210 마포구 서교동 516-00 567-4300<311> (3144)8500 F567-4300  017-238-9300
  
  92.컴퓨터 주소록은 어떻게 활용하나? 컴퓨터로 주소록을 관리하는 기본적인 목적은 필요
할 때 목적에 따라 쉽고 편리하게 활용하기 위해서이다. 여기서도 마찬가지이다. 이  컴퓨터 
주소록에 특수한 기호를 부여함으로써 필요에 따라 각종의 목록을  쉽게 찾아볼 수가 있다. 
그중에서도 가장 이용가치가 높은 것은 -연하장을 보낼  필요가 있는 사람의 일람표 -연말
선물을 보낼 필요가 있는 사람의 일람표 일 것이다. 이  목록이 완성되어 있으면 연말이 다
가 왔을 때 전혀 당황할 필요없이 그 대상을 쉽게 파악할 수가 있다. 방법은 간단하다. 먼저 
이 목록을 얻기 위해서는 미리 이름 앞의 기호입력 부분에 목적에 따라 식별문자를 입력해 
놓아야 한다. 여기에 어떤 문자를 사용해도 상관없지만 보통 알파벳 한 문자로 표기한다. 이
때 일반적인 데이터와 중복되지 않도록 소문자로 입력하는 쪽이 무난하다. 왜냐하면 주소에
는 초록빌딩5F이나 팩스번호를 의미하는 F(1234)5678이라는  영문 대문자가 입력되어 있기 
때문이다. 예를 들어 다음가 같이  알파벳으로 표기한다. n:연하장기호 o:연말선물기호 알파
벳은 26가지 문자이므로 아직도 여러  개의 목록을 만들 수가 있다.  그런가 하면 영문자에 
얽매이지 말고 키보드상에 있는 기호 문자를 사용할 수도 있다. 예를 들면 *:설날의 일출을 
연상시키기 때문에 연하장 기호로 사용한다 라고 할 수도 있다. 사용자가 적당한 기호를 선
택해서 사용하면 되는 것이다. 만일 연하장이나 연말선물을 보낼  필요가 없는 상대방의 경
우에는 식별문자가 필요없다. 이외에도 자신의 필요에 따라 항목을 정해 얼마든지 식별문자
를 사용할 수 있다.
  
  93.컴퓨터 주소록의 검색방법은? 실제로 누군가의 주소를 조사할  때는 검색 단추로 실행
한다. 예를 들어 이하늘씨의 주소를 알고 싶으면 이하늘을 검색하면 된다. 다른 데이터가 함
께 표시되어도 괜찮다면 하 또는  늘 만을 검색해도 상관없다. 이  책에 CD로 첨부된 검색 
소프트웨어인 WakFind의 경우는 검색이나 인쇄 모두 전용 메뉴와 단추로  실행할 수 있다.
그 다음에는 주소 일람 전화번호 일람을 프린터로 출력 한 후에 투명한 케이스에 넣어 전화
기 옆에 놓아두면 편리하다. 일일이 컴퓨터를 작동하지 않고도 참조할 수 있기 때문이다. 이
것은 컴퓨터를 작동하지 않고도 참조할 수 있기 때문이다.  이것은 컴퓨터 주소록을 실용적
으로 활용하는 방법의 하나로 컴퓨터가 작동하지  않을 때를 미리 감안해 두는  것일뿐더러 
프린트만 하면 되므로 작업도 간단하다. 또 컴퓨터로 출력한  전화번호 일람은 시스템 다이
어리에 끼워 사용할 수 있다. 물론 수첩이나 노트에 붙여 놓아도 관계없다. 이때 중요한  것
은 출력 데이터는 어디까지나 참고를 위한 것이며 컴퓨터상의 데이터를 진짜 원본으로 관리
해야 한다 는 점이다. 일시적으로 출력 데이터에 새로운 데이터를 입력한 경우 적절한 시간
에 반드시 컴퓨터상의 데이터에 입력해 놓아야 한다.
  
  요약정리 효과적인 주소 관리법 1기존 주소  관리법의 문제점 1)기존 주소 관리법:전화버
호 수첩 노트형 주소록 시스템 다이어리 명함관리 소프트웨어... 2)기존주소관리법의 한계 1
추가 삭제 교환이 어렵다. 2검색성이 떨어진다. 2WakFind를 이용한 주소관리 -지나친 비용
이나 노력을 들이지 않고 겨우 주소정도 라는 생각으로 쉽고 간편하게 관리하는 것을 목적
으로 한다. WakFind는 베타입력 방식으로 데이터가 단순한 텍스트이므로 용도에 따라 자유
롭게 활용할 수 있다. 3컴퓨터 주소록의 특징 1)1행1건의 베타입력 방식이므로 입력이 간단
하다. 2)가필 정정 삭제가 간단하다. 3)검색도 간단하게 할 수  있다. 4)연하장이나 연말선물
을 보낼 대상자의 목록을 쉽게 검색할 수 있다.  5)필요한 경우 기타 분류정도를 부가할 수 
있다. 6)자신이 구별할 수 있는 기호를 써서 생략 입력이 가능하다.  4컴퓨터 주소록 데이터 
작성방법 1)주소txt파일로 관리한다. 2)데이터작성방법 번호:이름첫문자 이름 우편번호 주소 
전화번호 3)전화번호는 생략 입력한다. 예)회사 전화번호:-로표시 회사 내선번호:<>로 표시
집전화번호:()로 표시 핸드폰번호:-로 표시  팩스번호:앞에F로 표시 시외국번:식별가능한 건 
생략 4)특사한 기로를 부여해 이용가치를 높인다. 예 *:연하장기로 5컴퓨터 주소록 검색방법 
1)WakFind소프트웨어에   검색문자를 입력하고 검색 단추로 실행한다.  2)입력하는 검색문
자는 불완전해도 상관없다. 예)이하늘 검색시 하 또는 늘  만으로도 검색할 수 있다. 3)주소 
일람 전화번호 일람은 프린터로 출력한 후 투명한 케이스에 넣어 전화기 옆에 놓아두면 컴
퓨터를 작동하지 않고도 이용이 편리하다.
  
    제11장 기타 다양한 물건들의 관리 
  94조립식 탁자의 다리 등 큰  물건의 관리는? 지금까지 설명했던 관리방법들을  응용하면 
주변의 여러 가지 물건들을 쉽게 정리할 수 있다. 그  원리는 파일관리의 형식으로 모두 같
고 형식은 번호와 자료내용이 기본이 된다. 이 외에도 관리해야 할 것은 많다. 특히  보관장
소가 정해져 있거나 규모가 큰 물건을 비롯해 못 열쇠 등의 작은 물건 각종 통지서 및 고지
서 은행활도 관련 서류 등등 소소하게 정리하고 관리해야 할  것들이 많이 있다. 물건을 정
리하는 가장 큼 목적은 필요할 때 바로바로 찾기 위해서이다. 물건을 어디다 두었는지 보관
장소를 쉽게 파악하기 위해 지키야 하는 공통규칙 하나는 같은 종류의 물건은 같은 장소에 
정리한다 라는 것이다. 그러나 같은 종류의 물건 중에도 우산처럼  유독 길이가 길어 한 곳
에 정리하기가 어려운 경우도 발생한다.  또 장기판세트라든가 아이의 커다란  장난감 등도 
마찬가지이다. 그렇다면 편의상 총칭해서 큰 물건이라고 부르는 이러한 것들은 어떻게 관리
해야 할까? 한마디로 요약하면 다음과 같다. -큰 물건은 결코 보기좋게 정리정돈할 수가 없
다. -크지는 않아도 보관장소가 결정되어 있는 물건은 어느 한  곳에 집중적으로 정리할 수
도 없다. 어떤 물건을 보관장소가 고정되어 있다.  예를 들어 -조립식 탁자의 네 개의 다리
를 한데 묶어서 어딘가에 놓아 두었는데 그걸 어디에 보관한 걸까? 라는 경우가 발생할 수
가 있다. 이 때 조립식 탁자의 다리 네 개를 따로 떼어  골판지 상자에 넣어 보관한다는 것
은 아무래도 어울리지 않고 효율적이지도 않다. 요컨대 이렇듯 큰  물건은 어느 한 곳에 정
리하는 것이 불가능하므로 이제까지 설명해  왔던 관리번호 방식으로 잘  해결되지 않는다. 
이러한 것들을 관리하는 요령은 어디에 있는가를 파악해 놓는다  이다. 이때 물건의 보관장
소를 꼭 집 안으로 국한 시킬 필요는 없다. 누군가에게  물건을 빌려주는 경우도 함께 관리
할 수 있기 때문이다. 어떠한 경우건 실제로 가족 중에그  위치를 알고 있는 사람이 있으면 
된다. 예를들면 -예전에 할아버지가 사용했던 중국산 벼루를 어디에 보관했죠? 라고 물었을 
때 -헛간의 오른쪽 찻장안에 있을 게다 라고 가르쳐 줄  수 있으면 된다. 이와같은 질문/대
답 형식이 컴퓨터에서 실행될 수 있다면 모든 문제는 해결되는 것이다.
  
  95큰 물건의 관리방법 큰 물건은 보관장소의 정보를 컴퓨터로 관리하는데 이 데이터도 정
리txt에 입력한다. 이때 데이터 형식은 다음과 같이 작성한다. 연속번호:물건을 보관한 장소
와 그 이름 연속번호는 영문 대문자(예를 들면X)로 시작되는 네  자리 번호로 한다. 원칙적
으로 연속번호는 필요없다. 단순한 파일상의 정리번호로서  봉투번호처럼 장소를 특별히 지
정하는 것은 아니다. 나중에 정리txt전체를 분류했을 때 다른 것들과 똑같이 배열되도록 관
리하면 된다. 관리 데이터의 예는 목록 11-1과 같다  목록 11-1 관리데이터의 예 A0001 거
래처에서 온 팩스 A0002 남성복 신상품 카달로그 A0003 자동차 운전법 스크랩 X0001 벼루 
헛간 오른쪽 찻장 안 X0002조립식 탁자의 다리 복도의 선반 최상단 X0003장기판세트 98년 
10월 20일 김씨에게 빌려줌
  
  96못 열쇠 등 작은 물건의 관리는? 큰 물건과 정반대로 -차마 버릴 수 없는 작은 물건은 
어떻게 관리할까? 예를 들면 이미 사용할 수 없게 된 인감이나 쓰고 남은 책장용 못 전화용 
연장 케이블 자동차 보조열쇠 컴퓨터에 부속되어 있던 작은 마이크 등과 같은 것들이다. 현
실적으로 이것들은 -작은 물건이라 봉투포장 관리를 하기도 난감한  물건이다. 이러한 작은 
물건의 관리는 봉투포장 관리법을 응용해 볼 수 있다. 이 물건들을 포장하기 위해서는 제일 
먼저 슈퍼마켓의 부엌용풐매장에서 작은 비닐백을 구입해야  한다. 일반 슈퍼에서 판매하는 
가정용 비닐백이면 적당하다. 준비가 되었으면 이 비닐백 안에  관리하고 싶은 물건을 넣고 
접은 다음 스태플러나 투명 테이프를 이용해 완전히 포장한다. 그 다음 매직펜으로 L24라는 
번호를 쓴 뒤 골판지 상자에 넣어 보관하면 된다. 이때도 정리txt파일을 공통적으로 사용한
다. 데이터 형식은 다음과 같다. L0024쓰고 남은 책장용 못  L0025 전화용 연장케이블 여기
에서 L은 비닐백을 의미한다.(다른 영문자의 사용도  가능)번호는 1부터 시작되는 연속번호
이다. 비닐백으로 관리하면 내용물을 눈으로 직접 확인할 수 있기 때문에 매우 편리하다. 독
특한 형태의 물건이라도 비닐백을 이용하면 충분히 관리할 수가 있다. 그 중에는 크기가 애
매해 봉투포장 관리와 비닐백 관리중 어떤 관리법을 택해야 할지 갈등해야 하는 경우도 발
생한다. 이런 때는 기본적으로 자신이  좋아하는 방법을 선택해도 상관없지만  좀더 편하게 
작업하고 싶다면 비닐백 관리를 선택하는 것이 좋을 것이다.
  
  97각종 통지서 고지서의 관리는? 나는 편지도 역시 컴퓨터로 관리하고 있다. 그렇다고 친
구들에게서 온 편지들을 관리한다는 말이  아니다. 물론 그 편지들을  관리해도 상관없지만 
내가 주로 관심을 기울이는 것은 다름 아닌 관공서에서  날아오는 우편물로 된 서류들이다. 
예를 들면 자동차를 정기검사소에 보낼 때에 금년 자동차세 납입통지서를 가지고 오시오 라
는 통지문을 받게 된다. 이러한 경우에 나는 컴퓨터를 이용해  확실한 위치를 파악할 수 있
다. 방법은 아주 간단하다. 보관하고자 하는 문서(엽서 또는  봉투)의 오른쪽 상단에 날짜와 
파생번호로 구성된 번호를 기입한다. 예를 들면   990914-01라는 식이다. 이것을 적당한 상
자에 넣어 보관한다. 그리고 컴퓨터상에 편지서류txt라는  파일을 만든후 아래와 같은 데이
터 형식을 만든다. 관공서와 관련된 서류의 명칭은 난해한  표현들이 많으므로 그대로 입력
하는 것이 가장 간편하다.  990514-01경자동차세 납입통지서 990707-01 1999년도  의료보험 
부가 결정통지서 990707-02 주민세에 관련된 이자 할인액의 공제부족액 환부(충당)통지서
  
  98은행활동 관련 서류의 관리는? 나는 은행이나 우체국의 거래명세서들도 컴퓨터로  관리
하고 있다. 관리파일명은 은행활동txt로 되어 있으며 이것  역시 매우 효과적이다. 은행활동 
관리라고 해서 금액에 관한 것뿐만 아니라 -0월  0일 에 00은행에서 이러한 수속을 했다라
는 것을 가리키는 서류(전표)전부를 관리하고 있다. 이렇게 해 놓으면 은행이나 우체국에 관
한 자료 즉 금전적인 행동 이력을 전부 기록할 수 있기 때문이다.  예를 들면 -작년의 원천
징수액을 얼마였는가? 라는 질문을 받았을 때 원천징수로 검색하면 그 내용을 곧바로 확인
할 수가 있다. 이러한 종류의 금액과 관련된 출납은  대개 은행이나 우체국의 관련자료로서 
파악할 수가 있는 것이다. 또한 -주차요금으로 매원 1만  원을 자동입금하고 있다라고 하자 
어느 날 불입금액이 매원 1만 2천원으로 변경되었을 경우에도 그 전까지 거래해 왔던 서류
를 검색하면 상대의 계좌번호등이 모두 기재되어 있으므로 갱신에 따른 절차도 원할하게 처
리할 수 있다. 이러한 관리를 하기 위해 적당한 도구는 바인더파일이다. 일반적으로  은행활
동과 관련된 서류는 B5보다 작은 것들이 많으므로 바인더 파일은 B5 크기의 것을 이용하면 
좋다. 파일관리는 기본적으로 다음과 같이 한다. 우선  은행에서 돌아오면 B5용지를 준비한 
다음 오른쪽 상단에 날짜와 파생번호를 기입한다. 예를 들면 990108-01라는 식이다. 그리고 
나서 은행창구에서 받았던 전표는 방급전에 번호를 기입했던 B5용지에 붙인다. 전표의 크기
가 큰 경우에는 알맞게 접어서 펀치로 구멍을 뚫은 다음 번호를 기입했던 용지와 함께 보관
한다. 은행활동txt파일에는 다음과 같은  데이터를 입력한다. 입력할 문장은  주로 전표명이 
되겠지만 자신의 행동과 관련된 문장을 보조적으로 첨부해도 상관없다. 은행활동 관리는 이
것으로 완벽하다. 990108-01 원천징수세 98년 7월-12월분 1075980원 990409-01 00에게 98년
도 개인확정신고비용 입금 73500원 990525-01 99년  사업세 영수증 990525-02 99년 주민세 
영수증
  
  99컴퓨터 정리법이 주는 선물 이 장에서 설명했던 크고 작은 물건 각종 통지서 은행활도 
관리방법 등은 별로 내세울 것도 없는 매우 단순한 방법이다. 그래도 컴퓨터에 입력된 순간
부터 이런 물건이 행방불명되는 일은 완전히 사라지게 된다. 그리고 언젠가 야아 대단한 방
법인데 라고 스스로 감탄하게 될지도 모른다.  봉투파일 관리법에서부터 큰물건의 관리법까
지를 모두 실현하게 되면 여러분의 집이나 사무실은 거의  완벽하게 컴퓨터로 정리된다. 마
치 컴퓨터에서 빨간 줄이 튀어나와 집안을 둘러싸고 있는 듯한  기분이 들 것이다. 이와 같
이 검색의 실을 여기저기로 펼쳐놓게 되면 이제 물건의 보관장소를 모두 잊어버려도 상관없
다. 그것이 컴퓨터정리라는 장치를 완성한 여러분에게 주는 선물이다. 이 검색 소프트웨어를 
사용할 때마다 여러분은 -컴퓨터로 정리해 놓아서 다행이다 라며 편안함을 느끼게 될 것이
다. 이제 여러분은 컴퓨터 앞에 앉았을 때 특별히 필요하지 않더라도 여러 보관장소를 장난
삼아 검색해 볼 수도 있을 것이다. 아마 반드시 그런 날이 올 것이다.
  
  100컴퓨터 정리법의 완성. 여태까지 컴퓨터를 이용한 여러  가지 정리방법에 대해서 설명
했다. 이 컴퓨터 정리법을 실천할 수 있다면 충분한 효과를 얻을 것이 라고 확신하는  바이
다. 그러나 독자들 중에는 자기만의 특별한 환격에 맞는 정리방법을 시도해 보고자 하는 사
람도 있을 것이다. 그들은 아마도 자신이 몸 담고 있는 분야으 전문 기술용어나 아이디어의 
메모 관리 같은 것을 생각하고 있을지 모른다. 그러나 이  책에서는 그와 같은 개별적인 사
정까지를 고려할 수 없었다. 단지 -컴퓨터로 자료를 정리한다 라는  방법의 원리에 대해 성
실하게 설명했다. 이 책에서 설명한 방법들을 잘 응용하면 독자들이  여러  가지 정리를 할 
때 고민됐던 문제점들을 해결할 수 있을 것이다. 이제까지 설명해 왔던 것을 요약하면 다음
과 같다.
  
  1.정리대상물의 크기를 규격화한다. 통계적으로  합리적인 규격을 찾아 내어  많은 물건을 
관리할 수 있는 크기를 정한 다음 그 크기에 맞춰 정리를 하면 매우 간편하다. 여기에서 말
하는 적당한 크기란 각자의 육감에 따라 결정할 수 있는 것이다. 서류를 예를 들면 A4크기
라는 식이다.
  2.공간을 줄이는 방법을 연구한다. 부피가 있는  물건은 가로 세로 높이가 각각  다르므로 
그 상태 그대로 보관할 수가 없다. 그렇다고 한쪽 방향을  억지로 구부리는 것 역시 불가능
한 일이다. 이와 같은 물건은 보기 좋게 보관하겠다고 생각해서는 안된다. 호화로운 찬장 위
에 멋진 와인잔이 10cm간격으로 가지런히 진열되기를  바래서는 안 된다. 어떤 의미에서는 
억지로 물건을 쑤셔 넣어 보관하는 대담한  관리방법 또한 때로는 필요하다는 것을  염두에 
두고 있어야 한다.
  3.검색하기 위한 관리 데이터를 작성한다. 기본적인 원리가 되겠지만 물건은 아무리  복잡
하게 보관하더라도 상관없다. 그 대신에 컴퓨터상에서는 데이터가 질서정연하게 관리되어야 
한다.
  4.시간을 중시한다. 컴퓨터에 질서 정연하게 관리된 데이터를 검색함으로써 물건이 보관되
어 있는 절대장소를 파악할 수  있다. 이것이 가능하다면 그 장소가  아무리 먼곳에 있다고 
해도 찾을 때는 그다지 오랜 시간이 걸리지는 않는다.
  5.관리 데이터는 단순한 텍스트 파일로 작성한다. 컴퓨터상의 관리 데이터는 단순한  텍스
트 파일(아스티 파일)로 작업한다. 텍스트 파일로 작업해 두면 취급이 간단하고 나중에 어떤 
식으로라도 데이터를 가공할 수 있다. 참고로 첨부된 소프트웨어 WakFind의 경우 작성되는 
파일은 텍스트파일이므로 메모장 등에서 그대로 볼 수 있다.
  6.관리 데이터 형식은 관리번호+자료내용을 기본으로 한다. 컴퓨터에 의한 관리방법은 기
본적으로 -00는 어디에 있는가? 라고 물었을 때 -그것은 XX번ㅇ에 있다 라고 대답하는 식
이 가장 효율적인 방법이다. 이때 관리번호는 가능한 한 내용물의 성격에 맞는 것을 선택한
다. 예를 들어 봉투관리의 경우라면 같은 번호가 중복되지  않기 때문에 연속번호가 편리하
다. 한편 신문기사 스크랩의 경우는 기입해야 할 날짜정보를  관리번호로 이용하는 것이 가
장 적당한 방법이다. 이 관리번호와 파생번호를 병행해서 사용하면  나중에 스크랩을 한 장
더 추가한다고 해도 탄력적으로 대처해 나갈 수 있다. 또한 자료내용의 편리한 검색을 위한 
키워드는 필요할 때만 부가적으로 입력하면 편리하게 된다.
  7.단순한 데이터 구조와 검색방법을 이용한다. 데이터 구조와 검색방법은 단순한 것이  좋
다. 입력 데이터는 텍스트 형식이 가장 적당하다. 텍스트 형식으로 입력해 놓으면 어떤 문서
작성기에서라도 수정이 가능하기 때문이다. 또한 검색을 할 때도  관리 데이터에 특별한 장
치를 하면 더욱 쉽게 검색할 수  있지 않을까? 라는 생각을 가질  필요도 없다. 일반적으로 
우리가 생활하는 환경에서는 단순하며 한 번에 실행이 가능한 검색만으로도 충분하다.
  8.비용이 들지 않는 방법을 찾는다. 이미 여러 차례 설명했듯이 비용이 많이 드는  관리는 
좋은 방법이 아니다. 마이크로 필름을 사용하는 등의 비현실적인  방법을 사용해서는 안 된
다. 정리도구는 주변에서 구하기 쉽고 사용하기도 쉬우며 저렴한 것이어야 한다.
  9.도구는 안정적으로 공급되는 것을 사용한다. 한번 결정한 관리 방법은 평생 동안 활용하
게 된다. 그러므로 지금 당장은 괜찮지만 3년 후에는  생산이 중단될지도 모르는 도구를 사
용해서는 안 된다. 가능한 한 장기적이고 안정적으로 공급되는  물건을 사용하는 것이 정리
에 있어 필수적이다.
  10.단순한 관리 규칙을 정한다. 관리방법 또한 누구나 쉽게 이해할 수 있는 것으로 결정해
야 한다. 만일 다른 사람에게 설명할 때 간결하게 전달할 수 없는 것이라면 곤란하다.  자신
이 바쁠 때는 아내(남편)나 자녀에게 맡길 수 있을 만큼 단순한 규칙을 갖고 진행하는 것이 
절대적으로 필요하다.
  11.너무 완벽할 필요는 없다. 정말로 잘  되어 있는지 제멋대로 나뒹굴고 있는 서류가  한 
장도 없는지 책장이 일직선으로 죽 배열되어 있는지 혹은 책장 위에 놓여있는 화병에 장미
꽃 한 송이가 제대로 꽂혀있는지... 라는 식으로 결벽증에  가까운 정리를 하려고 해서는 안 
된다. 또한 검색할 때도 너무 완벽을 추구하다 보면 오히려 실행하는 데에 어려움이 뒤따른
다. 일정한 수준 이상의 관리를 하려고 하면 반드시 부담이 생기기 마련이다.
  12.거창한 정신혁명을 요구하지 않는 것이 좋다. 대부분의 정리정돈에 관한 서적들을 살펴
보면 다음과 같이 씌어있는 것을 종종 발견할 수 있다.  -서류를 정리하기 위해서는 정신혁
명이 필요하다. 이것이 불가능하면 당신은 일류 비즈니스맨으로서 실격이다. 이러한  책들은 
내용에 있어 거의 구체성이 없으며 그저 편리하게 보면 당연히 다음과 같은 의문을 갖게 된
다. 이 책의 저자는 자신의 서재를 이처럼 정리하고 있을까?  서재가 잡다한 물건들로 뒤덮
혀 있는 것은 다름아닌 인간의 게으름 때문이다. 인간의 성악설을 생각해 보면 그렇게 손쉽
게 정신혁명을 주장한다고 해도 평범한  사람들로서는 실천하기 힘든 부분이  많은 법이다. 
요컨대 인간은 게으른 동물이라는 사실을 전제로 한 실용적인 관리방법이 아니면  오랫동아 
지속할 수 없다.
  13.당장 시작할 수 있고 언제라도 변경할 수 있어야 한다. 정리를 할 때 처음부터  완벽하
게 하는 사람은 없다. 사람마다 갖고 있는 자료의 종류도  다르고 각기 사정이 다르기 때문
에 어떻게 정리해야 할지에 대한 시행착오를 반복하게 된다.  그때마다 다시 정리할 부담감
이 생긴다면 견디기가 힘들어진다. 예를 들어 정리를 위해 모든 서류에 일정한 표시를 해놓
았다고 하자. 그러나 그 방법이 형편없다는 생각이 들어 새로운 관리방법을 도입하려고 할 
경우 이전에 했던 표시물들을 전부 떼어낸 후에 다시 붙여야 하는 번거로움이 생긴다. 이와 
같은 방법은 바람직하지 못하다. 관리방법은 시작할 때에도 비용이 들지 않고 변경할 때도 
비용이 들지 않아야 한다. 그러한 방법만이 오랫동안 작업을 지속시킬 수 있다.
  이러한 요점들을 고려한 정리방법을 실행에 옮긴다면 분명 성공할 것이다. 우리의 정리방
법은 정리 비용과 그에 따른 효과와의 균형을 고려해야한다. 방안에 있는 물건 80%정도를 
정리하면 상당히 깨끗한 상태 라는 것을 실감할 수가 있다. 이런 정리를 하는데 비용은 거
의 들지 않는다. 그러나 나머지 20%까지를 완전히 정리하려고 하면 갑자기 많은 비용이 들
게 된다. 나머지 20%는 무시해도 관계없다. 다소 흐트러진 상태를 유지하려는 마음 자세가 
곧 가장 합리적인 정리방법이라는 사실을 이해해 주었으면 한다.
  끝으로 각자의 형편에 맞는 정리방법을 선택해 일의 능률을 올릴 수 있는 작업 환경을 만
들 수 있기를 바란다.